Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Reisekosten / 5. Ermittlung der abziehbaren ...

Rz. 108

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

§ 3c Abs 1 EStG verbietet den Abzug von WK, soweit sie mit steuerfreien ‚Einnahmen’ im Zusammenhang stehen (zum Grundsätzlichen > Rz 39). Das gilt auch für die Reisekosten. Hat der ArbG dem ArbN Trennungsgelder oder Reisekostenvergütungen nach § 3 Nr 13 oder Nr 16 EStG steuerfrei ausgezahlt, kann der ArbN die ihm vergüteten Aufwendungen insoweit nicht mehr als WK abziehen (zur Verpflegung vgl § 9 Abs 4a Satz 11 EStG). Die jeweils anzusetzenden Verpflegungspauschalen werden mithin um die steuerfreien Auslösungen – bis auf Null – gekürzt. § 3c EStG gilt allerdings nur für tatsächlich vom ArbG ausgezahlte Beträge (BFH 233, 171 = BStBl 2011 II, 829).

Rz. 108/1

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Wird dem ArbN während einer beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte vom ArbG oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine übliche Mahlzeit zur Verfügung gestellt, gilt seit 2014 folgende Regelung:

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Steht dem ArbN für diesen Tag keine Verpflegungspauschale zu, weil er nicht mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist oder der ArbG die Abwesenheit nicht dokumentiert, wird der Sachbezug Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet (§ 8 Abs 2 Satz 8 EStG; zu den Werten > Anh 15) und dem LSt-Abzug unterworfen (Besteuerungsvariante). Für den Abzug von WK bleibt kein Raum.

Als üblich gilt eine Mahlzeit – unabhängig davon, ob sie im In- oder Ausland zur Verfügung gestellt wird – bis zum Preis von 60 EUR (vgl BMF vom 25.11.2020, Rz 61, BStBl 2020 I, 1228).

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Ist der ArbN mehr als 8 Stunden auswärts tätig und hat er deshalb Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, wird diese gekürzt (der Sachbezug "Mahlzeit" bleibt unbesteuert [vgl § 8 Abs 2 Satz 9 EStG] – Pauschalkürzungsvariante). Die Kürzung beträgt

20 % der ganztägigen Verpflegungspauschale (28 EUR x 20 % = 5,60 EUR) für ein Frühstück,
40 % der ganztägigen Verpflegungspauschale (28 EUR x 40 % = 11,20 EUR) jeweils für ein Mittag- oder ein Abendessen. Die Kürzung darf die Verpflegungspauschale nicht übersteigen.

Zu Einzelheiten > Auslösungen bei privaten Arbeitgebern Rz 40 ff.

Beispiel 1:

Vertriebsmitarbeiter V ohne > Erste Tätigkeitsstätte nimmt an einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung teil. Der ArbG übernimmt die auf ihn ausgestellte Rechnung, in der auch ein Mittagessen mit 20 EUR abgerechnet wird. Ein weitergehendes Tagegeld wird nicht gezahlt. V ist 10 Stunden von seiner Wohnung abwesend.

Dem V steht eine steuerliche Verpflegungspauschale von 14 EUR zu (mehr als 8 Stunden auswärtig tätig). Der ArbG hat deshalb keinen Sachbezugswert für die Mahlzeit zu versteuern. Wegen des vom ArbG gestellten Mittagessens muss er die Verpflegungspauschale aber um 11,20 EUR kürzen. Die verbleibenden 2,80 EUR kann der ArbN als WK geltend machen.

Beispiel 2:

ArbN A mit erster Tätigkeitsstätte am Betriebssitz des ArbG in Düsseldorf (Muttergesellschaft im Rahmen des Konzernverbundes) wird im Jahr 2022 sechs Monate zur Kölner Tochtergesellschaft entsandt. Dorthin fährt er arbeitstäglich von seiner Wohnung aus und er kann dabei mittags an der kostenlosen Gemeinschaftsverpflegung teilnehmen. Die Kosten hierfür rechnet die Tochter- mit der Muttergesellschaft ab, die weiterhin das Gehalt des A auszahlt. Reisekosten erstattet der ArbG nicht. A ist täglich mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung abwesend.

In den ersten drei Monaten steht A eine tägliche Verpflegungspauschale zu, deshalb versteuert der ArbG keine Sachbezugswerte (§ 8 Abs 2 Satz 9 EStG). Als WK kann A täglich (14 EUR – 11,20 EUR =) 2,80 EUR als WK geltend machen. Ab dem vierten Monat steht A keine Verpflegungspauschale nach § 9 Abs 4a EStG mehr zu. Ein WK-Abzug entfällt und der ArbG versteuert den Sachbezugswert iHv arbeitstäglich 3,57 EUR zusammen mit den Monatsbezügen nach § 8 Abs 2 Satz 8 EStG. Alternativ hat er die Möglichkeit der Pauschalierung nach § 40 Abs 2 Satz 1 Nr 1a EStG. Daran wird zu denken sein, wenn der ArbG keine Aufzeichnungen über die Zahl der tatsächlich eingenommenen > Mahlzeiten hat.

Beispiel 3:

ArbN B fährt zu einer Arbeitsbesprechung in der auswärtigen Zweigstelle des ArbG, die 150 km von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte entfernt liegt. Der ArbG bucht ihm eine Übernachtung mit Frühstück und Mittagessen im nahe gelegenen Hotel und übernimmt die dafür anfallenden Kosten. Da die Besprechung früher als geplant endet, fährt B ohne Einnahme des Mittagessens nach Hause.

B hätte zwar für den An- und Abreisetag Anspruch auf Verpflegungspauschalen von 2 x 14 EUR. Die Verpflegungspauschale für den zweiten Tag ist um beide Mahlzeiten (Frühstück/Mittagessen) zu kürzen (5,60 EUR + 11,20 EUR), sodass eine steuerfreie Erstattung für diesen Tag entfällt (Kürzung auf 0 EUR). Der ArbG braucht keine Sachbezugswerte zu versteuern. Dass – und aus welchen Gründen – der B das Mittagessen nicht eingenommen hat, ist unerheblich (BMF vom 25.11.2020, Rz 75, BStBl 2020 I, 1228; BFH 269, 550 = BStBl 2020 II, 783); zur Gesamtproblematik > Mahlzeiten Rz 18 ff.