Es muss aus der Rechnung der Name des Bewirtenden hervorgehen – es sei denn, es handelt sich um Kleinbeträge i.S.d. UStDV.

Gleichzeitig ist klar, dass auch die in § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 Satz 2 EStG enthaltenen Informationen (Ort und Tag der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen) aus der Rechnung hervorgehen müssen. Beachten Sie: Eigenbelege sind insoweit ausgeschlossen[21].

Die zusätzlich erforderlichen Angaben (wie Bewirtungsanlass, Teilnehmer der Bewirtung) können

  • auf der Rechnung gemacht werden, die in der Praxis entsprechende Felder zum Ausfüllen aufweist oder
  • aber auch getrennt hiervon erfolgen. Beachten Sie: In diesem Fall ist aber eine Zusammenfügung bzw. gegenseitiger Verweis erforderlich[22].

Beachten Sie: Die Aufzeichnungen müssen auch für jeden Einzelfall den geschäftlichen Anlass und die Teilnehmer erfassen[23].

Beraterhinweis Demnach muss der geschäftliche Anlass stets hinreichend dokumentiert sein. Nichtssagende Floskeln wie "Arbeitsgespräch" reichen nicht aus[24]. Denn diese ermöglichen es der Finanzverwaltung nicht, zu überprüfen, ob tatsächlich ein geschäftlicher Anlass gegeben ist. Angaben zum Anlass der Bewirtung müssen derart konkret sein, dass die Finanzverwaltung die geschäftliche Veranlassung überprüfen kann.

Namentliche Bezeichnung der bewirteten Person: Grundsätzlich ist jede bewirtete Person mit Namen zu bezeichnen. Ausnahme: Anders verhält es sich hingegen, wenn dies dem Steuerpflichtigen – etwa wegen der Anzahl der Teilnehmer, z.B. bei Betriebsbesichtigungen – nicht zumutbar ist. Dann sind die bloße Anzahl und charakterisierende Gruppenbezeichnungen ausreichend, wie z.B. "Mitarbeiter der Firma X, 135 Personen"[25].

Zeitnahe Angaben: Die Angaben müssen daher auch zeitnah erfolgen, um zu verhindern, dass der bewirtende Steuerpflichtige diese manipulativ den gesetzlichen Vorgaben – z.B. nach Einholung eines Rats seines Steuerberaters – anpasst.

Beraterhinweis Somit genügt es nicht, nach Ablauf des Geschäftsjahres den diesbezüglichen Vordruck auszufüllen[26]. Sehr misslich wäre es somit, erst in der Betriebsprüfung Rechnungen vorzulegen, bei denen die Felder für die entsprechenden Angaben nicht ausgefüllt sind und erst nach Beanstandung durch den Prüfer die entsprechenden Angaben dann nachzuholen. Die Aufzeichnungen zur Bewirtung sind mithin zeitnah vorzunehmen, da sie andernfalls von der Finanzverwaltung nicht anerkannt werden.

Getrennte Aufzeichnung/Aufbewahrung: Die Aufzeichnung muss nach § 4 Abs. 7 S. 1 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen BA erfolgen. Wird hiergegen verstoßen, sind die Aufwendungen nicht zum Abzug zugelassen (§ 4 Abs. 7 S. 2 EStG)[27]. Die Belege sind vom Steuerpflichtigen zehn Jahre nach § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO aufzubewahren[28].

Ansonsten sei wegen des Inhalts der Angaben bzw. der formalen Voraussetzungen verwiesen auf

[21] BFH v. 18.4.2012 – X R 57/09, BStBl. II 2012, 770 = EStB 2012, 361 (Aweh); Tetzlaff, NWB OAAAG-53901, Rz. 75f.
[22] R 4.10 (8) S. 5 ff. EStR.
[24] H 4.10 (5-9) – Anlass der Bewirtung – EStH; Tetzlaff, NWB OAAAG-53901, Rz. 75.
[25] R 4.10 (9) S. 1 ff. EStR.
[26] Tetzlaff, NWB OAAAG-53901, Rz. 77; BFH v. 31.7.1990 – I R 62/88, BStBl. II 1991, 28.
[27] Tetzlaff, NWB OAAAG-53901, Rz. 83; Jauch, NWB Beilage zu 2021/13, 32 (37); FG Baden-Württemberg v. 12.4.2016 – 6 K 2005/11, EFG 2016, 1197.
[28] Tetzlaff, NWB OAAAG-53901, Rz. 82; Jauch, NWB Beilage zu 2021/13, 32 (37).
[29] BMF v. 30.6.2021 – IV C 6 - S 2145/19/10003 :003 – DOK 2021/0748446, EStB 2021, 341 (Gehm) (in dieser Ausgabe).

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