Für Lohnsteuer-Außenprüfungen gelten grundsätzlich gesonderte Verfahrensregelungen (§ 42f EStG). Ergänzend sind aber die Vorschriften der Abgabeordnung (AO) anzuwenden (insbes. §§ 193 ff. AO). Deshalb haben die ab 2023 geplanten Änderungen auch einige Auswirkungen auf Lohnsteuerprüfungen.
Die Bundesregierung hat Ende August 2022 den Entwurf für ein "Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 des Rates vom 22. März 2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts" ins Gesetzgebungsverfahren eingebracht (Bundesrats-Drucksache 409/22). Damit sollen u.a. steuerverfahrensrechtliche Bestimmungen in der AO, insbesondere im Zusammenhang mit der Durchführung von Außenprüfungen, modernisiert werden.
Lohnsteueraußenprüfung: Videokonferenzen statt Präsenz
Zukünftig können Besprechungen usw. auch elektronisch durch Übertragung in Bild und Ton erfolgen (§ 87a Abs. 1a AO). Dies eröffnet die bereits während der Corona-Pandemie geschaffene Möglichkeit, Besprechungen im Rahmen von Außenprüfungen auch per Videokonferenzsystem durchzuführen und dadurch auf Besprechungen in Präsenz zu verzichten.
Lohnsteueraußenprüfung: Außerhalb des Firmengeländes
Eine weitere vorgesehene Änderung ermöglicht es den Außenprüfern, die Prüfung von jedem beliebigen "Einsatzort" durchzuführen und aufzubewahren (§ 147 Abs. 7 AO). Hierdurch werden erste Urteile, die vorgesehen hatten, dass die Daten der geprüften Firma nicht den Bereich des Firmengeländes verlassen dürfen, gesetzlich überschrieben. Die mobilen Endgeräte des Prüfers sind aber entsprechend zu schützen (§ 200 Abs. 2 AO).
Lohnsteueraußenprüfung: Buchführung im Ausland
Gegenstand der Prüfung sind die aufzeichnungspflichtigen und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Die Art der Außenprüfung ist hierbei unerheblich, sodass z. B. die Daten der Finanzbuchhaltung auch Gegenstand der Lohnsteuer-Außenprüfung sein können. Die elektronische Buchführung kann zukünftig statt in einem auch in mehreren Mitgliedsstaaten der EU geführt und aufbewahrt werden. Es bedarf keiner Zustimmung des Finanzamts. Allerdings müssen die Unterlagen bei einer Außenprüfung oder bei Übergang von einer Nachschau zu einer Außenprüfung augenblicklich zur Verfügung stehen (§ 146 Abs. 2a AO). Bei einer Buchführung in Drittstaaten muss weiterhin die Zustimmung des Finanzamts erfolgen. Auch hier ist es zukünftig möglich, die Buchführung in mehreren Drittstaaten zu unterhalten (§ 146 Abs. 2b AO).
Lohnsteueraußenprüfung: Datenzugriff
Bei maschineller Lohnabrechnung besteht ein Recht auf Datenzugriff. Bislang waren drei Möglichkeiten vorgesehen (§ 146 Abs. 3 AO):
- Der sogenannte Z1-Zugriff regelte den unmittelbaren Zugriff direkt am System der geprüften Firma ohne die sogenannte Fernabfrage.
- Beim sogenannten Z2-Zugriff musste die geprüfte Firma zusätzlich noch einen Operator, der die Abfrage im Auftrag des Prüfers durchführt, zur Verfügung stellen.
- Der sogenannte Z3-Zugriff sieht dagegen vor, dass die geprüfte Firma die Daten in einem empfohlenen Format auf einem Datenträger wie einem USB-Stick oder einer CD-/ DVD-Rom für die Außenprüfung überlässt.
Nunmehr wird klargestellt, dass der Prüfer weiterhin das Datenverarbeitungssystem der geprüften Firma für die Auswertung nutzen kann (bisher Z1/Z2) bzw. dass die Daten maschinell auswertbar auf einem Datenträger übergeben werden (bisher Z3) oder (neu) dass die Daten in einem maschinell auswertbaren Format an die Finanzverwaltung übertragen werden. Diese neue Variante ist die gesetzliche Absicherung für die während der Corona-Pandemie eingeführte Möglichkeit, die Daten für eine Außenprüfung auf eine sogenannte Cloud der Finanzverwaltung zu übertragen. Der Prüfer oder die Prüferin lädt die Daten aus dieser Cloud dann auf sein Notebook und führt die Prüfung darauf durch. Eine entsprechende Anpassung erfolgt auch bezüglich Daten, die bei einem Steuerberater vorgehalten werden.
Digitale Lohnschnittstelle
Im Bereich der Lohnbuchhaltung hat sich die sogenannte Digitale Lohnschnittstelle (DLS) für die Formate und Bezeichnungen der Lohndaten bewährt. Seit dem Jahr 2018 besteht eine gesetzliche Verpflichtung, die Daten entsprechend der Schnittstellenbeschreibung zu übergeben (§ 4 Abs. 2a LStDV). Eine neue Vorschrift (§ 147b AO) soll nun regeln, dass die Finanzverwaltung mit Zustimmung des Bundesrates im Wege von Rechtsverordnungen weitere Schnittstellen(-beschreibungen) bestimmen darf. Für den Bereich der Lohnsteuer wird sich aufgrund der bereits bestehenden "Vorreiterrolle" diesbezüglich wenig ändern.
Beschleunigung von Außenprüfungen
Die weiteren geplanten Gesetzesänderungen dienen vor allem der Beschleunigung von Prüfungen. Die dürfte im Wesentlichen reguläre Betriebsprüfungen betreffen. Im Einzelfall könnten sich aber auch bei Lohnsteuerprüfungen Auswirkungen ergeben.
Mit der Prüfungsanordnung kann die Finanzverwaltung zukünftig auch bereits Unterlagen anfordern und deren Vorlage innerhalb einer angemessenen Frist verlangen. Dies gilt auch für elektronische Buchhaltungsunterlagen (§ 197 AO). Der Prüfer kann zusätzlich der geprüften Firma auch Prüfungsschwerpunkte mitteilen. Hierdurch wird die Außenprüfung jedoch nicht auf bestimmte Sachverhalte beschränkt. Beides gilt ebenfalls ab 2023.
Darüber hinaus sollen insbesondere mit den folgenden Maßnahmen die Rahmenbedingungen für Außenprüfungen modernisiert werden:
- Begrenzung der Ablaufhemmung (§ 171 Abs. 4 AO) für außengeprüfte Unternehmen,
- zeitnahe Rechtssicherheit durch die Einführung eines bindenden Teilabschlusses (§ 180 Abs. 1a AO),
- Neuregelung der Mitwirkungspflichten (§ 90 AO),
- Einführung eines neuen Sanktionssystems bei Mitwirkungsverlangen (§ 200a AO), das für alle Außenprüfungen gilt,
- Vereinbarung von Zwischengesprächen (§ 199 Abs. 2 AO).
Diese Neuregelungen sollen allerdings erstmals nach 2024 gelten.
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