Arbeitgeber sind verpflichtet, mindestens einmal wöchentlich Meldungen vom GKV-Kommunikationsserver abzurufen. Schwierigkeiten bestehen derzeit, sofern beim Zeitpunkt des Abrufs nicht alle Annahmestellen "online" sind. Das soll sich ändern.
Beim Abruf von Daten ist im heutigen Verfahren für den Arbeitgeber nicht erkennbar, ob tatsächlich alle Annahmestellen aufgrund des Abrufs Daten bereitgestellt haben. Insoweit soll er künftig beim Abruf informiert werden, ob alle Annahmestellen technisch reagiert haben.
Wöchentlicher Abruf von Daten durch den Arbeitgeber
Aufgrund der immer steigenden Anzahl von Dialogverfahren sind Arbeitgeber gut beraten, die gesetzliche Abrufpflicht einzuhalten und mindestens einmal wöchentlich mit dem Entgeltabrechnungsprogramm beim GKV-Kommunikationsserver Daten der Krankenkassen abzurufen. Nur so kann sichergestellt werden, dass dringend benötigte Informationen oder Unterlagen wie im künftig obligatorischen A1-Antrags- und Bescheinigungsverfahren zeitnah greifbar sind.
Startet der Arbeitgeber den Abruf beim Kommunikationsserver, baut dieser eine technische Verbindung zu den Annahmestellen der Krankenkassen auf, um dort bereitgestellte Daten abzurufen und dem Arbeitgeber zur Verfügung zu stellen. Technisch liegen die Datenpakete also nicht auf dem Kommunikationsserver, sondern warten bei der jeweiligen Annahmestelle.
Fehlender Verbindungsaufbau führt zu Problemen
Problematisch wird es, sofern zu dem Zeitpunkt des Abrufs der Server der Annahmestelle nicht erreichbar ist. Dies kann unterschiedliche Gründe haben (zum Beispiel temporäre Wartung) und ist in der digitalen Welt nichts Ungewöhnliches. Der Kommunikationsserver beendet in diesen Fällen den missglückten Verbindungsaufbau. Allerdings erkennt der Arbeitgeber bei der Antwort des GKV-Kommunikationsservers nicht, dass eine oder mehrere Annahmestellen nicht erreichbar waren.
Erinnerung an Abruf vom GKV-Kommunikationsserver verursacht Unmut
Wüsste der Arbeitgeber von diesem Umstand, würde er nach geraumer Zeit erneut abfragen und das Problem wäre aus der Welt. Da der Arbeitgeber keine Kenntnis hat, belässt er es bei der einen Anfrage. Das ruft ein weiteres Problem hervor. Denn nach wie vor liegen bei dieser Annahmestelle Daten zum Abruf bereit. Insoweit kann es vorkommen, dass diese Annahmestelle den Arbeitgeber per E-Mail an den Abruf erinnert. Dieser hingegen ist sich keiner Schuld bewusst, hat er doch regelmäßig den Abruf gestartet. Ärger ist hier vorprogrammiert.
Die Lösung ist denkbar einfach. Bei künftigen Rückantworten des Kommunikationsservers bekommt der Arbeitgeber zusätzlich die Information, ob alle Annahmestellen erreichbar waren oder nicht. Sofern die Antwort des Kommunikationsservers lautet: "Nicht alle Kommunikationspartner waren erreichbar", startet der Arbeitgeber zeitversetzt einen neuen Abruf. Damit ist sichergestellt, dass zeitnah alle Daten abgerufen werden. Zudem wird verhindert, dass die Annahmestellen per E-Mail an den vermeintlich unterlassenen Abruf erinnern.
Gremienberatung im September 2018
Die Annahmestellen werden in einer entsprechenden Gremiensitzung das Problem und den Lösungsansatz mit den Krankenkassen und der ITSG bewerten. Sollte ein Konsens erzielt werden, kann das Problem zeitnah abgestellt werden.