Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

Rz. 3 Da die Aufbewahrungspflicht Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht ist (Rz. 1), ist der Personenkreis der Aufbewahrungspflichtigen zunächst identisch mit dem Kreis der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen.[1] Darüber hinaus gelten nach § 146 Abs. 6 AO die Ordnungsvorschriften, einschließlich derjenigen hinsichtlich der Aufbewahrung, auch für dieje...mehr

Rz. 1 § 147 AO ist eine besondere Ordnungsvorschrift für die Aufbewahrung von Buchführungs- und Aufzeichnungsunterlagen. Die entsprechende Vorgängerbestimmung war § 162 Abs. 8 und 9 RAO.[1] Die Pflicht zur Aufbewahrung ist notwendiger Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht[2], da anderenfalls deren Zweck, einen Überblick über die Geschäftsvorfälle, die Ertrag...mehr

Rz. 8 Erleichterungen können nach dem ausdrücklichen Wortlaut des § 148 S. 1 nur für Buchführungs-, Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflichten bewilligt werden, die durch Steuergesetze – nicht nur die durch die AO geregelten[1] – begründet werden.[2] Die Pflichten, die nach anderen Gesetzen oder Rechtsverordnungen begründet werden, können von der Finanzbehörde nach § 148 AO ...mehr

Rz. 1 Die gesetzliche Pflicht zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen dient der Ermittlung des steuerlichen Sachverhalts sowie der Schaffung von Kontrollmöglichkeiten.[1] Grundsätzlich ist hierbei zunächst davon auszugehen, dass die Erfüllung von gesetzlichen Verpflichtungen dem Stpfl. zumutbar ist. Wird der Zweck der gesetzlichen Verpflichtung allerdings nicht gefährdet,...mehr

Rz. 11 Die finanzbehördliche Regelung darf nur zu einer Erleichterung der gesetzlichen Pflichten, nicht aber zu deren vollständiger Aufhebung führen.[1] Ein kompletter Verzicht auf die Erfüllung der Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten ist damit nicht möglich.[2] Eine Befreiung von der Buchführungspflicht soll[3] allerdings nach der Ansicht des BFH bei ei...mehr

Rz. 33 Die Übersicht über die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage des Unternehmens und damit der Zweck der Buchführungspflicht[1] können nach Ansicht des Gesetzgebers nur erreicht werden, wenn die Bücher und Aufzeichnungen im Geltungsbereich der AO [2] geführt und aufbewahrt werden[3] und sie sich damit im Zugriffsbereich der deutschen Finanzbehörden befinden. Innerhalb d...mehr

Rz. 51 Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht durch Vernichtung oder Verlust der Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist (s. Rz. 48) hat, wie die Verletzung der Buchführungspflicht selbst, zur Folge, dass die Buchführung nicht als ordnungsmäßig anerkannt werden kann.[1] Der steuerliche Zweck der Buchführung, also die Schaffung von Kontrollunterlagen, ist dann nicht err...mehr

Das VG Freiburg (Breisgau) hat sich ausführlich und überzeugend mit den Voraussetzungen und den Beschränkungen einer Meldepflicht des steuerlichen Beraters befasst (VG Freiburg (Breisgau) v. 17.12.2024 – 8 K 3265/23). Nach dem Wortlaut des § 2 Abs. 1 S. 1 Nr. 12 GwG seien Steuerberater (nur dann) Verpflichtete i.S.d. GwG, soweit sie in Ausübung ihres Berufs handeln. Was "in ...mehr

Zur steuerlichen Erfassung von Belegschaftsrabatten hat der Arbeitgeber diese bei jeder Lohnabrechnung im Lohnkonto besonders kenntlich zu machen und ohne Kürzung um den sog. Rabattfreibetrag aufzuzeichnen. Dabei sind der Abgabetag, der Abgabeort und ggf. das Entgelt, das der einzelne Arbeitnehmer für den Sachbezug entrichtet hat, anzugeben. Dadurch wird sichergestellt, dass...mehr

Barzuwendungen an den Arbeitnehmer sind nur lohnsteuerfrei, soweit der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachgewiesen hat. Der Arbeitgeber muss die Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufbewahren.[1] Der gezahlte Kindergartenzuschuss muss nicht in der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden.mehr

Nachzuweisen ist insbesondere, dass durch die Mitarbeit des Angehörigen eine fremde Arbeitskraft ersetzt wird. An den Nachweis der Ernsthaftigkeit können strengere Anforderungen gestellt werden als bei Verträgen mit Fremden.[1] Die vom Arbeitnehmer-Ehegatten/-Lebenspartner erbrachte Arbeitsleistung ist – wie üblich – durch Belege, z. B. in Form von Stundenzetteln, nachzuweise...mehr

Der Arbeitgeber muss im Lohnkonto die Zahlung des Sterbegeldes, die einbehaltenen Steuerabzugsbeträge usw. sowie die erforderlichen Angaben für die zutreffende Berechnung des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag[1] aufzeichnen und in der elektronisch zu übermittelnden Lohnsteuerbescheinigung angeben.[2]mehr

Damit das Finanzamt diese Fälle erkennen kann, muss der Arbeitgeber bei Zahlung von Krankengeld für mindestens 5 aufeinanderfolgende Arbeitstage sowohl im Lohnkonto als auch in der Lohnsteuerbescheinigung den Buchstaben U (Unterbrechung) bescheinigen. Ist im Lohnkonto des Arbeitnehmers ein U bescheinigt, darf der Arbeitgeber für diesen Arbeitnehmer keinen Lohnsteuer-Jahresau...mehr

Ab dem 1.1.2025 ist die Möglichkeit entfallen, Entschädigungen bereits im Lohnsteuerabzugsverfahren ermäßigt zu besteuern. Steuerpflichtige Entschädigungen sind daher stets im Jahresbruttoarbeitslohn enthalten. Sie sind jedoch in der Lohnsteuerbescheinigung in der Zeile 10 gesondert auszuweisen.[1] Durch die gesonderte Bescheinigung der Entschädigungen, kann das Finanzamt die...mehr

Der Rentenversicherungsträger kann einen Summenbeitragsbescheid erteilen, wenn die personenbezogene Feststellung der Versicherungspflicht und Feststellung der Beitragspflicht oder der Beitragshöhe wegen Verletzung der Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers nicht möglich ist.[1] Ein Summenbeitragsbescheid kann nicht erlassen werden, wenn ohne unverhältnismäßig hohen Verwaltungsau...mehr

Steuerlich begünstigt ist die Sonntagsarbeit in der Zeit zwischen 0 Uhr und 24 Uhr des jeweiligen Tages. Zahlt der Arbeitgeber für diese Zeit gesonderte Zuschläge, sind diese steuerfrei, soweit sie 50 % des Grundlohns nicht übersteigen. Wird an einem Sonntag vor 24 Uhr eine Nachtarbeit begonnen, kann ein Sonntagszuschlag auch noch für die Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr des nachfol...mehr

Neben den Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis hat der Arbeitgeber auch gesetzliche Verpflichtungen gegenüber den Sozialversicherungsträgern.[1] Zu Beginn einer Beschäftigung entscheidet der Arbeitgeber grundsätzlich eigenständig darüber, ob es sich im Einzelfall um eine versicherungspflichtige Beschäftigung handelt.[2] Er hat für alle versicherungspflichtig Beschäftigten be...mehr

Pauschal besteuerte Einnahmen sind nicht dem sozialversicherungsrechtlichen Arbeitsentgelt zuzurechnen, wenn sie mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum pauschal besteuert werden. Teilweise sind neben der Pauschalversteuerung weitere Voraussetzungen gefordert, die eine Arbeitsentgelteigenschaft ausschließen. Für die beitragsrechtliche Behandlung ist d...mehr

Um dem Finanzamt die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der gezahlten Auslösungen nachzuweisen, muss der Arbeitgeber die entsprechenden Angaben über die Auswärtstätigkeit oder die doppelte Haushaltsführung des Arbeitnehmers im Lohnkonto aufzeichnen und die Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufbewahren, z. B. die Reisekostenabrechnungen.[1] Ausnahme von der Aufzeichnung ...mehr

Die Lohnsteuer kann mit 25 % pauschaliert werden, wenn: die Aushilfstätigkeit über 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht hinausgeht und dabei der durchschnittliche Stundenlohn 19 EUR und der durchschnittliche Tagesverdienst 150 EUR nicht übersteigt.[1] Prüfung der Lohngrenzen Bei einem unvorhersehbaren, plötzlich erforderlich gewordenen Einsatz dürfen innerhalb des 18-Tagezeitrau...mehr

Zuschläge für tatsächlich geleistete Feiertagsarbeit bleiben bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit steuerfrei, soweit sie an gesetzlichen Feiertagen sowie Silvester (ab 14 Uhr), auch wenn der Feiertag auf einen Sonntag fällt, 125 %, bei Arbeit am 1. Mai, 24. Dezember (ab 14 Uhr) sowie an den Weihnachtsfeiertagen 150 % des Grundlohns, der auf höchstens 50 EUR begre...mehr

Die (lohnsteuerpflichtige) Arbeitgebererstattung ist nach den ELStAM des Arbeitnehmers individuell zu besteuern. Zulässig ist es, die Lohnsteuer mit 15 % zu pauschalieren – allerdings nur bis zur Höhe des Betrags, den der Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bzw. bei Familienheimfahrten als Werbungskosten geltend machen könnte.[1] Nicht ab...mehr

Mit dem Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG) [1] wurde ab dem 1.1.2015 ein bundesweiter flächendeckender Mindestlohn i. H. v. 8,50 EUR brutto pro Zeitstunde festgelegt (§ 1 Abs. 1 und Abs. 2 Satz 1 MiLoG), der seither sukzessive angehoben wird. Mindestlohn in Deutschland (flächendeckend bundesweit)mehr

Das BMF ersetzte mit BMF-Schreiben v. 6.3.2025 (BStBl 2025 I S. 658) sein bisheriges Anwendungsschreiben zur Behandlung von Kryptowerten v. 10.5.2022 (BStBl 2022 I S. 668). Neu aufgenommen wurden insbesondere Regelungen zu Aufzeichnungs- und Erklärungspflichten (u. a. Anforderungen an von Steuerpflichtigen zu erbringende Nachweise, Anforderungen an die Dokumentation von Hand...mehr

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323) wurden die Aufzeichnungspflichten des § 90 Abs. 3 AO angepasst. Seit dem 1.1.2025 umfasst sie neben der bislang bekannten Sachverhalts- und Angemessenheitsdokumentation nun auch eine Übersicht über die Geschäftsvorfälle (Transaktionsmatrix). Diese ist im Falle einer Außenprüfung unaufgefordert innerhalb von 3...mehr

Neben den allgemeinen Aufzeichnungspflichten müssen die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegenden Leistungsempfänger auch die an sie ausgeführten Reverse-Charge-Eingangsleistungen nach § 22 UStG aufzeichnen (auch wenn sie für den nichtunternehmerischen, hoheitlichen bzw. ideellen Bereich erfolgen).[1] Obwohl in diesen Fällen der leistende Unternehmer wegen § 13b UStG nicht ...mehr

Ergibt sich eine Buchführungspflicht nicht schon aus anderen Gesetzen, z. B. § 238 HGB, kann das Finanzamt den Steuerpflichtigen zur Buchführung auffordern, wenn dieser im Kalenderjahr entweder Umsätze von mehr als 800.000 EUR oder einen Gewinn von mehr als 80.000 EUR erzielt. Die Verpflichtung ist mit Beginn des Wirtschaftsjahres zu erfüllen, das auf die Bekanntgabe der Auffor...mehr

Ist ein Handelsvertreter selbstständig tätig, übt er i. d. R. einen Gewerbebetrieb i. S. d. § 1 HGB aus. Er ist damit als Kaufmann buchführungspflichtig.[1] Ausgenommen von der Kaufmannseigenschaft sind Gewerbetreibende, deren Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert. Bei Handelsvertretern dürfte dies i.d. R...mehr

Rz. 20 Der Nachweis von Steuerstraftaten wird in der ganz überwiegenden Zahl der Fälle durch Urkunden (Buchführungsunterlagen, Rechnungen, Quittungen etc.) geführt. Zum Zweck des Auffindens solcher – aber auch anderer – beschlagnahmefähiger Beweismittel oder dem Ergreifen des Verdächtigen dürfen bei ihm[1] und mit Einschränkungen bei unverdächtigen Dritten[2] Durchsuchungen ...mehr

Für Einzelkaufleute, Handels- und die meisten Personengesellschaften (außer GbR) besteht laut Handelsgesetzbuch (HGB) eine Buchführungspflicht. Mit der Eintragung im Handelsregister erlangt der Unternehmer Kaufmannseigenschaft und muss sowohl nach Handelsrecht[1] als auch nach Steuerrecht[2] eine doppelte Buchführung erstellen. Um die Buchhaltung zu ordnen, braucht der Kaufma...mehr

Bei Sachverständigengutachten für Strafgerichte und Staatsanwaltschaften, ggf. auch für Insolvenzverwalter, bei denen als Spezialproblem Schlussrechnungsprüfungen hinzukommen, die vom Insolvenzverwalter oder den Insolvenzgerichten beauftragt werden können, stehen im Vordergrund die sich aus den §§ 283 ff. Strafgesetzbuch (StGB) ergebenden Insolvenzstraftaten des Bankrotts ge...mehr

Tz. 17 Stand: EL 146 – ET: 12/2025 Der Steuerschuldner (also die steuerbegünstigte Körperschaft als Veranstalter) ist verpflichtet, Aufzeichnungen zur Ermittlung der Steuer und zu ihren Berechnungsgrundlagen sowie zum Nachweis der Steuerbefreiung (§ 28 RennwLottG) zu führen. Aus den Aufzeichnungen muss sich das Folgende ergeben: Beschreibung der öffentlichen Lotterie oder Auss...mehr

Seit Juli 2020 besteht keine Aufzeichnungspflicht mehr in den Fällen, in denen der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Vorteile in der Form der Überlassung von Pedelecs gewährt. Dasselbe gilt für das Aufladen von verkehrsrechtlich als Kfz einzustufenden E-Bikes (sog. S-Pedelecs) an einer ortsfesten Einrichtung des Arbeitgebers und für die arbeitgeberse...mehr

Auch aktuell ist es jedem Unternehmer erlaubt eine offene Ladenkasse zu führen, solange die Vorschriften der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) beachtet werden. Wer nicht von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit ist und dennoch keine Registrierkasse anschaffen will, muss seiner Aufzeichnungsverpflichtung auf andere Weise nachkommen. Die Anforderungen an eine ordnu...mehr

Grundsätzlich ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.[1] Die handelsrechtlichen Buchführungspflichten gelten auch für die Besteuerung.[2] Danach müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung progressiv und ...mehr

Herr Huber hat im Juli 01 einen Firmenwagen geleast. Er hat die Laufzeit mit 42 Monaten vereinbart. Herr Huber ist von der Verpflichtung Bücher zu führen befreit[1] und ermittelt seinen Gewinn zulässigerweise mit der Einnahmen-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Zu Beginn der Laufzeit hat er eine Leasingsonderzahlung von 8.000 EUR zuzüglich 19 % = 1.520 EUR Umsatzsteuer...mehr

Die monatsbezogene Prüfung der Sachbezugsfreigrenze hat der Arbeitgeber anhand der Aufzeichnung im Lohnkonto vorzunehmen. Dies gilt auch für Drittrabatte, die der Arbeitnehmer gegenüber seinem Arbeitgeber anzuzeigen hat.[1]mehr

Rz. 226 Die Verpflichtung, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen, gilt in den Fällen der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers auch für Personen, die nicht Unternehmer sind (§ 22 Abs. 1 S. 2 UStG), etwa bei Leistungen für den Hoheitsbereich einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder für den nichtunternehm...mehr

Sonstige flexible Arbeitszeitregelungen[1] verfolgen nicht das Ziel der (längerfristigen) Freistellung von der Arbeitsleistung unter Verwendung eines eigens dafür angesparten Arbeitsentgelts. Vielmehr erfolgt bei diesen Arbeitszeitregelungen bei schwankender Arbeitszeit regelmäßig ein Ausgleich im Arbeitszeitkonto. Sie verfolgen meist das Ziel, eine produktionsbedingte Verst...mehr

Rz. 10 Der Finanzrechtsweg nach § 33 Abs. 1 Nr. 1 FGO setzt ferner voraus, dass es sich bei der Streitigkeit um eine öffentlich-rechtliche Streitigkeit über Abgabenangelegenheiten handelt. Während das Tatbestandsmerkmal der öffentlich-rechtlichen Streitigkeit die Entscheidungskompetenz zwischen den ordentlichen Gerichten bzw. der Arbeitsgerichtsbarkeit sowie den allgemeinen ...mehr

Solange der Unternehmer keiner gesetzlichen Buchführungspflicht (§ 238 HGB; §§ 140, 141 AO, auch ausländische Vorschriften lt. BFH, Urteil v. 20.4.2021, IV R 3/20, BFH/NV 2021 S. 1256) unterliegt oder nicht freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, kann er zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Buchführung wählen und somit auch freiwillig Bücher führen. Einze...mehr

Sonstige Sach-, Nutzungs- oder Leistungsentnahmen (Waren, Telefonnutzung, Einsatz von Arbeitnehmern zu privaten Zwecken) sind gesondert aufzuzeichnen. Das bedeutet, dass jeder Entnahmevorgang einzeln zu dokumentieren ist. Zu bewerten ist die Entnahme von Nutzungen mit den tatsächlichen Selbstkosten. Eine Vereinfachung bei der Erfassung von Entnahmen bietet die Möglichkeit, Pau...mehr

Ergänzende Angaben Zu den Themengebieten Rücklagen und Entnahmen/Einlagen sind noch ergänzende Angaben zu machen. Rücklagen und stille Reserven → Zeilen 99–105 Soweit Steuerpflichtige die Übertragung stiller Reserven nach § 6b EStG nicht durch Abzug des bei der Veräußerung entstandenen Gewinns bei den Anschaffungs- oder Herstellungskosten der in § 6b EStG genannten Wirtschaftsg...mehr

Soweit Kryptowerte innerhalb der 1-jährigen Spekulationsfrist veräußert wurden (siehe dazu oben unter 9.), sind die Zeilen 45-51 auszufüllen. Wichtig Beachten Sie die besonderen Steuererklärungs-, Mitwirkungs- und Aufzeichnungspflichten. Die Nutzung von Handelsplattformen eines ausländischen Betreibers löst eine erweiterte Mitwirkungspflicht nach § 90 Abs. 2 AO aus (siehe daz...mehr

Aufwendungen anlässlich von geschäftlichen Bewirtungen der Geschäftspartner und anderer Personen, sind nur zu 70 % als Betriebsausgaben abziehbar. Sie müssen durch den Betrieb veranlasst und angemessen sein (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Bei einer Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung erforderlich. Diese muss nach R 4.10 Abs. 8 Satz 8...mehr

Die verschiedenen Kryptowerte Das BMF hat in seinem Schreiben vom 6.3.2025 (BMF, Schreiben v. 6.3.2025, IV C 1 – S 2256/00042/064/043, BStBl 2025 I S. 658) ausführlich zur Besteuerung von Kryptowerten Stellung genommen. Danach können Tätigkeiten im Zusammenhang mit Kryptowerten zu Einkünften aus allen Einkunftsarten führen, insbesondere Einkünfte aus Gewerbebetrieb (§ 15 EStG...mehr

Liebhaberei Voraussetzung für alle Gewinnermittlungsarten ist die Gewinnerzielungsabsicht. Diese liegt vor, wenn davon auszugehen ist, dass ein Totalgewinn angestrebt wird. "Totalgewinn" ist das Gesamtergebnis des Betriebs von der Gründung bis zur Veräußerung, Aufgabe oder Liquidation. Ein Betriebsaufgabe- oder Betriebsveräußerungsgewinn ist in die Totalgewinnprognose einzube...mehr

Gewinn/Verlust Einzelunternehmer → Zeilen 4-9 In den Zeilen 4 und 5 sind die Eintragungen für den ersten Gewerbebetrieb vorzunehmen. Insbesondere ist in der rechten Spalte von Zeile 5 der Gewinn bzw. der Verlust einzutragen. Wirtschafts-Identifikationsnummer Seit November 2024 wird die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) an wirtschaftlich Tätige vergeben. Dies umfasst n...mehr

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Rz. 27 Durch die Neuregelung der Aufzeichnungspflichten in § 22f Abs. 1 UStG zum 1.7.2021 hat sich die Zahl der aufzuzeichnenden Punkte schon rein nummerisch auf neun erhöht. Der Erfassungsaufwand hat sich also erhöht, wobei die Betreiber der elektronischen Schnittstellen i. d. R. über die meisten der hier genannten Daten schon aus diesem Grund verfügen dürften, weil sie die...mehr