Nach § 3 Abs. 5 Satz 2 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 2 TV-L kann der Beschäftigte einen Dritten zur Einsichtnahme bevollmächtigen. Dabei ist der Beschäftigte frei in der Entscheidung, an wen er das Einsichtsrecht überträgt. Als Bevollmächtigte kommen sowohl betriebsangehörige als auch betriebsfremde Personen infrage. Der Beschäftigte kann jedoch nur eine bestimmte natürliche Person bevollmächtigen.
Der Beschäftigte kann ein namentlich bestimmtes Mitglied des Betriebsrats oder Personalrats bevollmächtigen. Es ist jedoch nicht möglich, den Betriebs-/Personalrat insgesamt oder ein nicht näher bezeichnetes Mitglied des Betriebs-/Personalrates zu bevollmächtigen.
Die Bevollmächtigung erfolgt nach § 3 Abs. 5 Satz 2 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 2 TV-L in Schriftform. Der Bevollmächtigte muss in der Vollmacht persönlich benannt werden. Einer Begründung für die Bevollmächtigung bedarf es nicht.
Die Vollmacht kann nur zur einmaligen Einsichtnahme durch die bevollmächtigte Person berechtigen. Die dauerhafte Bevollmächtigung ist nicht möglich. Sofern der Beschäftigte die Person wiederholt zur Einsichtnahme bevollmächtigen möchte, bedarf es daher für jede Einsichtnahme einer erneuten Vollmacht.
Der Arbeitgeber muss die Wahl des Beschäftigten grundsätzlich akzeptieren. Eine Regelung wie sie noch § 13 BAT kannte, wonach der Arbeitgeber den Bevollmächtigten in bestimmten Fällen ablehnen kann, besteht nicht mehr.
Im Wege einer sorgfältigen Interessenabwägung kann der Arbeitgeber unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalles eine bevollmächtigte Person ausnahmsweise zurückweisen. Dies ist dann anzunehmen, wenn berechtigte schützenswerte dienstliche Interessen einer Einsichtnahme durch speziell diese Person dieser entgegenstehen. Zu denken ist etwa an die Erlangung von Kenntnissen über vertrauliche Informationen (z. B. Betriebsgeheimnisse) und die Gefahr des Missbrauchs dieser Informationen. Das Recht, eine bevollmächtigte Person abzulehnen, steht dem Arbeitgeber nur in besonders gelagerten Ausnahmefällen zu und sollte durch den Arbeitgeber äußerst restriktiv gehandhabt werden.
Entsprechend sehen es auch die Durchführungshinweise zum TVöD vor[1] . Danach sei auch ohne ausdrückliche Regelung der Arbeitgeber weiterhin befugt, aus zwingenden dienstlichen oder betrieblichen Gründen Bevollmächtigte abzulehnen. Aus Personalakten können sich etwa geheimhaltungsbedürftige Tatsachen (z. B. bei Beschäftigten des Bundesamtes für Verfassungsschutz) oder sonstige Tatsachen ergeben, bei denen eine Kenntnis durch Dritte dem Wohl oder Interesse der Verwaltung widersprechen kann.
Das Mitglied des Betriebsrats bzw. Personalrats sowie die Schwerbehindertenvertretung haben über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren. Dies gilt auch dem jeweiligen Gremium gegenüber, weil nicht der Betriebs- bzw. Personalrat als solcher, sondern das jeweilige Mitglied persönlich bevollmächtigt wird.
Soweit ein sonstiger Dritter bevollmächtigt ist und nicht der Schweigepflicht nach TVöD oder BBG unterliegt, ist er eigens auf die Vertraulichkeit und die damit verbundene Pflicht zur Verschwiegenheit hinzuweisen.
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