Sachverhalt

Ein Mitarbeiter mit Steuerklasse I, keine Kinder, ev. (Kirchensteuer 8 %), Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung 1,6 %, erhält monatlich 3.125 EUR brutto. Im April 2023 zahlt der Arbeitgeber eine Erfolgsprämie von 2.500 EUR, die als sonstiger Bezug versteuert wird. Zum 1.9.2023 erhöht sich sein Gehalt auf 4.000 EUR im Monat. Der Jahresbruttolohn des Arbeitnehmers beträgt damit 43.500 EUR.

Der Arbeitgeber hat 30 Mitarbeiter, das Entgeltabrechnungsprogramm führt automatisch einen Lohnsteuer-Jahresausgleich für den Arbeitgeber durch.

Ist der Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber zulässig und wie sieht der Vergleich zwischen den einbehaltenen Steuerbeträgen und der tatsächlichen Jahreslohnsteuer aus?

Ergebnis

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, einen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchzuführen, wenn er am 31.12. des Ausgleichsjahres mindestens 10 Mitarbeiter beschäftigt. Ein Ausschlussgrund, der den Lohnsteuer-Jahresausgleich verbieten würde, liegt im vorgenannten Sachverhalt nicht vor.

Zur Berechnung der Lohnsteuer auf den sonstigen Bezug wird im April die Jahreslohnsteuer aus 37.500 EUR (3.125 EUR × 12) und aus 40.000 EUR (37.500 EUR + 2.500 EUR) ermittelt.

 
Jahreslohnsteuer aus 40.000 EUR 5.047 EUR
Abzgl. Jahreslohnsteuer aus 37.500 EUR - 4.451 EUR
Lohnsteuer für den sonstigen Bezug 596 EUR

Zusätzlich muss der Arbeitgeber für den Einmalbezug 47,68 EUR Kirchensteuer einbehalten.

Tatsächlich liegt der Jahresarbeitslohn jedoch bei 43.500 EUR (8 × 3.125 EUR + 2.500 EUR + 4 × 4.000 EUR).

Die Lohnerhöhung ab September 2023 führt wegen des progressiven Steuertarifs zu einer deutlich höheren Jahreslohnsteuer. Die monatlichen Lohnsteuerabzüge:

  • bei 3.125 EUR: 370,91 EUR,
  • bei 4.000 EUR: 588,41 EUR.

Dieser erhöhte Lohnsteuerabzug reicht aus, um die zusätzliche Lohnsteuer aufzuholen.

Für den Arbeitnehmer wurden in 2023 folgende Steuerabzugsbeträge einbehalten:

 
Monat Bruttolohn Lohnsteuer Kirchensteuer
1-8 25.000,00 EUR 2.967,28 EUR 237,36 EUR
Sonderzahlung 2.500,00 EUR 596,00 EUR 47,68 EUR
9-12 16.000,00 EUR 2.353,64 EUR 188,28 EUR
Gesamtsumme 43.500,00 EUR 5.916,92 EUR 473,32 EUR

Die Berechnung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs ergibt sich aus folgender Tabelle:

 
Für 2023 Tatsächlich einbehaltene Steuerbeträge Steuerbeträge laut Jahreslohnsteuer-Berechnung Mehrbetrag / Minderbetrag (-)
Arbeitslohn/Jahr 43.500,00 EUR 43.500,00 EUR  
Lohnsteuer 5.916,92 EUR 5.908,00 EUR - 8,92 EUR
Kirchensteuer 473,32 EUR 472,64 EUR - 0,68 EUR

Der Vergleich der zutreffend einbehaltenen Lohnsteuer mit der tatsächlichen Jahreslohnsteuer zeigt, dass bei diesem Arbeitnehmer während des Jahres 2023 zu viel Lohnsteuer einbehalten wurde. Die "Erstattung" der Steuerbeträge ergibt sich aus der Kombination der Lohnerhöhung von 3.125 EUR auf 4.000 EUR ab September und der Abrechnung eines sonstigen Bezugs von 2.500 EUR im April.

Im Beispiel beträgt die Erstattung für die Lohnsteuer 8,92 EUR und für die Kirchensteuer 0,68 EUR. Die Erstattung der Lohnsteuer und der Annexsteuern i. H. v. insgesamt 9,60 EUR muss der Arbeitgeber in der Dezember-Abrechnung vornehmen.

Wurde zu wenig Lohnsteuer einbehalten, muss der Arbeitgeber prüfen, woher die Differenz stammt:

  • Hat der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug nicht zutreffend vorgenommen, d. h. der Fehler liegt beim Arbeitgeber, muss die Lohnsteuer mit der nächstmöglichen Entgeltabrechnung beim Arbeitnehmer nachgefordert werden. Ist dies nicht möglich, weil der Arbeitnehmer z. B. ausgeschieden ist, oder das Lohnsteuerverfahren für das laufende Jahr bereits abgeschlossen wurde (die Lohnsteuerbescheinigung wurde bereits ausgestellt), muss der Arbeitgeber den Fehler beim Lohnsteuerabzug unverzüglich dem Betriebsstättenfinanzamt anzeigen. Hierdurch schließt der Arbeitgeber eine drohende Haftung aus. Das Finanzamt kann Beträge über 10 EUR vom Arbeitnehmer nachfordern.
  • Wurde der Lohnsteuerabzug zutreffend vorgenommen, besteht für den Arbeitgeber keine Verpflichtung zur Nacherhebung der Lohn- und ggf. Annexsteuern (Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag). Auch braucht er das Betriebsstättenfinanzamt hierüber nicht zu unterrichten. In diesem Fall wird die Lohnsteuer im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers nacherhoben, sofern der Arbeitnehmer zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet ist bzw. freiwillig eine Einkommensteuererklärung abgibt. Es kann sogar zu einem endgültigen Ausfall der Lohnsteuer kommen, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen der Antragsveranlagung nicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet ist.

Bei einer korrekten Entgeltabrechnung sind Steuernachzahlungen in der Praxis selten. Sie sind denkbar, wenn sonstige Bezüge auf einem "niedrigen" Lohnniveau versteuert wurden, und später der laufende monatliche Arbeitslohn stark erhöht wird. Werden nach einer Lohnerhöhung nochmals sonstige Bezüge wie z. B. Weihnachtsgeld gezahlt, wird die Lohnsteuer durch eine höhere Besteuerung der sonstigen Bezüge automatisch nacherhoben.

Wichtig

Der Lohnsteuer-Jahresausgleich dien...

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