Der Großbuchstabe U muss im Lohnkonto als Kennzeichen für Unterbrechungszeiträume eingetragen werden, in denen der Anspruch des Arbeitnehmers auf Arbeitslohn für mindestens 5 aufeinanderfolgende Arbeitstage im Wesentlichen weggefallen ist. Zu erfassen sind Zeiten ohne Entgeltersatzleistungen und solche Leistungen, die nicht bereits gesondert im Lohnkonto aufzuzeichnen sind, z. B. Kurzarbeitergeld einschließlich Saison-Kurzarbeitergeld, Aufstockungsbeträge nach dem AltTZG.
Die Anzahl der Großbuchstaben U muss vom Arbeitgeber am Jahresende bzw. mit Beendigung der Beschäftigung des Arbeitnehmers auf die Lohnsteuerbescheinigung übertragen werden. Der Großbuchstabe U ist bei der späteren Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers ein Hinweis für das Finanzamt, dass Entgeltunterbrechungszeiträume bestanden haben und daher u. U. wegen Entgeltersatzleistungen ein Progressionsvorbehalt zu beachten ist.
Wichtige Unterbrechungstatbestände
In folgenden Fällen muss ein Großbuchstabe U im Lohnkonto des Arbeitnehmers aufgezeichnet werden:
- Bezug von Krankengeld für 5 oder mehr aufeinanderfolgende Arbeitstage (nach Ende der Lohnfortzahlung). Es spielt keine Rolle, ob der Arbeitgeber im Rahmen der Entgeltfortzahlung noch einen eigenen Zuschuss gewährt hat.
- Bezug von Mutterschaftsgeld ohne Zuschuss des Arbeitgebers.
- Bezug von Kinderkrankengeld wegen Pflege des Kleinkindes des Arbeitnehmers. Auch hier gilt dies erst, wenn für 5 oder mehr aufeinanderfolgende Arbeitstage nach Ablauf der Entgeltfortzahlung Krankengeld gezahlt wird.
- Unbezahlter Urlaub für 5 oder mehr aufeinanderfolgende Arbeitstage.
- Ableisten des Wehrdienstes, wenn während dieser Zeit die ELStAM für das erste Dienstverhältnis beim Arbeitgeber verbleiben. Da das Dienstverhältnis zum Arbeitgeber fortbesteht, liegt keine Unterbrechung bzw. Beendigung des Entgeltzahlungszeitraums vor.
- Ableisten einer Wehrübung, die mindestens 5 aufeinanderfolgende Arbeitstage dauert und der Arbeitgeber für diesen Zeitraum den Arbeitslohn nicht weiterzahlt.
- Bei Elternzeit.
Ermittlung des 5-Tage-Unterbrechungszeitraum
Der 5-tägige Unterbrechungszeitraum ist als Gesamtzeitraum zu verstehen und kann sich aus mehreren aufeinanderfolgenden Unterbrechungstatbeständen zusammensetzen.
Zusammenrechnen zweier aufeinanderfolgender Unterbrechungszeiträume
Ein Arbeitnehmer erhält wegen einer schweren Erkrankung nach Ablauf der regulären Entgeltfortzahlung von der Krankenkasse für 4 Arbeitstage Krankengeld. Im Anschluss daran nimmt der Arbeitnehmer 4 Tage unbezahlten Urlaub und tritt danach wieder seinen Dienst an.
Ergebnis: Sowohl der Bezug von Krankengeld als auch die Dauer des unbezahlten Urlaubs liegen jeweils unter 5 Arbeitstagen. Trotzdem liegt ein einheitlicher Unterbrechungszeitraum von mindestens 5 Arbeitstagen vor, für den im Lohnkonto der Großbuchstabe U eingetragen werden muss.
Die 5-Tage-Grenze bezieht sich auf das jeweilige Kalenderjahr, deshalb entfällt die Zusammenrechnung, wenn sich der Unterbrechungszeitraum über den Jahreswechsel erstreckt.
Kalenderjahrübergreifender Unterbrechungszeitraum
Ein Arbeitnehmer erhält nach Ablauf der Entgeltfortzahlung vom 28.12.2023 bis 5.1.2024 Krankengeld.
Ergebnis: Es liegt eine Unterbrechung vor, die insgesamt mehr als 5 Arbeitstage dauert; für das jeweilige Kalenderjahr 2023 und 2024 beträgt die Dauer jedoch weniger als 5 Arbeitstage. In diesem Fall darf weder für 2023 noch für 2024 im Lohnkonto der Großbuchstabe U eingetragen werden.
Bezug von Lohnersatzleistungen
Der Bezug von Kurzarbeitergeld sowie Saison-Kurzarbeitergeld führt nicht zum Großbuchstaben U im Lohnkonto. Dasselbe gilt für Verdienstausfallentschädigungen bei Quarantäne nach § 56 Infektionsschutzgesetz.
Das BMF-Anwendungsschreiben zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung 2020, das für die Lohnsteuerbescheinigung 2024 weiter gilt stellt klar, dass für Zeiträume, in denen der Arbeitnehmer Lohnersatzleistungen wie z. B. Kurzarbeitergeld, Schlechtwettergeld, Winterausfallgeld oder einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld bezogen hat, die Bescheinigung des Großbuchstabens U entfällt. Für diese Lohnersatzleistungen ist
- entweder eine betragsmäßige Bescheinigungspflicht vorgesehen
- oder sie unterliegen nicht dem Progressionsvorbehalt, sodass die Daten für die Durchführung der Einkommensteuerveranlagung für das Finanzamt ohne Bedeutung sind.