Führung des Lohn- und Gehal... / 1 Entgeltunterlagen und Aufbewahrungspflichten

Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen in deutscher Sprache zu führen. Entgeltunterlagen sind auch für geringfügig Beschäftigte zu führen. Das Lohn- bzw. Gehaltskonto ist Teil der Entgeltunterlagen. Der Inhalt der Entgeltunterlagen ergibt sich aus § 8 BVV. Die dort aufgeführten inhaltlichen Anforderungen stellen Mindestanforderungen dar. Es bleibt dem Arbeitgeber unbenommen, weitere Daten (im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen) zu führen.

Aufbewahrungsfrist für Entgeltunterlagen

Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung des Rentenversicherungsträgers folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.

 

Wichtig

Auskunftspflichten gegenüber den Krankenkassen

Die Arbeitgeber haben der Einzugsstelle über alle Tatsachen Auskunft zu geben, die für die Erhebung der Beiträge notwendig sind.

Die vom Arbeitgeber im Rahmen der Sozialversicherungspflicht und Beitragsabführung erstellten Unterlagen sind zum Zweck der späteren Überprüfung bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.

Des Weiteren ist der Arbeitgeber verpflichtet, die für die einzelnen Arbeitnehmer erstellten Bescheinigungen und Belege, einschließlich der Unterlagen aus dem Lohnkonto, aufzubewahren. Zweifel an der Rechtmäßigkeit des Lohnsteuerabzugs, die sich dadurch ergeben, dass der Arbeitgeber diese Aufbewahrungspflichten nicht befolgt, gehen zu seinen Lasten.

Die Regelungen über die Führung von Entgeltunterlagen und deren Aufbewahrung gelten nicht für in privaten Haushalten Beschäftigte.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Geschäftsbücher, Listen und andere Unterlagen, aus denen Angaben über die Beschäftigungsverhältnisse hervorgehen, insbesondere bei Betriebsprüfungen zur Einsicht vorzulegen.

1.1 Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber hat in den Entgeltunterlagen folgende Angaben über den Beschäftigten aufzunehmen:

  • den Familien- und Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal,
  • das Geburtsdatum,
  • bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel,
  • die Anschrift,
  • den Beginn und das Ende der Beschäftigung,
  • den Beginn und das Ende der Altersteilzeitarbeit,
  • das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der Änderungen (Zu- und Abgänge), den Abrechnungsmonat der ersten Gutschrift sowie den Abrechnungsmonat für jede Änderung und einen Nachweis über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz; bei auf Dritte übertragenen Wertguthaben sind diese bei Dritten zu kennzeichnen,
  • die Beschäftigungsart,
  • die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben,
  • das Arbeitsentgelt nach § 14 SGB IV, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung, ausgenommen sind Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie eine Aufzeichnungspflicht nach dem Einkommensteuergesetz nicht besteht,
  • das beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung,
  • das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die anzuwendende Gefahrtarifstelle und die jeweilige zeitliche Zuordnung,
  • den Unterschiedsbetrag nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b AltersTZG,
  • den Beitragsgruppenschlüssel,
  • die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag,
  • den vom Beschäftigten zu tragenden Anteil an den Beiträgen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, jeweils nach Beitragsgruppen getrennt,
  • die für die Erstattung von Meldungen erforderlichen Daten, soweit sie in den vorstehend geforderten Aufzeichnungen nicht enthalten sind,
  • bei Entsendung Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung im Ausland.
 

Wichtig

Angaben zum Kurzarbeitergeld

Ferner sind das gezahlte Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen anzugeben. Bestehen die Entgeltunterlagen aus mehreren Teilen, sind diese Teile durch ein betriebliches Ordnungsmerkmal zu verbinden.

1.2 Mindestlohn: Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten

In § 17 Abs. 1 MiLoG sind erweiterte Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten geregelt. Diese gelten neben den bereits bisher tarifvertraglichen bzw. arbeitsrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften des Arbeitgebers auch für die Sozialversicherung, soweit die zutreffende Ermittlung des Arbeitsentgelts nachgewiesen werden muss.

Verschärfte Aufzeichnungspflichten

Verschärfte Aufzeichnungspflichten gelten für 2 Fallgruppen:

  • für geringfügig entlohnt und kurzfristig Beschäftigte, unabhängig von der Branche des Arbeitgebers sowie
  • für Arbeitgeber in Wirtschaftszweigen/Wirtschaftsbereichen nach § 2a SchwarzArbG.

In diesen Fällen müssen Aufzeichnungen über

  • Beginn,
  • Ende und
  • Dauer

der täglichen Arbeitszeit geführt und bereitgehalten werden. Diese Angaben müssen bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages dokumentiert vorliegen.

Es handelt sich dabei grundsätzlich um eine arbeitsrechtliche Vorschrift.

Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht

In einigen Fällen wurden Ausnahmeregelungen...

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