Rz. 67
Erstellt das Unternehmen seine Buchführung durch eine EDV-Anlage, stellen sich der Außenprüfung besondere Probleme. Allgemein zu den Voraussetzungen der Speicherbuchführung vgl. § 145 AO Rz. 4a, zur Nutzung der Speicherbuchführung zu Prüfungshandlungen s. § 147 Abs. 6 AO.
Ist das Ergebnis der EDV-Buchführung nach Form und Inhalt einer konventionellen Buchführung vergleichbar, so bietet die Prüfung keine Besonderheiten; der Prüfer kann progressiv oder retrograd (vgl. Rz. 47) prüfen, ob der Beleg steuerlich richtig gebucht wurde ("Prüfung um den Computer herum").
Rz. 68
Die Arbeitsweise und Besonderheiten einer EDV-Anlage führen jedoch dazu, dass dies bei fortgeschritteneren Systemen nicht mehr möglich ist. Die Anlage arbeitet dann in so erheblichem Umfang mit verdichteten Zahlen, dass eine konventionelle Prüfung mit vertretbarem Zeitaufwand kaum möglich ist. Dann bleibt nur die Prüfung der Methode der Speicherführung selbst, d. h. die "Prüfung durch den Computer hindurch". Diese Prüfung kann auf zwei Arten erfolgen:
- Prüfung der EDV-Anlage,
- Prüfung durch die EDV-Anlage.
Rz. 69
Bei der Prüfung der EDV-Anlage wird geprüft, ob die Programme die steuerlich richtige Behandlung sicherstellen. Hierbei macht sich der Prüfer den Umstand zunutze, dass die EDV-Anlage zwingend richtige Ergebnisse produziert, wenn Programme und Eingabe richtig sind. Es erübrigt sich also die Prüfung der einzelnen verarbeiteten Fälle. Geprüft wird somit nur die Korrektheit der Programme und der Eingabe ("Systemprüfung"). Mittel dieser Systemprüfung sind Prüfung der Programmdokumentation auf Vollständigkeit und sachliche Richtigkeit, Prüfung der Testläufe, der Datensicherung, der Sicherung der richtigen Eingabe, der maschinellen Plausibilitätsprüfungen usw. Möglich sind auch eigene Testläufe.
Rz. 70
Bei der Prüfung "mit dem Computer" wird die EDV-Anlage selbst zu Prüfungszwecken benutzt. Ist festgestellt oder wird vermutet, dass eine bestimmte Art von Geschäftsvorfällen unrichtig behandelt worden ist, so ist die EDV-Anlage mittels eines Suchprogramms in der Lage, aus der Masse der Daten die durch bestimmte Suchbegriffe gekennzeichneten Daten zu selektieren (z. B. Selektion aller Reparaturaufwendungen über einen bestimmten Betrag, um sie auf Aktivierung zu überprüfen). Zu der Frage, ob der Außenprüfer verlangen kann, dass ihm die EDV-Anlage des Stpfl. zu Prüfungszwecken zur Verfügung gestellt wird, vgl. § 147 Abs. 6 AO; § 200 AO Rz. 8.
Rz. 71
Diese Methode der Prüfung ist von der Finanzverwaltung weiter entwickelt worden zur sog. "digitalen Außenprüfung". Rechtlicher Ausgangspunkt dieser Prüfungsmethode ist § 147 Abs. 6 AO, wonach die Finanzbehörde Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und die Datenverarbeitungsanlage des Stpfl. zur Prüfung nutzen kann. Außerdem kann die Außenprüfung verlangen, dass die Daten von dem Unternehmen nach bestimmten Vorgaben maschinell ausgewertet oder die Daten dem Außenprüfer auf einem Datenträger zur Verfügung gestellt werden[1]. Der Datenzugriff erfasst die gesamte Finanzbuchhaltung, und zwar auch solche Konten, die aus Sicht des Stpfl. nur das handelsrechtliche, nicht das steuerliche Ergebnis beeinflussen. Der Stpfl. ist daher nicht berechtigt, einzelne Konten der Finanzbuchhaltung zu sperren[2]. Vom Datenzugriff werden ebenfalls Nebenbücher zur Finanzbuchhaltung erfasst[3].
Rz. 72
Insbesondere die Verpflichtung des Stpfl., die Daten der Finanzbuchhaltung und der Nebenbücher dem Außenprüfer auf einem maschinell lesbaren Datenträger auszuhändigen, ermöglicht es der Finanzverwaltung, die Daten mit eigenen Prüfprogrammen und Prüfmakros auf Schlüssigkeit oder prüfungswürdige Abweichungen von den als normal definierten Standards zu untersuchen. So können auf diese Weise z. B. Besonderheiten bei Abschreibungen (Abweichung der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von den AfA-Tabellen, hohe Abschreibungssätze), die richtige Periodenabgrenzung oder andere prüfungswürdige Sachverhalte identifiziert werden[4].
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