Meldungen

Zusammenfassung

 

Begriff

Sozialversicherungsträger benötigen zur Feststellung bzw. Berechnung von Sozialleistungen zahlreiche Daten und Informationen (z. B. Beschäftigungszeit, Entgelthöhe). Um diese Daten abrufbereit zu haben, wurde das einheitliche Meldeverfahren zur Sozialversicherung geschaffen. Arbeitgeber, ggf. deren Beauftragte oder auch die Insolvenzverwalter, melden den Einzugsstellen alle versicherungsrechtlich relevanten Tatbestände. Die Einzugsstellen leiten die Meldeinhalte an die übrigen Sozialversicherungsträger (Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) weiter. Für die Unfallversicherungsträger gelten separate Meldeverfahren.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Sozialversicherung: Die gesetzliche Grundlage für die Meldungen zur Sozialversicherung bildet § 28a SGB IV i. V. m. § 198 SGB V. Zur weiteren Spezifikation des Meldeverfahrens hat der Gesetzgeber die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) erlassen. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben die "Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und -übermittlung zur Sozialversicherung nach § 28b Abs. 1 Nr. 1 bis 3 SGB IV" sowie die "Gemeinsamen Grundsätze für die Untersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen und Ausfüllhilfen (Systemuntersuchung) und die Datenweiterleitung innerhalb der Sozialversicherung nach § 22 DEÜV" erarbeitet. Außerdem sind die Gemeinsamen Grundsätze für die Kommunikationsdaten nach § 28b Abs. 1 Nr. 4 SGB IV in der jeweils gültigen Fassung zu beachten. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales ist zum Erlass entsprechender Rechtsverordnungen ermächtigt (§ 28c SGB IV). Grundlage für die elektronische Übermittlung der Entgeltbescheinigungen ist § 107 SGB IV.

Sozialversicherung

1 Grundzüge des Meldeverfahrens

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, der zuständigen Krankenkasse bestimmte Informationen über die bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer zu melden. Diese Meldepflicht und die im Verlauf einer Beschäftigung meldepflichtigen Tatbestände ergeben sich aus § 28a SGB IV sowie den Bestimmungen der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung.

2 Maschinelles Meldeverfahren

Der Datenaustausch ist nur vollautomatisch per Datenübertragung zugelassen. Der Arbeitgeber hat jedoch verschiedene Möglichkeiten, den Anforderungen des maschinellen Meldeverfahrens gerecht zu werden.

Die erforderlichen Meldungen müssen ausschließlich durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung über den Kommunikationsserver an die zuständige Datenannahmestelle mit dem Datensatz Meldung (DSME) erstattet werden.

Die Übertragung hat dabei ausschließlich im eXTRA-Standard zu erfolgen. Dafür können systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme oder maschinelle Ausfüllhilfen genutzt werden. Dies ist grundsätzlich unabhängig von der Größe des Unternehmens. Auch wer nur einen Arbeitnehmer beschäftigt, muss sich dieser Technik bedienen.

Für bestimmte Arbeitgeber gilt auf Antrag eine Ausnahmeregelung von dem maschinellen Meldeverfahren.

2.1 Maschinelle Entgeltabrechnungsprogramme

Bei maschinellen Entgeltabrechnungsprogrammen werden die Meldungen von der genutzten Software automatisch erzeugt und im eXTRA-Standard über den Kommunikationsserver an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt. Programme zur maschinellen Entgeltabrechnung müssen systemgeprüft sein, d. h. die gesetzlichen Vorgaben zur Entgeltermittlung, Beitragsberechnung, Erstellung und Übermittlung von Beitragsnachweisen und Sozialversicherungsmeldungen erfüllen.

2.2 Maschinelle Ausfüllhilfen

Alternativ stehen den Arbeitgebern für die elektronische Datenübermittlung an die Krankenkassen bzw. deren Datenannahmestellen EDV-gestützte Ausfüllhilfen (z. B. sv.net) zur Verfügung.

Hierbei handelt es sich um Programme, mit denen Meldungen am Bildschirm manuell eingegeben werden und anschließend auf elektronischem Wege an die Datenannahmestellen der Krankenkassen sicher und verschlüsselt übermittelt werden.

2.3 Rückmeldungen an den Arbeitgeber

Die Datenannahmestelle der Einzugsstelle hat nach der Entschlüsselung der Daten und der technischen Prüfung folgende Aufgabe: Die technisch fehlerfreien Daten leitet sie innerhalb eines Arbeitstages an den Adressaten der Datenübermittlung – also die zuständige Einzugsstelle – weiter. Der Arbeitgeber erhält mit der Weiterleitung eine Weiterleitungsbestätigung. Die Meldungen gelten damit als dem Adressaten zugegangen.

2.3.1 Weiterleitungsbestätigung für eingegangene Meldungen

Die Einzugsstelle bestätigt dem Arbeitgeber die Datenannahme in Form einer Weiterleitungsbestätigung. Wurden von den Datenannahmestellen in den Meldedaten keine Fehler festgestellt, erhält der Arbeitgeber eine positive Weiterleitungsbestätigung. Diese erfolgt ausschließlich über den Kommunikationsserver.

 

Praxis-Tipp

Zugangsfiktion der Meldung

Mit Weiterleitung einer Meldung an den Adressaten gilt die Meldung als dem Adressaten zugegangen. Der Arbeitgeber kann auf den weiteren Bearbeitungsablauf ab diesem Zeitpunkt keinen Einfluss mehr nehmen.

2.3.2 Rückmeldung bei fehlerhaften Datensätzen

Technisch fehlerhafte Meldungen werden innerhalb eines Arbeitstages mit einer Fehlermeldung durch Datenübertragung zurückgewiesen. Rückmeldungen zu abgegebenen Daten erfolgen über den GKV-Kommunikationsserver.

Der Arbeitgeber hat Meldungen der Sozialversicherungsträger mindestens einmal wö...

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