01.03.2016 | Top-Thema Frühwarnindikatoren: Mit Kennzahlen Schieflagen erkennen

Frühwarnindikatoren Abhängigkeiten u. Verbesserungsmöglichkeiten

Kapitel
Jedes Unternehmen sollte mit mindestens zwei Banken arbeiten, um Abhängigkeiten zu vermeiden.
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Auch Abhängigkeiten von z.B. Geschäftspartnern oder Mitarbeitern können Firmen bedrohen. Ist beispielsweise die Kundenbasis zu klein oder werden mit nur wenigen Kunden hohe Umsätze erzielt, ist das Risiko, beim Ausfall eines Kunden in eine gefährliche Schieflage zu geraten, groß. Daher sollten Unternehmen auch diese Sachverhalte prüfen.

Kunden = Umsatzanteil, der mit 10% der Kunden gemacht wird * 100/Gesamtumsatz

Die Kennzahl zeigt, wie viel Umsatz ein Betrieb mit 10% seiner Kunden macht. Dabei gilt: Unternehmen sollten deutlich mehr als 10 Kunden haben und mit keinem Kunden mehr als 10% des Umsatzes erzielen. Selbst ein Ausfall von nur einem Kunden mit z.B. 10% Umsatzanteil führt regelmäßig dazu, dass der Gewinn nahezu vollständig einbricht und auch erhebliche Liquiditätsprobleme auftreten.

Produkte = Umsatzanteil, der mit 10% der Produkte gemacht wird * 100/Gesamtumsatz

Die Kennzahl zeigt, wie viel Umsatz ein Unternehmen mit 10% seiner Produkte macht. Es gelten die gleichen Aussagen wie bei den Kunden.

Lieferanten = Anzahl Lieferanten für Materialien, die ein Unternehmen benötigt, um die Produktion aufrecht zu erhalten.
Für alle Materialien, die für den Betrieb für die Aufrechterhaltung der Produktion wichtig sind, sollte es mindestens zwei Lieferanten geben. Beide Lieferanten sollten regelmäßig mit Aufträgen versehen werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass bei einem Ausfall eines Lieferanten nicht zu u.U. Existenz bedrohenden Problemen kommen wird. Mögliche Kostennachteile, die dadurch entstehen können, dass man das Bestellvolumen aufteilen muss, sollten in Kauf genommen werden.

Finanzierungspartner = Anzahl Bankverbindungen

Jeder Unternehmer sollte mindestens zwei Banken haben, mit denen er regelmäßig Geschäfte abwickelt. Für den Fall, dass es mit einem Institut Probleme gibt, besteht zumindest die grundsätzliche Möglichkeit, mit der zweiten Bank die Geschäfte weiter zu führen. Voraussetzung ist, dass man mit dem Unternehmen gut aufgestellt ist, eine gute Bonität erreicht und offen mit den Banken kommuniziert, etwa durch Bereitstellung relevanter Abschlussdaten pro Quartal.

Mitarbeiter = Mitarbeiter mit spezifischen Kenntnissen, für die es aktuell keinen Ersatz gibt.

Häufig hängt der Geschäftserfolg von einzelnen Mitarbeitern ab, deren Arbeit durch andere Beschäftigte nicht übernommen werden kann. Gibt es z.B. nur einen Vertriebsmitarbeiter, kann es sein, dass bei einem Wechsel dieses Beschäftigten zu einem Wettbewerber zu massiven Umsatzeinbrüchen kommt, weil die Kunden mit dem Mitarbeiter wechseln. Gibt es in der Produktion nur einen Mitarbeiter, der zentrale Arbeiten erledigen kann, kann es bei einem Ausfall oder einer Kündigung zu ähnlichen Problemen kommen.

Praxis-Tipp: Zielwerte entwickeln

Zu allen Kennzahlen sollten Zielwerte entwickelt werden, an denen man sich im Unternehmen orientieren kann. Werden die Zielgrößen nicht erreicht, sollte nach den Ursachen geforscht und danach gesehen werden, ob es hierfür einmalige oder strukturelle Ursachen gibt. Bei strukturellen Gründen müssen kurzfristig Maßnahmen ergriffen werden. Sicher gibt es weitere Kennzahlen, die sich als Frühwarnindikatoren nutzen lassen, z.B. Abhängigkeiten von Maschinen oder Kooperationspartnern. Dennoch sollte es für die meisten Betriebe mit den vorgeschlagenen Kennziffern möglich sein, sich anbahnende Bedrohungen so rechtzeitig zu erkennen, dass sich zumindest die Folgen begrenzen lassen. Im Zweifel sollte mit Ansprechpartnern z.B. im Rahmen eines Brainstormings nach weiteren Gefährdungen und möglichen Frühwarnindikatoren gesucht werden.

Verbesserungsmöglichkeiten

Bedrohungen lassen sich oft mit nur geringem Aufwand kurzfristig zumindest etwas zu reduzieren. Dadurch bekommt man im Betrieb etwas Luft und Zeit, um sich zu überlegen, wie man die Risiken mittelfristig und damit nachhaltiger in den Griff bekommen kann. Die nachstehende Übersicht enthält Vorschläge für Verbesserungen, die Firmen prüfen und umsetzen können, wobei es oft möglich ist, mit nur wenigen Maßnahmen Verbesserungen bei einer Reihe von Kennzahlen zu erreichen.

Verbesserung der Kennzahl

Kurzfristig (ca. 3-6 Monate)

Mittelfristig (> 6 Monate)

Vorratsquote

Lagerbestände erfassen, Ladenhüter und Langsamdreher auslisten, ggf. „verramschen, um Bilanzrelationen zu verbessern und Liquidität zu erhöhen.

Warenwirtschaftssystem / Beschaffungsstrategien einführen, Vertriebskonzept überarbeiten, Kundenakquise/ -pflege verbessern, Produktinnovationen vorantreiben (Ziel: bessere Produkte mit schnellerem Umschlag), Überprüfung, wie sich Sortimentstiefe und –breite reduzieren lässt, z.B. durch Standardbauteile, die in viele Produkte Eingang finden können.

Forderungsquote

Bonitätsprüfungen, Anteil Bar- /Kartenzahlungen, (Firmen-) Lastschriften, Vorkasse/ Nachnahme erhöhen, höhere Teilzahlungen.

Forderungsmanagement einführen/verbessern, Produktportfolio/-sortiment aktualisieren. Individuelle Konditionen je nach Kunden entwickeln.

Operativer Cashflow

Wie Vorrats-/Forderungsquote, zusätzlich Umsatzsteigerung/ Kostensenkung

Wie Vorrats-/Forderungsquote, zusätzlich Umsatzsteigerung/ Kostensenkung

Working-Capital

Wie Vorrats-/Forderungsquote,

Wie Vorrats-/Forderungsquote,

ROI

Wie operativer Cashflow

Wie operativer Cashflow

Forderungsausfallquote

Bonitätsprüfung aller Neukunden, ggf. ab bestimmten Auftragsvolumen, z.B. 200-300 Euro, Vereinbarung (Firmen-)Lastschriften, Verwendung mobiler Terminals, um direkt vor Ort kassieren zu können, Fokussierung Vorkasse u.ä.

Aufbau Forderungsmanagement, mit Bonitätsprüfung, Mahnwesen, Vergabe individueller Zahlungsziele (Kreditlinie) je nach Zahlungsverhalten, Belohnung von Kunden, die stets pünktlich zahlen, z.B. Bonus oder Naturalrabatt.

Angebotserfolgsquote

Hinterfragen der Ursachen bei Ablehnung, Vertriebsschulung, um besser auf Kundenwünsche eingehen zu können.

Produktentwicklung forcieren, genauere Beschreibung der Zielkunden, um Angebot besser abstimmen zu können, Entwicklung eines Alleinstellungsmerkmals.

Auftragseingang

Stammkunden anfragen, ggf. Vertriebsschulungen

Wie Angebotserfolgsquote, regelmäßige Kundenbefragungen

Auftragsbestand

Wie Auftragseingang

Wie Auftragseingang

Neukundenanteil

Wie Angebotserfolgsquote

Wie Angebotserfolgsquote

Reklamationsquote

Kunden zeitnah (z.B. binnen 24 Stunden) nach Gründen fragen und möglichst Abhilfe schaffen, Beschwerdegründe notieren, sammeln, auswerten.

Behebung der Beschwerdegründe, soweit das nicht unmittelbar im Anschluss an die Eingabe geschehen kann.

Deckungsbeitrag Kunden

Umsatz je Kunde erhöhen, Kundenwünsche erfragen, Angebote individueller zuschneiden

Wie Angebotserfolgsquote, zusätzlich Kostensenkung bei variablen Kosten, z.B. Beschaffung, Produktion.

Kundenabhängigkeit

Intensivierung Kundenpflege, z.B. kurzfristige Ansprache von Kunden, die länger nicht mehr gekauft haben. Als Kaufmotivation können z.B. ein kleiner Bonus oder Zugaben gewährt werden.

Verbesserung Produktentwicklung, Intensivierung Kundenakquise, Entwicklung neuer Verkaufskonzepte, Erschließung neuer Absatzkanäle, Entwicklung von Alleinstellungsmerkmalen

Krankheitsquote

Rückkehrer-Gespräche führen, nach evtl. betrieblichen Ursachen forschen

Sehr individuell, abhängig von  Aussagen in Gesprächen, daher  keine verlässlichen Aussagen möglich

Fluktuationsrate

Mitarbeiter nach Gründen für Wechsel fragen

Sehr individuell, abhängig von Aussagen in Gesprächen, daher keine verlässlichen Aussagen möglich

Altersstruktur

Für Betrieb gewünschte Altersstruktur erstellen, mit aktuellem Stand vergleichen

Bei Neueinstellungen auch gewünschte Altersstruktur berücksichtigen. Achtung: AGG beachten, Ansatzpunkte für Diskriminierungen vermeiden!

Kundenabhängigkeit

Wie Angebotserfolgsquote, Auftragseingang

Wie Angebotserfolgsquote, Auftragseingang

Produktabhängigkeit

I.d.R. kurzfristig kaum Möglichkeiten

Produktentwicklung forcieren, genauere Beschreibung der Zielkunden, um Angebot besser abstimmen zu können.

Lieferantenabhängigkeit

Angebote mehrerer Lieferanten vergleichen

Zweitanbieter je wichtigem Material wählen, mit Aufträgen versehen (Faustregel: bei Zweitanbietern ca. 15-20% des jeweiligen Wareneinsatzes ordern).

Finanzierungspartner

Angebote mehrerer Banken einholen und vergleichen

Zweites Institut auswählen

Mitarbeiter

Für kritische Positionen möglichst Vertreter bestimmen und einarbeiten.

Ggf. zwei Mitarbeiter für kritische Positionen einstellen (Kosten beachten), sonst Vertreterregelung ausbauen. Vertreter schulen, Dokumentationen erstellen, um bei Wechsel Neue leichter einarbeiten zu können.

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Schlagworte zum Thema:  Kennzahl, Risikomanagement

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