Anwaltssoftware
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Nicht erst seit die Themen Digitalisierung und Legal Tech für Furore sorgen, ist die Wahl der richtigen Kanzleisoftware entscheidend für die Funktionalität und den Erfolg einer Kanzlei. Sie sorgt für die reibungslose Steuerung der internen und externen Prozesse und Kommunikation und bildet die Infrastruktur für Mandanten-, Akten- und Dokumentenmanagement sowie Controlling.
Die Entscheidung für eine Anwaltssoftware
Bei der Anschaffung einer Kanzleisoftware ist es wichtig, dass diese ausbaufähig und zukunftssicher ist und bleibt. Hier wird eine langfristige Beziehung eingegangen.
Die Entwicklungsumgebung muss die Gewähr dafür bieten, dass sie auch dann noch erhalten bleibt, wenn sich die Kanzlei erst einmal an die Software gewöhnt hat. Sie darf nicht veralten, und der Anbieter muss wirtschaftlich stark genug sein, um sicherzustellen, dass die Software weiterentwickelt und gepflegt wird. Sind Kanzleidaten einmal im Softwaresystem erfasst, ist ein Wechsel aufwändig. Aber auch das Anwaltsgeheimnis, der Datenschutz und die IT-Sicherheit erfordern einen wirklich seriösen Vertragspartner.
Was die Software für Anwälte können muss
Unverzichtbares Kernstück ist ein Mandats- und Aktenmanagement, das die Abbildung und Überwachung sämtlicher Mandate für alle Berechtigten ermöglicht. Wichtig ist eine sichere und funktionale Erfassung aller Leistungen und Arbeitszeiten. Betriebswirtschaftliche Auswertungen müssen einfach durchführbar, Buchhaltung und Mahnwesen ggf. integriert sein. Es ist zu entscheiden, ob und in welchem Umfang Fachmodule gewünscht sind und ob der Schritt in die Cloud gewagt werden soll. Angesichts der Pflicht zur aktiven Nutzung des beA ist auch eine beA-Schnittstelle ein Muss.
Anwaltssoftware in der Kanzleiorganisation implementieren
Sowohl mit dem Dienstleister als auch intern sind Datensicherheit und Datenschutz durch entsprechende Vereinbarungen, Dokumentationen und Schulungen sicherzustellen. Hierfür sind in der Kanzlei verantwortliche Personen zu benennen.
