Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

Die Aufzeichnungen über die Differenzbesteuerung sind getrennt von den übrigen Aufzeichnungen zu führen. Es reicht aus, wenn sich die aufzeichnungspflichtigen Angaben aus der Buchführung ergeben, indem z. B. entsprechende Konten eingerichtet werden. Die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sehen nicht für alle Sachverhalte besondere Konten für die Differenzbesteuerung vor. D. h., ...mehr

Der Wiederverkäufer, der Gegenstände der Differenzbesteuerung unterwirft, muss diese Angaben für jeden Gegenstand getrennt aufzeichnen den Verkaufspreis bzw. den Betrag, der bei einer innergemeinschaftliche Lieferung anzusetzen ist, den Einkaufspreis und die Bemessungsgrundlage. Es kann der Gesamtkaufpreis mehrerer Gegenstände in einer Summe aufgezeichnet werden, wenn der Gesamtk...mehr

Auf Warengutscheine, die der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder von Dritten erhält, ist die Freigrenze von 50 EUR monatlich unter bestimmten Voraussetzungen anwendbar. Die Gutscheine dürfen nur zum Erwerb von Waren und Dienstleistungen berechtigen. Gutscheinkarten gelten nur dann als Sachbezug, wenn sie die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsge...mehr

Die Aufzeichnungen über die Differenzbesteuerung sind getrennt von den übrigen Aufzeichnungen zu führen. Es reicht aus, wenn sich die aufzeichnungspflichtigen Angaben aus der Buchführung ergeben, indem z. B. entsprechende Konten eingerichtet werden. Die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sehen nicht für alle Sachverhalte besondere Konten für die Differenzbesteuerung vor. D. h., ...mehr

Ab spätestens 1.1.2030 sind darüber hinaus neue Regelungen in der EU zu beachten. Im Rahmen des Maßnahmenpakets "VAT in the Digital Age" ("ViDA") sieht die EU eine Leistungskettenfiktion für digitale Plattformen vor, die kurzfristige Vermietungen von Unterkünften oder Personenbeförderung anbieten. Die Mitgliedstaaten sind verpflichtet, diese fristgerecht, frühestens ab dem 1...mehr

Rz. 4 Den Nachweis der der Satzung entsprechenden Geschäftsführung hat die Körperschaft durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen über ihre Einnahmen und Ausgaben zu führen. Die Körperschaft trägt die objektive Beweislast (Feststellungslast) für die Voraussetzungen der Steuerbefreiung.[1] Die vorläufige Anerkennung der Körperschaft durch das FA führt nicht zu einer Umkehr der Fest...mehr

§ 6 Abs. 2 Satz 1 EStG räumt für die Anschaffung, Herstellung oder Einlage bzw. Zuführung bei Betriebseröffnung neuer oder gebrauchter selbständig nutzungsfähiger abnutzbarer beweglicher Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens ein Wahlrecht zwischen Sofortabzug und Verteilung des Aufwands (bei Einlagen des fiktiven Aufwands) ein. Das Wahlrecht gilt für Wirtschaftsgüter, deren A...mehr

Die Aufzeichnungen für die Meldung der Beträge an die Künstlersozialkasse müssen in Bezug auf die Berechnung und Bezahlung nachprüfbar sein. Die an Publizisten oder Künstler gezahlten Entgelte müssen fortlaufend aufgezeichnet werden, ebenso wie der Name des Publizisten bzw. Künstlers. Die Aufzeichnung ist in Form von laufend geführten Listen möglich. Darüber hinaus müssen di...mehr

Für Verstöße gegen die Melde-, Auskunfts- oder Vorlagepflicht sowie für Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht beträgt der Bußgeldrahmen einheitlich 50.000 EUR. Neben dem Bußgeld erfolgt die Meldung über die Ordnungswidrigkeit zur Eintragung in das Gewerbezentralregister. Darüber hinaus nimmt die Künstlersozialkasse bei Unternehmern, die ihrer Meldepflicht nicht nachkommen, ...mehr

Rn. 566 Stand: EL 183 – ET: 08/2025 Bei jeder Lohnabrechnung ist im Lohnkonto der Arbeitslohn getrennt nach Barlohn und nach Sachbezügen aufzuzeichnen (§ 4 Abs 2 Nr 3 LStDV). Jeder einzelne Sachbezug ist zu bezeichnen, Abgabetag – bei laufenden Sachbezügen der Abgabezeitraum –, Abgabeort und das Entgelt sind anzugeben und der Sachbezug mit dem nach § 8 Abs 2 oder 3 EStG maßge...mehr

Rn. 637 Stand: EL 183 – ET: 08/2025 Der so ermittelte geldwerte Vorteil wird nach § 8 Abs 3 S 2 EStG nur insoweit erfasst, wie er EUR 1 080 im Jahr nicht übersteigt. Es handelt sich um einen echten Freibetrag (Ettlich in Brandis/Heuermann, § 8 EStG Rz 214 (11/2024) und nicht um eine Freigrenze (Kister in H/H/R, § 8 EStG Rz 175 (01/2025)). Der Freibetrag erstreckt sich auf säm...mehr

Schrifttum: Kindshofer, Hinterziehungsfeld Internet, PStR 2004, 5; Lampe, Hinterziehungsfeld Online-Auktionen, PStR 2003, 93; Müller, Internetermittlungen und der Umgang mit digitalen Beweismitteln im (Wirtschafts-)Strafverfahren, NZWiSt 2020, 96; Rückert, Zwischen Online-Streife und Online-(Raster-)Fahndung – Ein Beitrag zur Verarbeitung öffentlich zugänglicher Daten im Ermi...mehr

Rz. 157 Erhöhte Absetzungen oder Sonderausgaben bei Wirtschaftsgütern des Betriebsvermögens sind nur zulässig, wenn sie in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis mit folgenden Angaben aufgenommen werden: Bezeichnung der Wirtschaftsgüter, für die die Begünstigung in Anspruch genommen wird, Tag der Anschaffung oder Herstellung, Anschaffungs- oder Herstellungskosten, betr...mehr

Rz. 21 vorläufig frei Rz. 22 vorläufig frei Rz. 23 Nach § 6 Abs. 2 und Abs. 2a EStG ist die Abschreibung der geringwertigen Wirtschaftsgüter – weiterhin, da eine geplante Erhöhung mit dem Wachstumschancengesetz[1] letztlich doch nicht umgesetzt wurde – wie folgt geregelt:[2]mehr

U ist Unternehmer nach § 2 Abs. 1 Satz 1 und Satz 3 UStG, der selbstständig, nachhaltig und mit Einnahmeerzielungsabsicht Umsätze tätigt. Er wird im Rahmen seines Unternehmens tätig. Im Januar 2025 versendet U die Bauteile zu einem feststehenden Kunden in die Niederlande. Nach dem Sachverhalt sind zu diesem Zeitpunkt sowohl Name, Anschrift als auch die zutreffende USt-IdNr. d...mehr

Rz. 893 § 4 Abs. 7 EStG enthält für bestimmte Arten von Betriebsausgaben, die in § 4 Abs. 5 EStG genannt sind, eine besondere Abzugsvoraussetzung in Form von Aufzeichnungspflichten. Bei den betroffenen Betriebsausgaben ergibt sich damit eine zweifache Prüfung der Abzugsfähigkeit. In einem ersten Schritt ist zu prüfen, ob diese Betriebsausgaben bereits nach § 4 Abs. 5 EStG ga...mehr

Rz. 515 Im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung besteht keine generelle Verpflichtung, Aufzeichnungen zu führen; die §§ 140, 141 AO gelten gerade nicht. Es besteht daher auch keine Verpflichtung, Betriebseinnahmen und -ausgaben aufzuzeichnen.[1] Auch eine Verpflichtung zur Führung einer Kasse bzw. eines Kassenbuchs besteht nicht.[2] Rz. 516 Es bestehen nur einzelne Aufzeich...mehr

Rz. 700 Zusätzlich zu der Dokumentation, die materielle Voraussetzung der Abzugsfähigkeit ist (vgl. Rz. 692), müssen die Aufwendungen nach § 4 Abs. 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (vgl. Rz. 893).mehr

Rz. 820 Nach § 4 Abs. 7 EStG ist die Abzugsfähigkeit der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer davon abhängig, dass sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (Rz. 893). Die Finanzverwaltung hat besondere Erleichterungen für die Aufzeichnungen im Fall des häuslichen Arbeitszimmers zugelassen. Danach können die anteilig auf das Arb...mehr

Rz. 8 § 4 Abs. 1 EStG bestimmt nicht ausdrücklich, in welchen Fällen der Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich nach § 4 Abs. 1 EStG zu ermitteln ist; das Gesetz geht vielmehr davon aus, dass dies in allen Fällen zu geschehen hat, in denen nicht durch andere gesetzliche Regelungen eine andere Gewinnermittlungsart vorgeschrieben oder zugelassen ist. Der Anwendungsbereich des...mehr

Rz. 671 Betrieblich veranlasste Geschenke an andere Personen als Arbeitnehmer des Stpfl. sind nach Nr. 1 als Betriebsausgaben nur absetzbar, wenn sie die Grenze (Bagatellgrenze) von 50 EUR (bis 31.12.2023: 35 EUR) pro Kj. und pro Empfänger nicht übersteigen. Außerdem hängt die Abziehbarkeit von der Erfüllung besonderer Aufzeichnungspflichten ab (Rz. 692). Geschenke können Ge...mehr

Rz. 692 Materielle Voraussetzung der Abzugsfähigkeit ist, dass die Aufwendungen und die betriebliche Veranlassung der geschäftlichen Bewirtung in standardisierter Form schriftlich dokumentiert werden. Diese Dokumentation dient der Erleichterung der Nachprüfung durch die Finanzverwaltung und der Einschränkung von Missbrauchsmöglichkeiten im Bewirtungswesen.[1] § 4 Abs. 7 EStG...mehr

Rz. 663 Nach S. 6 ist § 4 Abs. 4a EStG auch auf die Gewinnermittlung durch Überschussrechnung anwendbar. Die Anwendung erfolgt "sinngemäß"; eine unmittelbare Anwendung ist nicht möglich, da Einlagen und Entnahmen im Rahmen der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG keine Bedeutung haben (Rz. 503); daher gibt es auch unmittelbar keine "Überentnahmen" und "Unterentnahmen". Sinn...mehr

Rz. 697 Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind insgesamt nicht abziehbar, wenn und soweit sie nach der Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind. Sind sie angemessen, greift die Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG ein. Der Angemessenheitsprüfung zugrunde zu legen sind die Aufwendungen für die einzelne Bewirtung. Es ist zu prüfen, ob die A...mehr

Rz. 75 Voraussetzung für den Eigenkapitalvergleich ist es, dass der Betrieb, bei dem der Zinsabzug infrage steht, zu einem Konzern gehört. Die Frage, ob der Betrieb zu einem Konzern gehört, ist ebenso zu beantworten wie bei der Ausnahmeregelung des § 4h Abs. 2 S. 1 Buchst. b) EStG (Rz. 64ff.). Die "Zugehörigkeit zu einem Konzern" ist ein handelsrechtlicher Begriff. Maßgebend...mehr

Rz. 15 Eine Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG erfolgt nur, wenn der Stpfl. diese Gewinnermittlungsart wählt. Grundsätzlich hat die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 1 EStG Vorrang vor der nach § 4 Abs. 3 EStG; wenn der Stpfl. keine Wahl trifft, ist daher der Gewinn nach § 4 Abs. 1 EStG zu ermitteln:[1] Die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG ist nur zulässig, wenn der Stp...mehr

Rz. 489 Bei der Durchführung der Einnahme-Überschussrechnung ist zwischen Anlage- und Umlaufvermögen zu unterscheiden. Bei abnutzbaren Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens führen die Anschaffung oder Herstellung noch nicht zum Abzug von Betriebsausgaben; das Abflussprinzip des § 11 EStG gilt insoweit nicht. Stattdessen sind nach § 4 Abs. 3 S. 3 EStG Abschreibungen anzusetzen...mehr

Zusammenfassung Begriff Mit der Arbeitszeiterfassung kann auf verschiedene Arten die tägliche Arbeitszeit von Arbeitnehmern dokumentiert werden. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Gesetzlich geregelt ist die Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz (ArbZG), im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sowie der Arbeitszeitrichtlinie RL 2003/88/EG. Rechtsprechung: BAG, Beschluss v. 1...mehr

Wird die Arbeitszeit trotz der geltenden Pflicht nicht erfasst, drohen Arbeitgebern Bußgelder und Arbeitnehmern arbeitsrechtliche Sanktionen, sofern Ihnen die Erfassung der Arbeitszeit wirksam übertragen wurde und sie gegen ihre Aufzeichnungspflicht verstoßen haben. 6.1 Für Arbeitgeber Es kommen sowohl Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht aus dem ArbSchG als auch gegen das ...mehr

2.1.1 Beschäftigte Das ArbSchG dient nach § 1 Abs. 1 ArbSchG dazu, "Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei der Arbeit durch Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu sichern und zu verbessern". Das Gesetz und damit auch der für die Zeiterfassung maßgebliche § 3 ArbSchG gilt demnach für Beschäftigte, wobei Hausangestellte[1] in privaten Haushalten explizit vom Geltungsb...mehr

1 Rechtslage Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht für alle Arbeitgeber. Das haben der EuGH[1] und das BAG[2] nunmehr entschieden. 1.1 Gesetzliche Grundlagen Das Arbeitszeitgesetz enthält keine allgemeine Regelung, die Arbeitgeber zu einer pauschalen Erfassung der Arbeitszeit von Arbeitnehmern verpflichtet. Arbeitszeit ist nach § 2 Abs. 1 ArbZG die Zeit vom Beginn bis zu...mehr

2.1 Personeller Geltungsbereich 2.1.1 Beschäftigte Das ArbSchG dient nach § 1 Abs. 1 ArbSchG dazu, "Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei der Arbeit durch Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu sichern und zu verbessern". Das Gesetz und damit auch der für die Zeiterfassung maßgebliche § 3 ArbSchG gilt demnach für Beschäftigte, wobei Hausangestellte[1] in privaten Ha...mehr

Arbeitgeber sind für die Einrichtung und Vorhaltung eines Arbeitszeiterfassungssystems verantwortlich. Eine Übertragung der Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeit ist aber nach aktueller Rechtsprechung ohne Weiteres möglich.[1] Denkbar ist auch eine Übertragung der Pflicht auf Vorgesetzte oder Schichtleiter. Hinweis Delegieren der Aufzeichnung Wird die Aufzeichnungspflicht...mehr

Der Ort der Tätigkeit ist für die Erfassungspflicht unerheblich; auch Arbeitszeiten, die im Rahmen mobiler Arbeit oder im Homeoffice erbracht werden, sind daher zu aufzuzeichnen. Arbeitnehmern, die ihre Tätigkeit außerhalb der Arbeitsstätte verrichten, müssen daher entsprechende Möglichkeiten zur Erfassung ihrer Arbeitszeit zur Verfügung gestellt werden.mehr

Es kommen sowohl Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht aus dem ArbSchG als auch gegen das ArbZG in Betracht. Für die Einhaltung der sich aus den Gesetzen ergebenden Vorschriften ist der Arbeitgeber verantwortlich. Dies gilt unabhängig davon, ob er die Einhaltung der Vorschriften des ArbZG oder die Erfassung der Arbeitszeit auf den Arbeitnehmer delegiert hat. Arbeitsschutz Ei...mehr

Die Pflicht zur Erfassung von Arbeitszeiten begründet das BAG mit der unionsrechtskonformen Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes unter Berücksichtigung des sog. "Stechuhr-Urteils" des EuGH. 1.2.1 "Stechuhr-Urteil" des EuGH[1] Der EuGH hat in seinem Urteil festgestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Hergeleitet wi...mehr

Arbeitgeber müssen Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfassen. Das Zeiterfassungssystem muss geeignet sein, die Dauer der wöchentlichen Höchstarbeitszeit, die Gewährung eines Zeitausgleichs bei einem Abweichen von der erlaubten Höchstarbeitszeit sowie die Einhaltung der täglichen und wöchentlichen Ruhezeit nachzuweisen. Zu erf...mehr

Leitende Angestellte werden vom personellen Geltungsbereich des ArbSchG erfasst. Mit der Anknüpfung der Arbeitszeiterfassungspflicht an das ArbSchG und damit auch an den dort geltenden Beschäftigtenbegriff bzw. den weiten Arbeitnehmerbegriff der Arbeitszeitrichtlinie[1] müsste die Pflicht daher auch die Zeiterfassung leitender Angestellter umfassen. Selbst bei Zugrundelegung ...mehr

Da eine bestimmte Form für die Arbeitszeiterfassung vom Gesetz bislang nicht vorgeschrieben ist, kommen als Arbeitszeitnachweis digitale Dateien, Aufzeichnungen in elektronischen Zeiterfassungssystemen oder in Apps in Betracht. Es besteht ein weiter Gestaltungsspielraum der Arbeitgeber, mithin auch die Möglichkeit händischer Erfassung durch Stundenzettel oder die Stechuhr. H...mehr

Flexible Arbeitszeitmodelle, insbesondere Homeoffice und mobile Arbeit, sind auch nach der neuen Rechtsprechung des BAG[1] weiterhin möglich, da die Arbeitszeiterfassung unabhängig vom Arbeitsort erfolgt. 5.1 Vertrauensarbeitszeit Auch Arbeitszeiten von Arbeitnehmern, die eine Vertrauensarbeitszeit haben, müssen erfasst werden. Bei Vertrauensarbeitszeit steht nicht die Präsenz ...mehr

Begriff Mit der Arbeitszeiterfassung kann auf verschiedene Arten die tägliche Arbeitszeit von Arbeitnehmern dokumentiert werden. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Gesetzlich geregelt ist die Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz (ArbZG), im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sowie der Arbeitszeitrichtlinie RL 2003/88/EG. Rechtsprechung: BAG, Beschluss v. 13.9.2022, 1 ABR...mehr

Bei der Einführung ("Ob") einer Arbeitszeiterfassung haben Betriebsräte kein Initiativrecht, da die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung bereits gesetzlich geregelt ist.[1] Die Ausgestaltung ("Wie") der Einführung kann jedoch bei einer technischen Lösung der Mitbestimmung gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unterliegen. Davon kann die Auswahl des Systems zur Zeiterfassung oder ...mehr

Arbeitgeber können die Erfassung der Arbeitszeit auf ihre Arbeitnehmer delegieren, wobei sie für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Vorgaben des Arbeitsschutzes verantwortlich bleiben. Besteht eine Verpflichtung des Arbeitnehmers zur Erfassung der Arbeitszeit und verstößt er gegen diese, kann der Arbeitgeber arbeitsrechtliche Maßnahmen ergreifen. In Betracht kommt bei...mehr

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht für alle Arbeitgeber. Das haben der EuGH[1] und das BAG[2] nunmehr entschieden. 1.1 Gesetzliche Grundlagen Das Arbeitszeitgesetz enthält keine allgemeine Regelung, die Arbeitgeber zu einer pauschalen Erfassung der Arbeitszeit von Arbeitnehmern verpflichtet. Arbeitszeit ist nach § 2 Abs. 1 ArbZG die Zeit vom Beginn bis zum Ende der A...mehr

Das ArbSchG dient nach § 1 Abs. 1 ArbSchG dazu, "Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei der Arbeit durch Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu sichern und zu verbessern". Das Gesetz und damit auch der für die Zeiterfassung maßgebliche § 3 ArbSchG gilt demnach für Beschäftigte, wobei Hausangestellte[1] in privaten Haushalten explizit vom Geltungsbereich ausgenommen...mehr

Für die Zeiterfassung können verschiedenste elektronische Hilfsmittel, wie z. B. Excel, Apps für Smartphones oder Softwarelösungen genutzt werden. Hierbei sind die Besonderheiten des Unternehmens zu berücksichtigen. Die Verwendung einer App, die auch mit dem Smartphone verwendet werden kann, würde sich z. B. für Unternehmen anbieten, deren Arbeitnehmer nicht überwiegend vom ...mehr

Auch Arbeitszeiten von Arbeitnehmern, die eine Vertrauensarbeitszeit haben, müssen erfasst werden. Bei Vertrauensarbeitszeit steht nicht die Präsenz von Mitarbeitenden während einer vereinbarten Arbeitszeit im Vordergrund, sondern das Arbeitsergebnis. Arbeitnehmer können die Arbeitszeit eigenverantwortlich gestalten, wobei gesetzliche Vorschriften oder solche aus Tarifvertrag...mehr

Das Arbeitszeitgesetz enthält keine allgemeine Regelung, die Arbeitgeber zu einer pauschalen Erfassung der Arbeitszeit von Arbeitnehmern verpflichtet. Arbeitszeit ist nach § 2 Abs. 1 ArbZG die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen, wobei Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern zusammenzurechnen sind.[1] Nach Maßgabe des § 16 Abs. 2 ArbZG ist der Arbeitgeber ...mehr

Der EuGH hat in seinem Urteil festgestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Hergeleitet wird diese Verpflichtung aus der EU-Grundrechtecharta sowie der Arbeitszeitrichtlinie[2]: Grundrecht der Arbeitnehmer auf Begrenzung der Höchstarbeitszeit sowie die Einhaltung von Ruhe- und Pausenzeiten. Arbeitszeitrichtlinie verfolgt da...mehr

Aufzeichnungen der Arbeitszeit fallen unter den Begriff der personenbezogenen Daten i. S. d. Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Darunter sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, was bei Arbeitszeiten, die einem konkreten Arbeitnehmer zugeordnet sind, der Fall ist. Datenschutzrechtlicher Erlaubnistatbestand für d...mehr