Personalakten (§ 13 BAT) / 7.3 Einsichtnahme durch bevollmächtigte Dritte

Der Anspruch auf Einsichtnahme ist ein höchstpersönlicher Anspruch, der grundsätzlich nur vom Mitarbeiter selbst wahrgenommen werden kann. Jedoch kann der Mitarbeiter einen Dritten zur Einsicht bevollmächtigen (§ 13 BAT). Die Vollmacht muss sich aber auf den Einzelfall beziehen und den Bevollmächtigten namentlich bezeichnen. Eine generelle Vollmacht z.B. des Personalrats genügt nicht. Die Vollmacht ist zur Personalakte zu nehmen. Der Arbeitgeber kann den Bevollmächtigten zurückweisen, wenn dienstliche oder betriebliche Gründe dies gebieten. Z.B. die Personalakte enthält Vorgänge, die aus besonderen Gründen geheim zu halten sind, und der Bevollmächtigte unterliegt nicht der Schweigeverpflichtung des § 9 BAT. Die Gründe der Zurückweisung sind mitzuteilen.

Der Mitarbeiter kann ein Mitglied der Personalvertretung bevollmächtigen. Der Arbeitgeber muß die Wahl des Mitarbeiters hinnehmen. Das Wahlrecht des Mitarbeiters kann nicht durch interne Geschäftsverteilung der Personalvertretung beseitigt werden.

Schwerbehinderte haben nach § 95 Abs. 3 SGB IX das Recht, bei der Einsicht die Schwerbehindertenvertretung hinzuzuziehen.

Ein Recht auf Hinzuziehung eines Mitglieds der Jugendvertretung besteht nicht.

Das Mitglied der Personalvertretung sowie die Schwerbehindertenvertretung haben über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren. Dies gilt auch der Personalvertretung gegenüber, weil nicht der Personalrat/Betriebsrat als solcher, sondern das jeweilige Mitglied persönlich hinzugezogen wird. Ein Verstoß gegen die Schweigepflicht ist strafbar.

Soweit ein sonstiger Dritter bevollmächtigt ist und nicht der Schweigepflicht nach BAT oder BBG unterliegt, ist er eigens auf die Vertraulichkeit und die damit verbundene Pflicht zur Verschwiegenheit hinzuweisen.

Die Personalvertretung selbst hat kein eigenständiges Einsichtsrecht. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber beabsichtigt zu kündigen und die Personalvertretung sich anhand der Personalakten Aufschluss über die persönlichen und sozialen Verhältnisse des Mitarbeiters verschaffen will. Allerdings kann der Dienststellenleiter der Personalvertretung in eng begrenztem Rahmen eine mündliche Auskunft über den Personalakteninhalt erteilen.

Etwa anderes gilt bezüglich der Bewerbungsunterlagen eines Angestellten, der sich um eine Beförderungsstelle beworben hat. Diese Unterlagen sind materiell Bestandteil der Personalakte, dennoch aber der Personalvertretung vorzulegen.

Nimmt gar der Bewerber auf seine Personalakte Bezug und macht sie ausdrücklich zum Bestandteil seiner Bewerbungsunterlagen, liegt darin die Einwilligung in die Vorlage an die Personalvertretung.