Verwalter gesucht: Mittel gegen Personalmangel

Immobilienunternehmen finden sich immer häufiger in einer Abwärtsspirale wieder: Mitarbeiter sind überlastet, unzufrieden, arbeiten fehlerhaft oder kündigen letztlich, weil der Druck zu groß wird. Kommt es dann zum Fachkräftemangel, sinken die Umsätze, wenn weniger Aufträge angenommen werden können. Außerdem geht es mit der Digitalisierung schleppend voran, wo Personal fehlt – und am Ende kann sogar die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen auf dem Spiel stehen.

Im Rahmen der Online-Panel-Reihe "Asset und Property Management konkret" diskutierten auf Einladung von Rueckerconsult vier Experten, die Gemengelage aus Problemen und probate Lösungen, die aus der Misere führen sollen.

Personalmangel auch in WEG-Verwaltung groß

Doreen von Bodecker, Geschäftsführerin von Cobalt Deutschland, stellte konkrete Zahlen vor. Laut Human Resources (HR) Monitor 2023 des Europäischen Bildungszentrums der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft (EBZ) haben zwei Drittel (66 Prozent) der Unternehmen Probleme, offene Stellen zu besetzen. Einen Mangel gibt es vor allem bei technischen Fachkräften (90 Prozent) und kaufmännischen Positionen (75 Prozent) – wie WEG-Verwalter und Property Manager.

Auf der Sorgenliste von Immobilienunternehmen steht die Rekrutierung von passenden Fachkräften ganz oben. Im kaufmännischen Immobilienmanagement etwa wurden im Jahr 2024 nur 40 Prozent der Stellen besetzt.

Was Kandidaten vom Arbeitgeber erwarten

Von Bodecker berichtete, mit welchen Erwartungen an den künftigen Arbeitgeber Kandidaten in Bewerbungsprozesse gehen. Wie eine Cobalt-Umfrage unter den Kandidaten zeigt, sind vor allem Homeoffice und Work-Life-Balance wichtig (90 Prozent). Bei den jüngeren Bewerbern (bis 40 Jahre) zählen unter anderem flexible Arbeitszeiten, Workation & Sabbaticals. Auch geringe Reisetätigkeit und kurze Fahrtwege sind zunehmend gefragt, neben kürzeren Arbeitszeiten (32 bis 37 Stunden).

Erwartet werden außerdem überdurchschnittliche Gehälter, zwar ist das Gehalt nicht mehr allein entscheidend, aber Juniors und Mediors fordern hohe Gehaltssteigerungen. Auch die finanzielle Unterstützung etwa für Weiterbildungen ist gewünscht. Essenziell sind laut Umfrage zum Beispiel auch Wertschätzung, ein gutes Arbeitsklima, flache Hierarchien und transparente Führung. Digitale Arbeitsprozesse werden demnach bevorzugt, aber KI stehen die Umfrageteilnehmer grundsätzlich kritisch gegenüber.

Fachkräfte werben: In Digitalisierung investieren

Für Thomas Junkersfeld, Geschäftsführer von B&L Property Management, ist die Einstellung von Fachpersonal zu einem unkalkulierbaren Faktor geworden: "Im vergangenen Jahr hatten bei uns fünf Bewerber bereits ihre Arbeitsverträge unterschrieben, dann aber ihre Stellen gar nicht erst angetreten – im Einzelfall gar, ohne sich abzumelden."

Das sieht er als ein Indiz dafür, dass Fachkräfte heute eine große Auswahl haben und die Unternehmen untereinander stark konkurrieren. "Personal gewinnen wird, wer in die Digitalisierung investiert, da die jungen Leute nicht mehr mit veralteten Systemen arbeiten wollen. Aber auch Empathie, Wertschätzung und insbesondere die Führungskultur werden die bestimmenden Themen der Zukunft sein", so Junkersfeld.

Empathische Führungskräfte halten Personal

Carolin Brandt, Managing Director of Asset Management bei HIH Real Estate, nimmt verstärkt wahr, dass es vor allem im Property Management an Fachpersonal mangelt. "Wenn wir mit einem Property Manager zusammenarbeiten, der die Betreuungsquote deutlich nach oben schrauben muss, weil er keine Fachkräfte hat, werden die Aufgaben nicht so erledigt, wie wir das als Auftraggeber erwarten."

Sie beobachte in der täglichen Praxis aber auch, dass die Fluktuation in den Partnerunternehmen deutlich geringer ist, wenn es eine empathische Führung gibt, die einen optimalen Mix aus Arbeit, Anerkennung und Freizeit umsetzt. "Davon profitieren wir dann auch als Auftraggeber", so Brandt.

Mit Software neue Mitarbeiter begeistern

Marc Mockwitz, Geschäftsführender Gesellschafter von Cloudbrixx, erklärte, dass er mit seinem Team täglich damit beschäftigt sei, Personal zu finden, zu begeistern, zu motivieren und zu halten. "Das kostet Zeit und Geld."

Aber wie alle PropTechs wolle auch Cloudbrixx wachsen und brauche dafür mehr Mitarbeiter, um Kunden aus der Immobilienwirtschaft und deren Arbeitsplatzangebot attraktiver für Personal zu machen. "Dafür arbeiten wir stetig an der Verbesserung unserer Software, damit die Menschen effizient digital arbeiten können und ein Arbeitsschritt ausreicht, wo ansonsten drei nötig wären", sagte Mockwitz.

Imageproblem: Zu konservativ, zu langweilig?

Ein weiterer Diskussionspunkt des Panels drehte sich um das Imageproblem der Immobilienwirtschaft und insbesondere des Property Management. Von Bodecker wies darauf hin, dass es hierzulande kaum eine Branche gibt, die so stark von eigentümergeführten Unternehmen geprägt. Zwanzig Prozent der Führungsebene sei älter als 60 Jahre. "Damit geht auch ein leicht angestaubtes Image einher, das häufig von der Generation der Unternehmensgründer ausgestrahlt wird, die oft noch in alten Strukturen verhaftet und zu wenig offen für Neuerungen sind."

Brandt bestätigte das: "Die Branche ist konservativ – sowohl in ihrem Erscheinungsbild als auch in ihrer Entwicklung. Bis der strenge Dresscode aufgelockert und Homeoffice eingeführt wurde, hat es länger gebraucht als in anderen Branchen." Das schrecke aber Bewerber nicht unbedingt ab. Was vielmehr unattraktiv erscheine – etwa beim Property Management – sei die reine Verwaltungsarbeit mit zu wenig Gestaltungsmöglichkeit. "Das wird mit purer Langeweile verbunden."

Neue Technologien und Weiterbildung als Aspekte

"Wir müssen die Leute wieder begeistern für die Vielfältigkeit der Branche. Einen Immobilienbestand zu transformieren und jeden Schritt begleiten zu können, ist faszinierend", so Mockwitz. Das sollte künftig mehr im Vordergrund stehen bei der Werbung um Mitarbeiter. Er plädierte dafür, die Digitalisierung voranzutreiben und auf die Vielfältigkeit des Property Managements aufmerksam zu machen.

Laut einem Fazit von Junkersfeld werden im Wettbewerb der Unternehmen um Fachkräfte diejenigen erfolgreich sein, die sich für neue Technologien öffnen, den Mitarbeitern mit Empathie begegnen und Leistungen anerkennen, das Gleichgewicht zwischen Arbeitsalltag und Freizeit schaffen sowie Weiterbildungsmöglichkeiten bieten.

Tools: Employer Branding und Recruiting

Von Bodecker stellte in dem Webinar von Rueckerconsult auch Maßnahmen vor, die Arbeitgeber ergreifen können, um für Bewerber attraktiver zu werden und Mitarbeiter zu halten. Überblick:

• Employer Branding stärken: Offene Unternehmenskultur, transparente Kommunikation, attraktive Arbeitsbedingungen, Weiterbildungen anbieten
• Sich als guter Arbeitgeber präsentieren: Offen für Flexibilität sein, kurze Bewerbungsprozesse ermöglichen, sinnvolle Benefits statt Standardangebote wie Obstkorb et al bieten
• Schnellere und transparente Rekrutierungsprozesse, um Talente zu gewinnen
• Kampagnen mit vermittelten Personen oder Mitarbeitern auf LinkedIn oder Instagram starten, um Reichweite zu generieren und Empfehlungen zu nutzen
• Gezielte Werbung in sozialen Netzwerken: zum Beispiel Recruiting-Videos, Blogeinträge und Interviews
• Hohe Social-Media-Präsenz und spannende Artikel in relevanten Fachmedien
• Mitarbeiter werben Mitarbeiter – Empfehlungsprogramme mit Prämien

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