Zusammenfassung
Mit dem Lohnsteuer-Jahresausgleich schließt der Arbeitgeber die Lohnsteuererhebung des jeweiligen Kalenderjahres ab. Hierzu vergleicht er die auf den Arbeitslohn des Arbeitnehmers entfallende Jahreslohnsteuer mit der Summe der im laufenden Kalenderjahr insgesamt einbehaltenen Lohnsteuer und erstattet zu hohe Steuerabzugsbeträge. Unter bestimmten Voraussetzungen ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, den Lohnsteuer-Jahresausgleich durchzuführen. Liegen dagegen Ausschlussgründe vor, darf er den Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht durchführen – auch nicht auf Antrag des Arbeitnehmers.
Lohnsteuer: § 42b EStG regelt, was der Arbeitgeber beim Lohnsteuer-Jahresausgleich beachten muss. Ergänzende Anweisungen enthält R 42b LStR.
Lohnsteuer
1 Berechtigung vs. Verpflichtung zur Durchführung
Ein Lohnsteuer-Jahresausgleich kommt nur in Betracht für Arbeitnehmer, die während des gesamten Kalenderjahres beim gleichen Arbeitgeber beschäftigt sind.
Bis Ende 2019 setzte die Durchführung des betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleichs voraus, dass der Arbeitnehmer unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist. Folglich durfte der Arbeitgeber für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer bis einschließlich des Jahres 2019 keinen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen. Ab dem Jahr 2020 setzt die Durchführung des betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleichs nicht mehr voraus, dass der Arbeitnehmer unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist.
Zu den begünstigten Personen gehören auch Arbeitnehmer, die Bezüge aus dem früheren Arbeitsverhältnis erhalten, z. B. Bezieher von Werksrenten (Werkspensionen) und von Vorruhestandsgeld. Vom Lohnsteuer-Jahresausgleich ausgeschlossen sind Arbeitnehmer, die ganzjährig in einem Dienstverhältnis stehen, jedoch nicht beim gleichen Arbeitgeber.
Berechtigung zum Lohnsteuer-Jahresausgleich
Der Arbeitgeber darf den betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleich auf freiwilliger Basis durchführen, wenn kein gesetzlicher Ausschlussgrund vorliegt.[1]
Verpflichtung zum Lohnsteuer-Jahresausgleich
Der Arbeitgeber ist zur Durchführung des Ausgleichs verpflichtet, wenn er am 31.12. des Ausgleichsjahres mindestens 10 Arbeitnehmer beschäftigt.[2]
2 Ausschluss einzelner Arbeitnehmer vom Lohnsteuer-Jahresausgleich
In bestimmten Fällen darf der Arbeitgeber den Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht durchführen, z. B. wenn
- der Arbeitnehmer es beantragt,
- für einen Teil des Ausgleichsjahres nach den Steuerklassen II, III oder IV zu besteuern war,
- der Arbeitslohn der Steuerklasse V oder VI unterlag,
- ein Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag bei der Lohnsteuerberechnung zu berücksichtigen war,
- das Faktorverfahren angewandt wurde,
- der Arbeitnehmer Kurzarbeitergeld, steuerfreie Zuschüsse zum Kurzarbeitergeld[1], Entschädigungen für Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz, Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld oder vergleichbare Lohnersatzleistungen, die dem Progressionsvorbehalt unterliegen, bezogen hat oder
der Arbeitnehmer an mindestens 5 aufeinanderfolgenden Tagen kein Entgelt erhalten hat (Großbuchstabe U).
[2]
Der Arbeitgeber muss für jeden einzelnen Arbeitnehmer prüfen, ob alle Voraussetzungen zur Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs vorliegen.
3 Frist für den Lohnsteuer-Jahresausgleich
Der Arbeitgeber darf den Lohnsteuer-Jahresausgleich frühestens bei der Lohnabrechnung für den letzten im Ausgleichsjahr endenden Lohnzahlungszeitraum und spätestens bis zum letzten Tag des Februars des Folgejahres durchführen, also spätestens am 28.2. (in Schaltjahren zum 29.2.). Die Frist entspricht der Frist für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Bei monatlicher Lohnzahlung ist der betriebliche Lohnsteuer-Jahresausgleich daher frühestens mit der Abrechnung für Dezember bzw. spätestens mit der Lohnabrechnung für Februar des Folgejahres möglich.
4 Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs
4.1 Ermittlung des Jahresarbeitslohns
Zunächst ist der im Lohnkonto aufgezeichnete Jahresarbeitslohn zu ermitteln. Dazu gehören alle laufenden und sonstigen Bezüge, die dem Arbeitnehmer im Laufe des Ausgleichsjahres zugeflossen sind. Steuerfreie Bezüge und pauschal versteuerte Bezüge bleiben außer Betracht.
Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn
Nach der Fünftelregelung ermäßigt besteuerte Entschädigungen und Bezüge für mehrere Jahre[1] sowie hierauf entfallende Steuerabzugsbeträge bleiben im Rahmen des betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleichs grundsätzlich unberücksichtigt. Der Arbeitnehmer kann jedoch die Einbeziehung dieser Bezüge ausdrücklich beantragen. Dies hat allerdings zur Folge, dass die entsprechenden Bezüge in vollem Umfang, also ohne ermäßigte Besteuerung, in die Berechnung einfließen. Bis auf wenige Ausnahmen dürfte dies für den Arbeitnehmer unvorteilhaft sein.[2]
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