Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit für einen angestellten Anwalt liegt immer dann vor, wenn dieser vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten (ab 1.1.2014: erste Tätigkeitsstätte gem. § 4 Abs. 4 EStG) beruflich tätig wird (Gericht, Besuch des Mandanten).[1] Fahrtkosten bei einer Auswärtstätigkeit sind die tatsächlichen Kosten, die dem Anwalt durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen.[2] Fahrtkosten zwischen Wohnung und Kanzlei sind nur in Höhe der Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG zu berücksichtigen.[3] Verpflegungsmehraufwendungen bei Inlandsreisen können nur pauschal in Höhe der in § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG geregelten Pauschbeträge berücksichtigt werden. Ein Einzelnachweis zur Berücksichtigung höherer Aufwendungen ist nicht möglich.[4] Die Kosten für die Unterbringung während einer Auswärtstätigkeit sind in tatsächlich entstandener, nachgewiesener Höhe abziehbar.[5]
Zu den Reisenebenkosten zählen z. B. Garage- und Parkplatzgebühren, Kosten für die Beförderung bzw. Aufbewahrung und Versicherung von Gepäck und Mautgebühren.[6]
Steuerfreie Erstattung der Reisekosten möglich
Der Arbeitgeber kann dem angestellten Anwalt entstandene Reisekosten steuerfrei erstatten, soweit höchstens die als Werbungskosten abziehbaren Beträge erstattet werden.[7]
Reisekosten kann der selbstständige Anwalt dem Mandanten nach Maßgabe des RVG (u. U. Vergütungsvereinbarung) zzgl. Mehrwertsteuer in Rechnung stellen. Bei Zufluss zählen diese dann zu den Betriebseinnahmen. Es ist daher wichtig, die Kosten als Betriebsausgaben anzusetzen. Reisekosten fallen für den selbstständigen Anwalt anlässlich einer Geschäftsreise an. Eine solche liegt vor, wenn er vorübergehend außerhalb seiner Wohnung bzw. seiner Kanzlei tätig wird. In diesem Fall sind alle die Aufwendungen, wie sie auch beim Arbeitnehmer anfallen können, Betriebsausgaben.
Aufzeichnungspflichten beachten
Um Reisekosten in der Gewinnermittlung als Betriebsausgaben bzw. bei der Anlage N als Werbungskosten geltend machen zu können, müssen die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und der Reiseweg aufgezeichnet und anhand geeigneter Unterlagen, z. B. Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr, nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden.
Bei Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln ist für Zwecke der Umsatzsteuer darauf zu achten, dass entfernungsabhängig unterschiedliche Steuersätze gelten. So fallen 7 % Mehrwertsteuer bei Fahrten innerhalb einer Gemeinde an bzw. wenn die Beförderungsstrecke nicht mehr als 50 km beträgt.[8] Der Steuersatz für die Beförderung von Personen im innerdeutschen Schienenbahnverkehr wurde zum 1.1.2020 auch für den Personenfernverkehr auf 7 % abgesenkt.[9] Bei Fahrscheinen, die bei der DB über das Internet erworben werden, wird der Ausdruck als Beleg anerkannt, wenn er vom Bahnpersonal bei der Kontrolle "abgestempelt" wird. Unterschiedliche Steuersätze gelten auch für die Übernachtung im Hotel (7 %) und das Frühstück (19 %).[10]
Kein Betriebsausgabenabzug für Dreiecksfahrten
Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bzw. erster Tätigkeitsstätte dürfen den Gewinn nicht in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen, sondern nur nach Maßgabe der Entfernungspauschale mindern.[11] Das gilt auch dann, wenn ein selbstständiger Steuerberater im Anschluss oder vor einem Mandantenbesuch Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte durchführt; insoweit können lediglich für die zusätzliche, durch den Mandantenbesuch veranlasste, über die normale Fahrtstrecke hinausgehende "Mehrstrecke" die Mehrkosten in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden.[12]
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