Arbeitgeber sollen im Rahmen des DEÜV-Meldeverfahrens für kurzfristige Minijobs ab 1. Januar 2022 eine Rückmeldung zu Vorbeschäftigungen erhalten, um die Einhaltung der Zeitgrenzen besser prüfen zu können. Dies besagt eine Neuregelung des Gesetzgebers.
Der Gesetzgeber hat die Regelung auf den letzten Metern noch in das "Vierte Gesetz zur Änderung des Seefischereigesetzes" aufgenommen. Leider ist der Vorteil für Arbeitgeber durch das neue Verfahren nur schwer zu erkennen, wenn die zeitlichen Abläufe zwischen der Beurteilung und der Meldung einer Beschäftigung genauer beleuchtet werden. Zudem gibt es bereits ein praktikables und rechtsicheres Verfahren für Arbeitgeber.
Begründung des Gesetzgebers zur Neuregelung
Arbeitgeber haben bislang nicht in allen Fällen Kenntnis darüber, ob der kurzfristig Beschäftigte im Kalenderjahr bereits eine weitere kurzfristige Beschäftigung ausübt oder ausgeübt hat. In diesen Fällen kann er nicht hinreichend sicher beurteilen, ob die Zeitgrenzen für die kurzfristige Beschäftigung eingehalten wurden bzw. wann diese überschritten sind. Daher meldet die Einzugsstelle zukünftig an den Meldepflichtigen unverzüglich und direkt nachdem er den kurzfristig Beschäftigten angemeldet hat, ob eine weitere kurzfristige Beschäftigung besteht oder bestanden hat. Der Meldepflichtige wird hierdurch in die Lage versetzt, die Einhaltung der Zeitgrenzen für eine kurzfristige Beschäftigung zu überprüfen und, sofern diese überschritten werden und die Tätigkeit damit sozialversicherungspflichtig wird, eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung zu melden.
Kurzfristige Beschäftigung: Voraussetzungen und Prüfung
Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn sie innerhalb eines Zeitjahres auf längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage befristet ist. Eine berufsmäßige Beschäftigung mit einem Arbeitsentgelt von mehr als 450 Euro im Monat schließt die kurzfristige Beschäftigung aus. Arbeitgeber, die eine Aushilfe im Laufe eines Kalenderjahres einstellen, müssen prüfen, ob die Aushilfe seit dem 1. Januar bereits kurzfristig beschäftigt war. Dies erfolgt heute in der Regel anhand einer Abfrage mittels eines Einstellungsfragebogens vor Beschäftigungsbeginn, der von der Aushilfe auszufüllen ist.
Amnestie-Regelung schützt Arbeitgeber bei falschen Angaben der Aushilfe
Kommt der Arbeitgeber nach Auswertung des Einstellungsfragebogen zu dem Ergebnis, dass die zeitlichen Voraussetzungen für eine kurzfristige Beschäftigung vorliegen, weil die Zeitgrenzen nicht überschritten werden und auch keine berufsmäßige Beschäftigung besteht, kann die Beschäftigung kurzfristig bei der Minijob-Zentrale gemeldet werden. Stellt sich im Nachhinein im Rahmen einer Überprüfung - in der Regel durch den Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung - heraus, dass die Aushilfe falsche Angaben zu Vorbeschäftigungszeiten gemacht hat, darf der Arbeitgeber nachträglich nicht zur Beitragszahlung herangezogen werden. In diesem Fall gilt die sogenannte Amnestie-Regelung, sofern der Arbeitgeber über seine Dokumentation in der Entgeltakte belegen kann, dass er die Beschäftigung nach den gemachten Angaben der Aushilfe richtig beurteilt hat. Damit ist die nachträgliche Feststellung einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung gesetzlich ausgeschlossen.
Rückmeldung zu Vorbeschäftigungen: Was ist ab 1. Januar 2022 geplant?
Bei Übermittlung einer Anmeldung für eine kurzfristige Beschäftigung sollen Arbeitgeber zukünftig auf elektronischen Weg von der zuständigen Einzugsstelle, der Minijob-Zentrale, unverzüglich eine Mitteilung erhalten, ob im Zeitpunkt der Anmeldung weitere kurzfristige Beschäftigungen bestehen oder im vorausgehenden Zeitraum im Kalenderjahr bestanden haben.
Geplante Umsetzung im DEÜV-Meldeverfahren
Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung planen die Einführung eines neuen Datenbausteins "Rückmeldung bei kurzfristiger Beschäftigung (DBKB)" an den Absender der Anmeldung zur Sozialversicherung. Dieser wird sich auf die Feststellung beschränken, ob im Kalenderjahr der Verarbeitung der Anmeldung eine weitere kurzfristige Beschäftigung bestand oder besteht. Die Rückmeldung kann nur die Verhältnisse zum Zeitpunkt des Eingangs der Anmeldung abbilden.
Hinweis: Meldungen für kurzfristige Beschäftigungen enthalten keine Angaben zur Anzahl der Arbeitstage, sodass die Minijob-Zentrale über diese Information auch nicht verfügt.
Kritische Würdigung der gesetzlichen Neuregelung
Im Zusammenhang mit der Neuregelung muss hinterfragt werden, wie die Rückmeldung der Minijob-Zentrale über das Vorliegen von Vorbeschäftigungszeiten Arbeitgebern tatsächlich helfen kann. Dabei sind insbesondere folgende Punkte interessant:
- Zeitpunkt der Beurteilung einer Beschäftigung: Arbeitgeber müssen die versicherungsrechtliche Beurteilung einer Beschäftigung unmittelbar vor Aufnahme des geplanten Beschäftigungsbeginns vornehmen. Der Einstellungsfragebogen, der von der Aushilfe auszufüllen ist, ist die maßgebende Grundlage für seine Bewertung.
- Zeitpunkt der DEÜV-Anmeldung: Die Anmeldung zur Sozialversicherung hat mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens aber innerhalb von sechs Wochen zu erfolgen.
- Diskrepanz zwischen Beurteilungs- und Anmeldezeitpunkt: Zwischen dem Beginn der Beschäftigung und der spätesten zulässigen Übermittlung der Anmeldung liegen bis zu sechs Wochen. In dieser Zeit wurde bereits einmal das Entgelt für einen Monat im Rahmen der kurzfristigen Beschäftigung abgerechnet.
- Vorgehen des Arbeitgebers nach Rückmeldung der Minijob-Zentrale: Stellt sich heraus, dass entgegen der Angabe der Aushilfe anrechenbare kurzfristige Beschäftigungen vorgelegen haben, muss der Arbeitgeber die Beschäftigung erneut überprüfen. Zu diesem Zweck hat er Rücksprache mit seiner Aushilfe zu halten und zu ermitteln, wie viele anrechenbare Kalender- bzw. Arbeitstage die Aushilfe in der Vorbeschäftigung bereits zurückgelegt hat. Sollte er dabei zu dem Ergebnis kommen, dass die Zeitgrenzen überschritten werden, muss er reagieren und die Beschäftigung gegebenenfalls rückwirkend sozialversicherungspflichtig melden.
- Zum Zeitpunkt der Rückmeldung ist die Beschäftigung bereits beendet: Häufig kommt es vor, dass Arbeitgeber für die kurzfristige Beschäftigung die Möglichkeit der gleichzeitigen An- und Abmeldung mit Abgabegrund "40" nutzen, wenn die Beschäftigung bereits vor der eigentlichen Einreichungsfrist für die Anmeldung endet. In diesen Fällen geht die Rückmeldung der Minijob-Zentrale über vorhandene Vorbeschäftigungszeiten ins Leere, weil der Arbeitnehmer nicht mehr beschäftigt ist und der Arbeitgeber ihn somit nicht mehr zu Vorbeschäftigungszeiten befragen kann.
Rückmeldeverfahren zu Vorbeschäftigungen: Fazit
Das Rückmeldeverfahren über kurzfristige Vorbeschäftigungen kann Arbeitgebern zwar Aufschluss darüber geben, ob die Aushilfe richtige Angaben zu Vorbeschäftigungszeiten gemacht hat. Es hilft aber erst mit Verspätung, wenn die Beschäftigung bereits beurteilt und gemeldet wurde. Dadurch werden unter Umständen nachträgliche Umstellungen der Beschäftigungsart erforderlich.
Nützlicher wäre eher ein Verfahren gewesen, welches die Arbeitgeber im Vorfeld des Beginns einer Beschäftigung über vorhandene Vorbeschäftigungen informiert. Darüber hinaus unterstützt das Rückmeldeverfahren den Arbeitgeber auch nicht bei der immer auch anzustellenden Prüfung, ob die Aushilfe berufsmäßig beschäftigt ist. Hierbei kommt es auf den Status der Aushilfe (z. B. arbeitsuchend) oder auch auf bereits zurückgelegte Zeiträume einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung an. Somit muss sich der Arbeitgeber für diese wichtige Prüfung weiterhin allein auf die Angaben der Aushilfe im Einstellungsfragebogen verlassen.