Nach aktueller Rechtslage ist der Begriff "elektronische Rechnung" als eine Rechnung definiert, welche die nach der MwStSystRL erforderlichen Angaben enthält und in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.[18] Ferner muss der Rechnungsempfänger der Verwendung der elektronischen Rechnung zustimmen.[19]
Neue Definition der "elektronischen Rechnung": Bereits mit der ersten Stufe soll es zu Änderungen bei der Rechnungstellung kommen. Diese Änderungen sollen am 1.1.2024 in Kraft treten und insoweit der Vorbereitung der vierten Stufe (Modernisierung der Mehrwertsteuermeldepflichten auf Rechnungsebene) dienen.[20] Zum einen erhält der Begriff der elektronischen Rechnung eine neue (engere) Definition. Danach bezeichnet der Ausdruck "elektronische Rechnung" (nur noch) eine Rechnung, die die nach der MwStSystRL erforderlichen Angaben enthält und in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.[21]
Während nach aktueller Rechtslage z.B. ein per E-Mail übermitteltes PDF-Dokument, etc. als elektronische Rechnung gilt, wäre dies ab dem 1.1.2024 nicht mehr als elektronische Rechnung anerkannt.
Wegfall Zustimmungsvorbehalt des Rechnungsempfängers: Zum anderen wird der Zustimmungsvorbehalt des Rechnungsempfängers zur Verwendung der elektronischen Rechnung aufgehoben.[22] Nach Ansicht der Europäischen Kommission hindere der in Art. 232 MwStSystRL enthaltene Zustimmungsvorbehalt des Rechnungsempfängers die Mitgliedstaaten daran, eine obligatorische elektronische Rechnungstellung einzuführen, die als Grundlage für ein elektronisches Meldesystem dienen könnte.
Option zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung: Ferner sollen die Mitgliedstaaten den Steuerpflichtigen die Ausstellung elektronischer Rechnungen vorschreiben können.[23] In einem solchen Fall müssen die Mitgliedstaaten die Ausstellung elektronischer Rechnungen zulassen, welche der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste von Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates entsprechen. Die Ausstellung elektronischer Rechnungen durch Steuerpflichtige und ihre Übermittlung unterliegen – unbeschadet der gem. Art. 395 MwStSystRL genehmigten Sondermaßnahmen, die bereits vor Inkrafttreten dieser Richtlinie umgesetzt wurden – keiner vorherigen Genehmigung oder Überprüfung durch die Steuerbehörden.[24]
Die beiden letztgenannten Änderungen führen dazu, dass die Mitgliedstaaten zukünftig keine Sonderermächtigung nach Art. 395 MwStSystRL mehr benötigen würden, wenn sie eine elektronische Rechnungstellung einführen wollten.[25]
Problematisch an diesen Vorschlägen ist, dass sie für jeden Steuerpflichtigen unabhängig von seiner Größe gelten würden. Nach dieser Konzeption würden auch kleine Unternehmen diesen neuen elektronischen Rechnungsvoraussetzungen nachkommen müssen (zu prüfen wird zudem sein, ob sogar Kleinbetragsrechnungen erfasst sein sollen). Diesbezüglich gibt der Bundesrat[26] in seiner Stellungnahme zu ViDA zu bedenken, dass gerade für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) ein neues elektronisches und umsatzbasiertes Meldesystem eine im Verhältnis zu den vorhandenen Ressourcen überproportionale Herausforderung darstelle, insbesondere wenn die Anzahl der B2B-Rechnungen gering sei und deshalb nur ein begrenzter Bürokratieentlastungseffekt eintreten dürfte. Den Belangen der KMU sei durch geeignete Vereinfachungen Rechnung zu tragen. Dies sei gerade auch im Hinblick auf eine etwaige Übertragung des Systems auf rein nationale Geschäftsvorfälle wichtig, da infolgedessen alle Betriebe von den digitalen Neuerungen betroffen wären.[27]
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