Compliance-Management: Bedeutung, Aufgabenschwerpunkte u ... / 4 Anhang: Stellenbeschreibung Compliance-Beauftragter

Um die praktikable Gestaltung des Compliance-Management-Systems zu veranschaulichen, finden Sie im Anhang einen Mustertext zur Stellenbeschreibung für den Compliance-Beauftragten. Darin werden Aufgaben, Kompetenzen, organisatorische Einordnung und weitere Aspekte beispielhaft benannt.

Mit dem Compliance-Beauftragten wird ein zentraler Ansprechpartner und Kümmerer als gewillkürter Unternehmensbeauftragter für Compliance-Fragen geschaffen, der diese Aktivitäten als Teil des Pflichtendelegationssystems im Unternehmen koordinieren und dort wo notwendig ergänzen soll. Die Bestellung zum Compliance-Beauftragten sollte daher schriftlich erfolgen. Aufgaben und Befugnisse des Compliance-Beauftragten sind zu bestimmen und schriftlich festzuhalten. Diesem Zweck dient der folgende Mustertext.

Die in dem Mustertext erwähnten Anlagen sind Bestandteile des Haufe Compliance Office, aus dem auch die Stellenbeschreibung selbst entnommen wurde.

Muster: Stellenbeschreibung/Aufgabenzuweisung für den Compliance-Beauftragten

Compliance-Beauftragter: Stellenbeschreibung/Aufgabenzuweisung, Bestellung zum Compliance-Beauftragten

[Briefkopf]

[Compliance-Beauftragter]

– im Hause –

Bestellung zum Compliance-Beauftragten

Hiermit wird

[xxx]

[zusätzlich zu seinen bisherigen Aufgaben] zum

Compliance-Beauftragten

für [Unternehmen, Bereich, Standort]

bestellt.

Für die Wahrnehmung der Tätigkeit als Compliance-Beauftragter werden nachfolgende Feststellungen und Regelungen getroffen:

1. Compliance im Unternehmen und Aufgaben des Compliance-Beauftragten

   1.1	Compliance bedeutet die Bewahrung von Rechtskonformität und Redlichkeit. Das gilt insbesondere für die Einhaltung von Regeln, die im besonderen öffentlichen Interesse liegen und deren Verletzung deshalb mit Bußgeld oder Strafen bedroht ist oder zu erheblichen Rufschädigungen und Vermögensgefährdungen führen kann.
   1.2	Diesem Ziel dienen insbesondere die in Anlage 1a im Statut der Compliance- und Risikomanagement Koordinationsgruppe (RICKO-Gruppe) genannten Aufgabenstellungen und Prozesse.
   1.3	Die Sorge um die Regeltreue und Redlichkeit bei Führung unserer Geschäfte ist Aufgabe jedes Mitarbeiters, aller Führungskräfte und der Geschäftsleitung. Unsere Zielsetzung sind Mitarbeiter und Prozesse, die dafür Sorge tragen, dass Compliance-Risiken rechtzeitig erkannt und Verstöße vermieden werden können.
   1.4	Dies vorausgeschickt ist der Compliance-Beauftragte der zentrale Ansprechpartner und Koordinator für Compliance-Fragen im Unternehmen. Er soll eng mit den Mitarbeitern, Führungskräften und weiteren Beauftragten im Unternehmen zusammenarbeiten. Hierzu gehört insbesondere die Vorbereitung und Leitung der Sitzungen der Compliance- und Risikomanagement Koordinationsgruppe und die Zusammenarbeit in dieser Gruppe zur Koordinierung und Lösung von Compliance-Fragestellungen.

2. Stellvertretung

   Der Compliance-Beauftragte wird vertreten durch [xxx].

3. Zuordnung, Berichterstattung

   In seiner Funktion als Compliance-Beauftragter ist der Beauftragte – ungeachtet seiner sonstigen Einbindung in das Organisationssystem des Unternehmens – unmittelbar der Geschäftsführung unterstellt und berichtet regelmäßig und unmittelbar an ein von der Geschäftsführung benanntes Geschäftsführungsmitglied.

4. Kompetenzen, Eskalationspflichten, Ressourcen

   4.1	Der Compliance-Beauftragte ist bei der Ausübung seiner Aufgabenstellung fachlich unabhängig.
   4.2	Der Compliance-Beauftragte hat in allen Compliance-Fragestellungen ein Beratungs- und Mitwirkungsrecht, das er nach eigener Einschätzung ausüben kann.
   4.3	Mit der Rolle als Compliance-Beauftragter sind keine operativen Weisungsbefugnisse verbunden, soweit es um Prozesse und Themenstellungen geht, die primär in der Verantwortung anderer Abteilungen, Führungskräfte oder Beauftragter liegen.
   4.4	Operative Weisungsrechte des Compliance-Beauftragten bestehen in Bezug auf die Prozesse gemäß Anlage 2. Sie dienen dazu, deren Umsetzung durch eigene Maßnahmen und/oder über die Linienvorgesetzten herbeizuführen, für deren Verantwortungsbereich diese Prozesse umgesetzt werden sollen.
   4.5	Stellt der Beauftragte fest, dass ungeachtet seiner Beratungs-, Unterstützungs- und Schulungstätigkeiten Standards, Verfahren oder bestimmte Situationen im Unternehmen weiterhin nicht den vorgeschriebenen Standards oder Ergebnissen entsprechen oder die Gefahr besteht, dass diese durch weitere Einwicklungen verletzt bzw. verfehlt werden können, ist der Beauftragte verpflichtet, die im Unternehmen dafür verantwortlichen Führungskräfte und Mitarbeiter umgehend zu unterrichten und auf Abhilfe zu drängen. Falls dies keinen absehbaren Erfolg hat, ist er dann verpflichtet, die Geschäftsleitung zu informieren.
   4.6	Unabhängig hiervon, ist der Beauftragte jederzeit berechtigt, in eigener Initiative, ohne besondere Beauftragung und gegebenenfalls auch in schriftlicher Form gegenüber der Geschäftsleitung seine Einschätzung zu Compliance-Risiken mitzuteilen. Das gilt auch, soweit Compliance-Risiken mit Verfahren und Aufgabenstellungen...