Eine passende Strategie, neue Strukturen, andere Prozesse: Die digitale Transformation erfordert von den Unternehmen der Wohnungswirtschaft vielfältige Anpassungen. Wie der Weg in die Zukunft gelingen kann, darum drehte sich alles beim diesjährigen Haufe Kongress für die Wohnungswirtschaft. Rund 270 Teilnehmer kamen nach Dresden und diskutierten zwei Tage lang über innovative Lösungsansätze.
"Die digitale Transformation kommt jetzt auch in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft an", erklärte Markus Reithwiesner, CEO der Haufe Group, zur Eröffnung des diesjährigen Kongresses in Dresden. Es gelte die damit verbundenen Chancen zu erkennen und gezielt für die Kunden und das eigene Unternehmen zu nutzen, sagte er.
"Dafür braucht es nicht nur die passende Strategie, sondern einen neuen und anderen Blick auf vieles: Strukturen, Prozesse und Unternehmenskultur müssen sich radikal verändern, um in der digitalisierten Welt erfolgreich sein zu können." Markus Reithwiesner, CEO der Haufe Group
Dr. Carsten Thies, Vorstandsvorsitzender der Haufe-Lexware Real Estate AG, verwies in seiner Eröffnungsrede zu Kongressbeginn darauf, dass bei der digitalen Transformation für die Wohnungswirtschaft vielfältige Veränderungen gefragt seien:
"Im Kern geht es nicht um eine neue Technologie, sondern um Veränderungen im Verhalten von Menschen, von Mietern und Mitgliedern, von Partnern und Mitarbeitern, bei der Arbeit, in der Kommunikation oder bei der Wohnungssuche." Dr. Carsten Thies, Vorstandsvorsitzender der Haufe-Lexware Real Estate AG
Haufe unterstütze die Unternehmen in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft mit einem umfassenden Ansatz und einer Technologie der neuen Generation, um sie bei der digitalen Transformation erfolgreich zu machen, so Thies.
Markt der Messdienstleister revolutionieren
Am ersten Kongresstag ging es bei den Vorträgen der Referenten unter anderem um ein neues, innovatives Geschäftsmodell, mit dem die Qivalo GmbH für Veränderungen im Markt der Messdienstleistungen und der Erfassung von Strom-, Gas- und Wasserverbrauch sorgen möchte. Qivalo-Geschäftsführer Stefan Beberweil erläuterte das Konzept: Es beinhaltet die Verknüpfung von Smart Metern für Strom, Wasser und Gas mit den Messgeräten für die Heiz- und Wasserkostenabrechnung. Zusammen mit einer cloudbasierten Software können Immobilienverwalter damit selbst die Abrechnungen erstellen - und sparen sich den Messdienstleister. Mehr noch: Sie generieren damit neue Einnahmequellen.
„Für Immobilienverwalter ist die Selbstabrechnung eine gute Chance, im umkämpften Verwaltermarkt zusätzliche Marge neben der Verwaltergebühr zu verdienen.“ Stefan Beberweil, Geschäftsführer von Qivalo
Im Gegensatz zum traditionellen Messdienstmodell übernehme bei Qivalo der Kunde die Hoheit über Daten und Prozesse, erklärte Beberweil. Es entstünden offene Messdienstlösungen – und eine vollständige Transparenz. Im Vergleich zum traditionellen Messdienst erfolge die Abrechnung schneller, einfacher und kostengünstiger, so Beberweil.
Datenschutzgrundverordnung: Ein Wortungetüm und seine Folgen
Mit einem ganz aktuellen Thema beschäftigte sich der Vortrag von Frank Vohwinkel von der VdW Treuhand GmbH – es ging um die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die seit dem 25. Mai in Kraft ist. Durch sie soll der Umgang mit Daten sicherer werden. Es geht darum, die Rechte der Betroffenen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu stärken. Vohwinkel erläuterte, was sich hinter dem Wortungetüm verbirgt und was Wohnungsunternehmen beachten müssen, damit sie rechtssicher handeln. Denn gerade die Wohnungswirtschaft ist bei diesem Thema besonders gefragt. Schließlich bekommt sie von Mietern und Wohnungsinteressenten zahlreiche sensible Daten zur Verfügung gestellt. Doch nach wie vor hätten einige Unternehmen der Branche die neue Verordnung noch nicht umgesetzt oder gingen sie unter den falschen Voraussetzungen an, so Vohwinkel. Er betonte, dass die DSGVO eine Daueraufgabe sei, mit der sich die Unternehmen eingehend und kontinuierlich beschäftigen müssten. Sonst drohen empfindliche Strafen: Unternehmen müssen bis zu 20 Millionen Euro Geldbuße oder bis zu vier Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes zahlen, wenn sie sich nicht an die Vorgaben der DSGVO halten.
PropTechs in der Immobilienbranche
Zum Abschluss des ersten Kongresstages ging es im Vortrag von Nicolas Jacobi um die deutsche PropTech-Szene. Der Mitinitiator der German Proptech Initiative (GPTI) gab einen Überblick über die aktuelle Situation der Startups in der Immobilienbranche und beschrieb anhand von Beispielen aus der Finanzbranche, was passieren kann, wenn Unternehmen sich mit der Digitalisierung zu viel Zeit lassen. In der Folge würden sie oft von neuen, sich digitale Prozesse zunutze machenden Wettbewerbern überholt.
"Herrscht in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft dieselbe Arroganz wie in der Finanzwelt?" Nicolas Jacobi, German Proptech Initiative
Die Branche befinde sich derzeit in einer komfortablen Situation und könne dem Innovationsdruck noch gut begegnen, so der Experte. Von Arroganz wolle er deshalb nicht sprechen. Aber die Digitalisierung werde auch die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft vollkommen erfassen. Jacobi warb in diesem Zusammenhang für eine enge Zusammenarbeit der Branche mit PropTechs.
Viel Austausch gewünscht
Neben den inhaltlichen Vorträgen gab es am ersten Kongresstag auch viele Diskussionen zu den verschiedenen Themenblöcken. Das entsprach den Erwartungen der Kongressleitung. "Vorrangig erwarte ich während des Kongresses einen offenen und konstruktiven Austausch mit unseren Kunden und Partnern", hatte Susanne Grewe, Mitglied der Geschäftsleitung der Haufe-Lexware Real Estate AG, im Vorfeld der Veranstaltung gesagt. "Mich würde es freuen, weitere Erkenntnisse über die Bedarfe und Herausforderungen unserer Kunden zu gewinnen. Denn ich möchte unsere Kunden auch zukünftig genau an diesen Punkten mit unseren Produkten, Dienstleistungen und Partneranbindungen optimal unterstützen können." Der letzte Haufe Kongress für die Wohnungswirtschaft fand 2016 in Münster statt.
Tag 2: Weitere spannende Vorträge
Der zweite Kongresstag begann mit einem Vortrag von Nicolas Schulmann von der FIO Systems AG. Bei ihm ging es um die richtige Softwarelösung für die digitale Zukunft. Schulmann warb für Cloud-Lösungen - auch wenn viele Entscheider der Branche skeptisch seien und sich davor scheuten, sensible Daten über das Internet auszulagern. Aber die Daten seien in der Cloud sicher, sagte Schulmann - zumindest wenn man einige Regeln beachte. So sei es zum Beispiel wichtig, nur qualitätsgeprüfte Rechenzentren und Anbieter mit Standort in Deutschland zu wählen.
"Die Daten sind in der Cloud sicherer als auf dem Server im eigenen Keller." Nicolas Schulmann, FIO Systems AG
Wichtig sei es zudem, dass ein Softwaresystem auch in ein paar Jahren noch den Anforderungen entspreche, sagte Schulmann. Sonst drohe die Gefahr, dass die Unternehmen - im übertragenen Sinn - "jetzt nur ein Dieselfahrzeug gegen einen Benziner austauschen, statt gleich in ein Elektroauto zu investieren", erklärte er. Von den Kosten seien webbasierte Systeme absolut vergleichbar mit herkömmlichen IT-Lösungen, erklärte Schulmann.
Fokus auf automatisierte Prozesse weiter schärfen
Die Wohnungswirtschaft werde "ihren Fokus auf automatisierte Prozesse weiter schärfen, um ihren Hauptaufgaben noch besser gerecht zu werden", erklärte Michael Dietzel, Mitglied der Geschäftsleitung der Haufe-Lexware Real Estate AG. Dabei werde nur ein zentrales webbasierendes ERP-System den zukünftigen digitalen Anforderungen in der Wohnungswirtschaft gerecht.
"Mit Blick auf attraktive Arbeitsplätze, neue gesetzliche Anforderungen und weitere innovative PropTech-Anbieter in der Wohnungswirtschaft werden veraltete ERP-Systeme immer mehr Akzeptanz am Markt verlieren." Michael Dietzel, Mitglied der Geschäftsleitung der Haufe-Lexware Real Estate AG
Mieterkommunikation auf neuen Wegen
Auch die Kommunikation mit den Mietern wird digital. Die Baugenossenschaft Esslingen EG vermarktet ihre Wohnungen nur noch über ein Internetportal. Dies funktioniert ähnlich wie eine Partnervermittlungsbörse. Und das Unternehmen hat damit beste Erfahrungen gemacht, wie Vorstand Oliver Kulpanek in seinem Vortrag beim Haufe Kongress berichtete: Die Prozesskettenzeit für die Vermietung habe sich um 80 Prozent verringert. Seit der Einführung des Systems werden in Esslingen alle Bewerberdaten automatisch mit den Vergaberichtlinien des zu vermietenden Objekts abgeglichen. Die Kommunikation im Vermietungsprozess läuft weitgehend automatisiert. Besichtigungstermine werden online geplant und aus dem System heraus vereinbart. Interessenten können auf einen Blick den Status ihrer Mietbewerbungen einsehen. Absagen werden per Klick versandt.
Alle wichtigen Informationen kommen per App
Bei den Anwendungen des PropTechs Allthings geht es ebenfalls um digitale Kommunikation mit den Mietern - in diesem Fall bei bereits bestehenden Mietverhältnissen. Über die Applikation bekämen die Mieter beispielsweise die Information, dass in der nächsten Woche der Aufzug in ihrem Gebäude gewartet wird, erklärte Allthings-Deutschlandchefin Martina Güttler in ihrem Vortrag. Oder sie haben die Möglichkeit, Schäden am Haus zu melden - und zwar rund um die Uhr. Danach sieht der Mieter dann gleich, ob die Nachricht gelesen wurde und wann das Problem behoben wird. Immobilieneigentümer profitierten von einer neuen Transparenz in Gebäuden, Quartieren und ganzen Portfolios, so Güttler. Zudem könnten sie ihren Bestand durch zusätzliche Dienste aufwerten, die sich monetarisieren lassen - etwa durch den Verkauf von Leistungen wie Energie oder Multimedia.
Digitalisierung: Auch die Mitarbeiter müssen mitgenommen werden
Zum Abschluss des zweiten Kongresstages ging es bei Referent Marc Stoffel, dem CEO der Haufe-umantis AG, um die neue Arbeitswelt, die die Digitalisierung mit sich bringt. Das Tempo erhöht sich, und es gibt ganz neue Geschäftsmodelle. Stoffel erläuterte das Dilemma, in dem sich viele Unternehmen heutzutage befinden. Die zunehmende Digitalisierung sorge dafür, dass sich die Firmen massiv agilisieren. Führungsebenen werden entfernt, die Angestellten sollen sich selbst organisieren und flexibel sein. Doch was ist, wenn die Mitarbeiter nicht aus ihren alten Rollen herauskommen und weiterhin auf Anweisungen von oben warten?, fragte Stoffel. Damit das Unternehmen sein Potenzial voll entfalten könne, würden integrierte Lösungen und agile Strukturen gebraucht, erklärte er. Die drei Dimensionen Menschen, Technologie & Tools und Organisationsdesign müssten in Einklang gebracht und verbessert werden. Stoffel stellte ein Modell vor, das helfen soll, Organisationen und ihre Herausforderungen besser zu verstehen – und entsprechende Lösungen zu entwickeln: der Haufe-Quadrant.
Zum Abschluss eine Fragerunde
An den zwei Kongresstagen gab es viele Diskussionen über den digitalen Transformationsprozess, in dem sich die Wohnungswirtschaft befindet - und über die geeigneten Wege in die Zukunft. Dabei zeigte sich: Die Branche ist im Wandel. Und sie ist bereit, sich den vielfältigen Herausforderungen und Anforderungen zu stellen.