Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

Kaufleute sind nach Handelsgesetzbuch (HGB) buchführungspflichtig (§ 238 HGB). In § 140 AO ist vorgeschrieben: Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die betreffenden Verpflichtungen auch für die Besteuerung zu erfüllen. Nach § 141 Abs. 1 AO sind gewerbliche Unternehmer sowie L...mehr

Bei der Archivierung sind die GoBD anzuwenden. Diese Grundsätze wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit einem Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und sind seit dem 1.1.2015 in Kraft. Die GoBD beinhalten mehrere zentrale Grundsätze, die bei der Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen beachtet werden müssen: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit...mehr

Rz. 23 Der Unternehmer, der nach § 23a UStG den Durchschnittssatz für die Vorsteuer anwendet, ist nach § 66a UStDV von den Aufzeichnungspflichten nach § 22 Abs. 2 Nr. 5 und Nr. 6 UStG befreit. Damit braucht der Unternehmer keine Aufzeichnungen über die an ihn ausgeführten steuerpflichtigen Lieferungen und sonstigen Leistungen sowie der von ihm bewirkten Einfuhren zu führen. ...mehr

Rz. 8 Begünstigt von der Regelung des § 23a UStG sind nur die in § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG genannten Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen. Damit müssen die begünstigten Unternehmer ausschließlich und unmittelbar gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dienen. Ob diese Voraussetzungen vorliegen, bestimmt sich ausschließlich nach den Regelungen de...mehr

Bezieht ein Arbeitnehmer (Kinderpflege-)Krankengeld für 5 oder mehr Arbeitstage (nach Ende der Lohnfortzahlung), muss im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe U aufgezeichnet werden. Es spielt keine Rolle, ob der Arbeitgeber im Rahmen der Entgeltfortzahlung noch einen eigenen Zuschuss gewährt hat.mehr

3.1 Geldgewinnspielgeräte sind elektronische Aufzeichnungsgeräte Geldspielgeräte sind nach den Ausführungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)[1] Bestandteile des betrieblichen Datenverarbeitungssystems. Da mit Geldspielgeräten Bareinnahmen aufgezeichnet we...mehr

Geldspielgeräte sind nach den Ausführungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)[1] Bestandteile des betrieblichen Datenverarbeitungssystems. Da mit Geldspielgeräten Bareinnahmen aufgezeichnet werden, gehören sie vergleichbar den Registrierkassen unstrittig z...mehr

Eine mit einer elektronischen Registrierkasse vergleichbare Journaldatenaufzeichnung ist nach Herstellerangaben mit der aktuellen Gerätegeneration möglich. Für den Aufsteller besteht keine Möglichkeit, seine (Alt-) Geräte, die bislang nur zu Tagessalden zusammengefasste Umsätze aufzeichnen, – sofern noch in Gebrauch – technisch nachzurüsten. Gemäß den rechtlichen Anforderunge...mehr

Die Branche ist mächtig. Nicht verwunderlich wäre auch eine künftige, vom Fachverband der Automatenindustrie eigens erwirkte steuerrechtliche Sonderregelung. Während nämlich für klassische elektronische (Alt-) Registrierkassen gemäß dem mittlerweile aufgehobenen BMF-Schreiben v. 26.11.2010 [1] eine steuerliche Übergangsvorschrift bis zum Ablauf des Jahres 2016 galt, durften G...mehr

Das Spielgerät muss eine Kontrolleinrichtung beinhalten, die sämtliche Einsätze, den Gewinn und den Kasseninhalt zeitgerecht, unmittelbar und auslesbar erfasst.[1] Das Kontrollmodul ist fester Bestandteil der Gerätesoftware und hat die Aufgabe, die Einhaltung der sog. Eckdaten der Spielverordnung zu überwachen. So wird beispielsweise der "Spieleraufwand" errechnet, indem die...mehr

Nach § 17 Abs. 1 MiLoG sind die Arbeitszeiten der geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer – also auch der kurzfristig Beschäftigten – spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren. Aufzuzeichnen sind Beg...mehr

Einige dem Grunde nach zur Künstlersozialabgabe verpflichtete Unternehmen kommen der Auskunftspflicht – trotz Aufforderung – nicht (vollständig) nach oder erfüllen die Aufzeichnungspflichten nicht ordnungsgemäß. In diesen Fällen kann die Höhe der Künstlersozialabgabe geschätzt werden.[1]mehr

In einigen Fällen wurden Ausnahmeregelungen bezüglich der Aufzeichnungspflichten geschaffen. Diese werden in der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung und in der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung näher beschrieben.mehr

Arbeitgeber waren bereits vor Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes verpflichtet, die geleistete Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen.[1] Der prüfende Rentenversicherungsträger muss im Rahmen der Betriebsprüfung den arbeitsrechtlichen Anspruch auf das Arbeitsentgelt des einzelnen Arbeitnehmers nachvollziehen können. Grundlage dafür sind die arbeitsrechtlichen Vereinbar...mehr

Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto führen.[1] Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer beschränkt oder unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist. Der Begriff "Lohnkonto" ist irreführend: Darunter ist nicht das buchhalterische Konto "Löhne" zu verstehen, sondern mit diesem Begriff werden vielmehr insgesamt die Aufzeichnungs...mehr

Besondere Aufzeichnungspflichten für die Ermittlung der Zuwendungen bestehen nicht. Die Einhaltung der betragsmäßigen Pauschalierungsgrenze kann anhand der Aufzeichnungen, die der Unternehmer gesondert von den Betriebsausgaben bei Geschenken an Dritte zu führen hat[1], im Übrigen anhand des Lohnkontos und der hierzu aufzubewahrenden Unterlagen, überprüft werden.[2] Aus der B...mehr

Verschärfte Aufzeichnungspflichten gelten für 2 Fallgruppen: für geringfügig entlohnt und kurzfristig Beschäftigte, unabhängig von der Branche des Arbeitgebers sowie für Arbeitgeber in Wirtschaftszweigen/Wirtschaftsbereichen nach § 2a SchwarzArbG. In diesen Fällen müssen Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit geführt und bereitgehalten werden. Diese An...mehr

Rz. 9 Der RA, ob als Einzelanwalt tätig oder in Zusammenschluss einer Sozietät in Form der GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) oder der Partnerschaftsgesellschaft (PartG), hat die Freiberuflereigenschaft. Rz. 10 Wer ein Freiberufler ist, ergibt sich auch aus der Regelung des § 18 EStG (Einkommensteuergesetz). Der Freiberufler hat im Gegenteil zu dem Gewerbetreibenden einig...mehr

3.3.1 Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen Der Betrieb muss bei Bewirtungskosten besondere Aufzeichnungs- und Nachweispflichten beachten. Hierzu wird eine zeitnahe Belegerstellung verlangt. Die Bewirtungskostenabrechnung muss innerhalb kurzer Zeit nach der Bewirtung erstellt werden.[1] Der sog. Bewirtungsbeleg wird als Eigenbeleg vom Betrieb erstellt, der unterzeichnet sein ...mehr

6.1 Gesonderte Aufzeichnung nach § 4 Abs. 7 EStG Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.[1] Eine Vermischung mit anderen Betriebsausgaben muss vermieden werden. Bei Verletzung dieser Aufzeichnungspflicht sind die Geschenkaufwendungen selbst d...mehr

Noch großzügigere Maßstäbe gelten, wenn nach der Lebenserfahrung und den betrieblichen Gegebenheiten so gut wie ausgeschlossen ist, dass die jährlichen Rabatte im Einzelfall den Betrag von 50 EUR bzw. 1.080 EUR übersteigen. Hier wird das Finanzamt dem Befreiungsantrag auch ohne Überwachungsmaßnahmen entsprechen.[1] Zusätzlicher Überwachungsmaßnahmen durch den Arbeitgeber bed...mehr

Rn. 162 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Durch die Vorschrift des § 140 AO werden außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften, die auch für die Besteuerung von Bedeutung sind, für das Steuerrecht nutzbar gemacht. Für einen LuF kommen hier insb die allg Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften des Handelsrechts sowie diejenigen Aufzeichnungspflichten in Betracht...mehr

Abgabepflichtige Unternehmen sind verpflichtet, alle an selbstständige Künstler oder Publizisten gezahlten Entgelte aufzuzeichnen. Bei Verletzung kann ein Bußgeld bis zu 50.000 EUR festgesetzt werden.mehr

Der Arbeitgeber hat im Lohnkonto des Arbeitnehmers folgende Aufzeichnungen zu führen[1]: Die Höhe der steuerfreien Beiträge zur bAV, die Höhe der pauschalierten Beiträge zur bAV sowie die darauf entfallende Lohnsteuer, bei Direktversicherungen und kapitalgedeckten Pensionskassen den Nachweis, dass vor dem 1.1.2018 mindestens ein Beitrag nach § 40b EStG a. F. pauschal besteuert ...mehr

Arbeitgeber und Entleiher, die jeweils einem nach dem SchwarzArbG ausweismitführungspflichtigen Wirtschaftszweig angehören oder Mindestarbeitsbedingungen nach dem AEntG oder dem AÜG einhalten müssen, sind verpflichtet bestimmte Aufzeichnungen vorzunehmen bzw. Daten zu dokumentieren.[1]mehr

Die Entschädigungen für Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz sind im Lohnkonto aufzuzeichnen.[1] Zudem muss der Arbeitgeber in der Lohnsteuerbescheinigung unter Nr. 15 die gezahlten steuerfreien Verdienstausfallentschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz (Lohnersatzleistungen) bescheinigen. Kein Lohnsteuer-Jahresausgleich bei Bezug von Entschädigungen Sofern de...mehr

Der Nachweis der Nicht-Kirchensteuerpflicht kann auf 2 Arten geführt werden: Für die Pauschalbesteuerung des Arbeitslohns aus einer Aushilfs- oder Teilzeitbeschäftigung muss die Nichtzugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft durch eine Erklärung des Arbeitnehmers dokumentiert werden, für die ein amtliches Muster festgelegt wurde.[1] In allen anderen Fällen ...mehr

Rn. 169 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Eine einmal (zu Recht) bestehende Buchführungsverpflichtung endet nicht von selbst; es bedarf vielmehr zusätzlich einer entsprechenden Feststellung durch die FinBeh. Diese muss eindeutig zu erkennen geben, dass sie die Voraussetzungen der Buchführungspflicht nicht mehr für gegeben hält und demgemäß den Wegfall der Buchführungspflicht eintre...mehr

Rn. 171 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Gem § 141 Abs 3 AO geht eine beim Rechtsvorgänger rechtswirksam begründete Buchführungsverpflichtung auf denjenigen über, der den Betrieb im Ganzen zur Bewirtschaftung als Eigentümer (durch Kauf, Erbfall, vorweggenommene Erbfolge) oder Nutzungsberechtigter (durch Pacht, Wirtschaftsüberlassung, Einbringung in eine PersGes usw) übernimmt; ein...mehr

Sachbezüge sind einzeln zu bezeichnen und unter Angabe des Abgabetags oder bei laufenden Bezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des Entgelts mit den steuerlich maßgebenden Werten anzusetzen. Dieser Wert ist um eine Zuzahlung des Arbeitnehmers zu kürzen. Achtung Sachbezüge unter 50 EUR auch eintragen Der Arbeitgeber muss auch Sachbezüge im Lohnkonto eintragen, die aufg...mehr

Der Arbeitgeber kann die steuerfreien Zuschüsse unmittelbar an die Versorgungseinrichtung oder an den Arbeitnehmer auszahlen. Zahlt der Arbeitgeber die steuerfreien Zuschüsse unmittelbar an den Arbeitnehmer aus, muss der Arbeitnehmer die zweckentsprechende Verwendung durch eine entsprechende Bescheinigung des Versicherungsträgers bis zum 30.4. des Folgejahres nachweisen. Der...mehr

Das Vorliegen der Voraussetzungen für den BAV-Förderbetrag ist im Lohnkonto aufzuzeichnen.[1] Wichtig ist daran zu denken, dass die Höhe der Förderung vom Referenzjahr 2016 abhängen kann und dies dementsprechend ebenfalls im Lohnkonto zu dokumentieren ist.[2]mehr

Als Grundlage für den Besteuerungsverzicht muss der Arbeitgeber den außer Ansatz bleibenden Arbeitslohn im Lohnkonto als "steuerfrei gezahlt" aufzeichnen.[1] Dies ermöglicht der Finanzverwaltung, die steuerlich korrekte Behandlung der Arbeitslohnspende zu prüfen. Auf diese besondere Aufzeichnung kann der Arbeitgeber allerdings verzichten. Voraussetzung hierfür ist, dass der A...mehr

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Solidaritätszuschlag zusätzlich zur Lohnsteuer vom Arbeitslohn des Arbeitnehmers einzubehalten. Der Zuschlag ist im Lohnkonto gesondert aufzuzeichnen und jeweils zum selben Zeitpunkt wie die Lohnsteuer an das Betriebsstättenfinanzamt anzumelden und abzuführen. Der Zuschlag ist in der Lohnsteuer-Anmeldung gesondert zu erklären und in der L...mehr

Unbezahlter Urlaub von mindestens 5 zusammenhängend verlaufenden Arbeitstagen im Kalenderjahr muss auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung und im Lohnkonto durch Eintragung des Großbuchstabens U vermerkt werden ("U" = Unterbrechung).[1] Ebenso muss die Anzahl der Unterbrechungen auf der Lohnsteuerbescheinigung eingetragen werden, z. B. bei 2 Unterbrechungen die Zahl "...mehr

Die steuerbegünstigte Überlassung von Vermögensbeteiligungen muss der Arbeitgeber im Lohnkonto des Arbeitnehmers oder in einem Sammellohnkonto aufzeichnen. Dies gilt auch für die erforderlichen Angaben zur Bewertung der Vermögensbeteiligung.mehr

Der Arbeitgeber hat die steuerfreien Aufstockungsbeträge im Lohnkonto aufzuzeichnen und in der Lohnsteuerbescheinigung anzugeben. Aufstockungsbeträge und Lohnsteuer-Jahresausgleich schließen sich aus Die Zahlung steuerfreier Aufstockungsbeträge schließt eine Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs durch den Arbeitgeber sowie des permanenten Lohnsteuer-Jahresausgleichs aus.mehr

Die Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs, die Berechnungen, das Ergebnis sowie die erstatteten Steuerbeträge sind im Lohnkonto aufzuzeichnen. In der Lohnsteuerbescheinigung sind nur die um den Erstattungsbetrag verminderten Beträge auszuweisen.[1] Achtung Arbeitgeberhaftung Der Arbeitgeber haftet für die ordnungsmäßige Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs in gl...mehr

Rn. 167 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Für den Beginn der Buchführungspflicht sind zwei Tatbestandsvoraussetzungen erforderlich: zum einen ist Voraussetzung, dass das FA eine Feststellung trifft, wonach eine der in § 141 Abs 1 AO genannten Grenzen überschritten ist, und zum anderen, dass der LuF auf die bestehende Verpflichtung hingewiesen worden ist. Sind beide Voraussetzungen kum...mehr

Rn. 163 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Unter die Vorschrift des § 141 AO fallen LuF nur, soweit sie nicht bereits nach § 140 AO buchführungspflichtig sind. Gem § 141 AO besteht für Betriebe der LuF eine Buchführungsverpflichtung, wenn einer der in Abs 1 S 1 Nr 1, 3 und 5 genannten Grenzwerte (Umsatz, Wirtschaftswert bzw Gewinn) überschritten ist. Die Buchführungspflicht erstreck...mehr

Rn. 204 Stand: EL 130 – ET: 09/2018 War der bisherige Betriebsinhaber gem § 141 Abs 1 AO buchführungspflichtig, geht diese gem § 141 Abs 3 AO auf den nunmehrigen Nutzungsberechtigten über, ohne dass es hierfür eines gesonderten Hinweises u einer besonderen Feststellung bedarf (§ 141 Abs 3 S 2 AO). Gleichzeitig endet die bisherige Buchführungspflicht beim Überlassenden. Eine G...mehr

Rn. 3b Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Werden neben den inländischen (Eigentums- wie Pacht-)Flächen auch solche im Ausland bewirtschaftet, kann dies sowohl Bedeutung für die Beurteilung einer evtl Buchführungspflicht als auch für die Mindestflächendeckung bei der Abgrenzung der landwirtschaftlichen von der gewerblichen Viehwirtschaft haben. In beiden Fällen sind die im Ausland be...mehr

Rn. 45 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Eine Anwendung der Durchschnittssatzgewinnermittlung ist ausgeschlossen, wenn für den einzelnen Betrieb eine gesetzliche Buchführungspflicht nach §§ 140, 141 AO besteht und der LuF hierauf hingewiesen wurde. Soweit das Gesetz davon spricht, dass der StPfl nicht buchführungspflichtig sein dürfe, ist dies unpräzise; die Buchführungspflicht bez...mehr

Rn. 161 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Eine Verpflichtung zur Führung von Büchern kann sich entweder aus § 140 AO oder aus § 141 AO ergeben. Ihr unterliegen LuF, die einen luf Betrieb als Eigentümer, Pächter, Nießbraucher oder sonstiger Nutzungsberechtigter bewirtschaften, ferner Verpächter, die einen Betrieb im Ganzen verpachtet, aber (noch) nicht in das PV überführt haben. a) Buchfü...mehr

Rz. 5 Es könnte sich ggf. aus den Steuergesetzen eine Buchführungspflicht ergeben. Hierzu sind die §§ 140 und 141 AO (Abgabenordnung) zu prüfen. Diese Vorschriften betreffen jedoch nur Kaufleute oder Land- und Forstwirtschaftsbetriebe. Dazu zählt der RA als Freiberufler nicht. Rz. 6 Aus den Steuergesetzen ergibt sich, dass der RA als Freiberufler auch nicht aus steuerlichen G...mehr

Rz. 3 Aus § 238 HGB (Handelsgesetzbuch), ergibt sich die Buchführungspflicht für Kaufleute. Alle Geschäftsvorfälle müssen in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar sein. § 1 HGB definiert die Kaufmannseigenschaft. Danach ist Kaufmann derjenige, der ein Handelsgewerbe betreibt. Gem. § 2 HGB sind Gewerbetreibende diejenigen, die im Handelsregister eingetragen sind. Ge...mehr

Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.[1] Eine Vermischung mit anderen Betriebsausgaben muss vermieden werden. Bei Verletzung dieser Aufzeichnungspflicht sind die Geschenkaufwendungen selbst dann von der Berücksichtigung bei der Gewinnermit...mehr

Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit den folgenden Angaben und nach Einzugsstellen (= Krankenkassen) getrennt elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen; für die Beitragsgrundlage der Unfallversicherung erfolgt...mehr

Rn. 164 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Die Umsatzgrenze beträgt (ab 01.01.2025) EUR 800 000 (vorher: EUR 600 000); dabei ist vom Umsatz im Kj und nicht vom abweichenden Wj auszugehen. Die genannte Umsatzgrenze ist nach den Vorschriften des § 19 Abs 3 S 1 UStG zu ermitteln (Berechnungsmethodik des Gesamtumsatzes für Kleinunternehmer). Pauschaliert der LuF seine Umsätze nach § 24 U...mehr

Rn. 295 Stand: EL 159 – ET: 08/2022 Für Betriebsvorgänge, die in den Grundbetragsbereich fallen, bestehen grds weder (ertragsteuerliche) Aufzeichnungs- noch Aufbewahrungspflichten; (nachprüfbar) festzuhalten hat der LuF aber seinen Viehbestand. Soweit der Gewinn in bestimmten Teilbereichen durch EÜR zu ermitteln ist, gelten hinsichtlich der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfri...mehr