Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führ... / IV. Nachweispflichten
 

Rz. 57

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

ArbG (und ArbN) müssen zum Nachweis der Höhe und der geschäftlichen Veranlassung schriftlich folgende Angaben machen (§ 9 Abs 5 Satz 1 iVm § 4 Abs 5 Satz 1 Nr 2 EStG; > R 4.10 Abs 8, 9 EStR; BMF vom 21.11.1994, BStBl 1994 I, 855; vgl Broudré, DB 1995, 1430):

 

Rz. 58

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

Ort der Bewirtung. Die Rechnung muss den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers (der Gaststätte) enthalten. Das gilt auch bei Rechnungen von nicht mehr als 250 EUR (> Rz 60);
 

Rz. 59

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

Tag der Bewirtung. Das Datum muss auf der maschinell erstellten und registrierten Rechnung (> Rz 64) ausgedruckt werden. Handschriftliche Ergänzungen oder Datumstempel reichen nicht aus;
 

Rz. 60

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

Teilnehmer an der Bewirtung. Die Rechnung muss auf den Namen des bewirtenden Stpfl unter Angabe von dessen Anschrift ausgestellt sein, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 250 EUR (uE einschließlich USt) übersteigt. Unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrags muss die Rechnung den Namen des/der Bewirteten enthalten. Werden mehrere Personen bewirtet, müssen grundsätzlich die Namen aller Teilnehmer der Bewirtung, ggf auch der des bewirtenden ArbN/ArbG, angegeben werden (vgl BFH 152, 506 = BStBl 1988 II, 581); anders, wenn die Namensfeststellung dem Stpfl unzumutbar ist (dann genügt die Zahl der Teilnehmer), was bei bewirtenden ArbN aber idR nicht der Fall sein dürfte.
 

Rz. 60/1

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

Name und Anschrift der bewirteten Personen (des Rechnungsemfängers) sind oberhalb von 250 EUR nach § 33 UStDV zwingend erforderliche Rechnungsangaben und damit auch als ertragsteuerlicher Nachweis unabdingbar (R 4.10 Abs 8 Satz 8 EStR). Unterhalb des genannten Betrags können diese Daten ggf vom FA nachgefordert werden. Die Namensangabe des Bewirtenden darf nur der Gastwirt auf der Rechnung vornehmen oder – auf dieser oder durch eine sie entsprechend ergänzende Urkunde – nachholen (BFH 161, 125 = BStBl 1990 II, 903; BFH 237, 311 = BStBl 2012 II, 770; BFH/NV 2012, 1768);
 

Rz. 61

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

Anlass der Bewirtung. Die Angaben hierzu müssen den Zusammenhang mit einem beruflichen Vorgang erkennen lassen und konkret sein, zB Verhandlung über den Verkauf von LKW. Allgemeine Angaben wie Arbeitsessen, Kundenpflege oder Informationsgespräch genügen idR nicht, um den beruflichen Zusammenhang zu erklären (BFH 205, 234 = BStBl 2004 II, 502 mwN). Ebenso nicht nur die Angabe der Namen und Funktion der Bewirteten (EFG 2011, 2130 = DStRE 2012, 137). Das zum Nachweis der beruflichen Veranlassung der Bewirtung vom Stpfl erstellte Schriftstück ist von diesem zu unterschreiben (BFH 185, 248 = BStBl 1998 II, 263; H 4.10 Abs 59 EStH);
 

Rz. 62

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

Art und Umfang der Leistungen. Die Rechnung muss die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der Leistung enthalten. Die Bewirtungsleistungen müssen im Einzelnen bezeichnet werden, zB 1 × Menü 1, 1 × Tagesgericht 2 oder 2 × Lunch-Buffet. Die bloße Angabe "Speisen und Getränke" und die Angabe der für die Bewirtung berechneten Gesamtsumme genügen nicht;
 

Rz. 63

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

Höhe der Aufwendungen. Die Rechnung muss den Preis für die Lieferung oder sonstige Leistung (Brutto-Preis und USt-Satz bei Rechnungen bis 250 EUR, ansonsten Netto-Preis, USt-Satz und USt-Betrag; > Rz 64/1) enthalten. Außerdem müssen die Leistungen im Einzelnen aufgeschlüsselt sein (> Rz 62; aA L/B/P/Nacke, §§ 4, 5 EStG Rn 1700). Freiwillige > Trinkgelder können zB durch eine Quittung des Empfängers auf der Rechnung nachgewiesen werden, weil sie auf der maschinell erstellten und registrierten Rechnung idR nicht ausgewiesen werden.
 

Rz. 64

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

Die schriftlichen Angaben können auf der Rechnung oder getrennt gemacht werden. Bei getrennten Angaben müssen das entsprechende Schriftstück und die Rechnung grundsätzlich zusammengefügt oder auf der Rechnung und dem Schriftstück ausreichende Gegenseitigkeitshinweise angebracht werden. Die Rechnungen müssen maschinell erstellt und maschinell registriert werden (> R 4.10 Abs 8 Satz 8 EStR). Von einer ordnungsgemäßen maschinellen Registrierung kann idR ausgegangen werden, wenn die Rechnung von der Registrierkasse mit einer Registriernummer versehen worden ist (BMF vom 21.11.1994, > Rz 57). Fehlt eine solche Registriernummer, führt dies nicht zwingend zur Versagung des WK-Abzugs der im Übrigen nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen.

 

Rz. 64/1

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

R 4.10 Abs 8 Satz 8 EStR verlangt außerdem, dass die Rechnung den Anforderungen des § 14 UStG genügen muss. Die danach verlangten Angaben stimmen überwiegend mit denen gemäß > Rz 58–63 überein. Bei einer Rechnung mit einem Gesamtbetrag von über 250 EUR (> Rz 60) muss die Rechnung zusätzlich die Steuer- oder USt-Id-Nummer des leistenden Unternehmers (der Gaststätte) und eine laufende Rechnungsnummer enthalten.

 

Rz. 65

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

Diese Grundsätze gelten grundsätzlich a...

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