Für SEPA spielen Mandate eine wichtige Rolle. Was Sie über die Ermächtigungen wissen müssen, haben wir in der SEPA FAQ-Liste zusammengefasst.
1. Was ist ein Mandat?
Ein Mandat ist die Ermächtigung des Zahlungsempfängers durch den Zahlungspflichtigen mit einer Lastschrift vereinbarte Beträge abzubuchen. Gleichzeitig wird unter SEPA die Bank des Zahlungspflichtigen ermächtigt, den Lastschriftbetrag an den Empfänger zu bezahlen.
2. Was heißt Lastschriftmandate einholen?
Um unter SEPA auch Lastschriften verwenden zu dürfen, sind SEPA-Mandate notwendig. Diese sind schriftlich vom Zahlungspflichtigen zu erteilen. „Mandate einholen“ ist die Beschaffung dieser schriftlichen Ermächtigungen zur Lastschrift. Das kann im separaten Brief erfolgen. Es ist auch möglich, die Mandate im Vertrag unterzubringen.
3. Was ist, wenn die bisherige Einzugsvollmacht nur mündlich vorliegt?
Grundsätzlich muss ein SEPA-Mandat schriftlich vorliegen. Bisher vorliegende Ermächtigungen in schriftlicher oder elektronischer Form können in SEPA-Basismandate überführt werden. Mündlich vorliegende Ermächtigungen nicht. Diese müssen als SEPA-Mandat neu erteilt werden.
4. Ist die Mandatsreferenz eine einmalige Nummer (also auch bei monatlichen Einzügen)? Und handelt es sich hierbei um die Kunden- oder Rechnungsnummer?
Es gibt Einzel- und Rahmenmandate. Bei Einzelmandanten muss immer eine individuelle Nummer vergeben werden. Bei Rahmenmandanten muss ein Zahlungspflichtiger nur ein Lastschriftmandat unterschreiben, das auch bei Folgegeschäften genutzt werden kann. Es gibt aber auch Nachteile bei Rahmenmandanten, beispielsweise betrifft ein Widerruf des Mandats alle Verträge mit dem Kunden. Hier sollte mit der Bank über eine günstige Vorgehensweise gesprochen werden.
5. Wer vergibt die Nummer der Mandatsreferenz?
Die Mandatsreferenz wird durch den Zahlungsempfänger frei vergeben. Er muss dafür sorgen, dass der verwendete Schlüssel innerhalb des Unternehmens des Zahlungsempfängers eindeutig, also einmalig ist.
6. Gibt es eine gesetzliche Grundlage für den Verzicht auf das schriftliche Mandat bei bestehenden Lastschriften?
Nein. Bestehende Ermächtigungen müssen schriftlich vorliegen, wenn sie zu SEPA-Basismandaten werden sollen. Die deutsche Kreditwirtschaft hat sich darauf geeinigt, für elektronische Mandate eine Ausnahme von der Schriftform zu akzeptieren. Das gilt nur für Ermächtigungen, die elektronisch ohne Signatur vorliegen und mit erhöhtem Risiko für den Zahlungsempfänger.
7. Was ist mit einem Core 1-Mandat mit einem Tag Vorankündigung gemeint?
Das SEPA Core 1-Mandat ist ein Eilmandat. Dabei wird die Vorlagefrist bei der Bank (nicht die Frist für die Vorabankündigung) auf einen Tag verkürzt. Dazu müssen beide Banken, die des Zahlers und die des Zahlungsempfängers, diese Lastschriftform anbieten. Die abschließende Organisation dazu und die Einführung in Deutschland sind bis Herbst 2013 geplant.
8. Dürfen die Mandate auch digitalisiert archiviert werden oder sind zwingend die Papier-Originale aufzubewahren?
Ist die digitale Archivierung revisionssicher, dann können Mandate auch digitalisiert aufbewahrt werden.
9. Was ist eine Mandatsreferenz? Zur Mandatsreferenz: Kann ich diese frei wählen/erfinden? Wir hatten bisher keine Kunden-Nummer/Rechnungs-Nummer.
Die Mandatsreferenz ist eine Kennung, die eine eindeutige Zuordnung des Mandats beim Zahlungsempfänger ermöglicht. Sie darf also beim Zahlungsempfänger nicht mehrfach vorkommen. Mandatsreferenzen können 35 Zeichen lang sein und werden vom Zahlungsempfänger vergeben. Üblich ist es, Kundennummern, Vertragsnummer u. Ä. zu verwenden. Der Wert kann aber auch eine neue, frei erfundene Nummer sein, solange sie eindeutig ist.
10. Die Mandatsreferenz ist also eine Nummer, die nur einmal vergeben wird und bei allen Lastschriften unverändert bleibt? D.h., man könnte auch die Kundennummer dazu verwenden?
Die Mandatsreferenz muss für einen Zahlungsempfänger einmalig sein. Wenn die Kundennummer eindeutig im Unternehmen ist und auch keine zwei unterschiedlichen Mandate eines Kunden existieren, dann kann die Kundennummer die Mandatsreferenz sein.
11. Kann ich als Einzelfirma ein SEPA-Firmenmandat unterzeichnen?
Das kommt auf das von Ihnen verwendete Konto an. Wenn es bei der Bank als Geschäftskonto geführt wird, ist das problemlos möglich.
12. Wie lange darf die Mandatsnummer sein?
Die Mandatsreferenz kann 35 Stellen lang sein und auch alphabetische Zeichen und einige Sonderzeichen enthalten.
13. Wie definiere ich eine Mandats-ID? Kann ich die jeweilige Mandantennummer als Mandatsreferenz verwenden?
Ja, eine Mandats-Referenz kann auch die Mandantennummer sein.
14. Wird die Gültigkeit der Mandate (36 Monate) von den Banken nachgehalten oder kann auch nach mehr als 36 Monaten noch eingezogen werden, wenn der Kunde nicht widerspricht?
Die Banken sind nicht verpflichtet, die 36-Monatsfrist zu überprüfen
15. Wer muss das Mandat bei der Bank einreichen – der Schuldner oder der Gläubiger oder beide?
Der Gläubiger.