Aufbewahrungspflicht / Zusammenfassung

Der Arbeitgeber hat sowohl im Arbeits- als auch im Steuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, um in dieser Zeit einen Zugriff darauf sicherzustellen.

Arbeitsrecht: Im Arbeitsrecht gibt es in § 16 Abs. 2 ArbZG eine gesetzliche Pflicht, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Bei Beschäftigung von geringfügig Beschäftigten verpflichtet § 17 Abs. 1 MiLoG den Arbeitgeber zur Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit und zur Aufbewahrung der entsprechenden Aufzeichnungen für die Dauer von 2 Jahren. Gleiches gilt in den Schwarzarbeitsbekämpfungsbranchen (§ 2a SchwarzArbG), nach § 17c Abs. 1 AÜG für Entleiher von Leiharbeitnehmer in diesen Branchen, sowie nach § 19 AEntG für Arbeitgeber im Geltungsbereich eines für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrags (§ 4 Abs. 1 Nr. 1, § 5 Satz 1 Nrn. 1–3, § 6 Abs. 2a AEntG) oder einer entsprechenden Rechtsverordnung (§§ 7, 7a AEntG) über die Zahlung eines Mindestentgelts auf das Arbeitsverhältnis Anwendung finden.

Lohnsteuer: Im Steuerrecht gibt es gesetzliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, um den Steuerbehörden und den Sozialversicherungsträgern im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung bzw. der Betriebsprüfung den Zugriff auf die Daten zu ermöglichen. Das Gesetz sieht in § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG eine eigene 6-jährige Aufbewahrungsfrist vor. Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 und Abs. 3 AO ebenfalls eine Frist von 6 Jahren. Für Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind (Buchungsbelege), gilt nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren.

Sozialversicherung: Die im Zusammenhang mit der Beitragsabrechnung und -zahlung zu erfüllenden Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers sind in § 28f Abs. 1 Sätze 1 und 2 SGB IV genannt.

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