Grenzüberschreitende Abfalltransporte – was Unternehmen jetzt beachten müssen

Wer Abfälle über Grenzen transportiert, muss je nach Abfallart, Verwendungszweck und Zielland unterschiedliche Vorgaben beachten. Die Verordnung (EU) 2024/1157 über die Verbringung von Abfällen hat die bisherigen europäischen Regeln neu gefasst. Sie trat bereits 2024 in Kraft, die meisten ihrer Vorschriften gelten jedoch seit dem 21. Mai 2026. Unter anderem wurden Vorschriften ergänzt, um die illegale Verbringung von Abfällen wirksamer zu bekämpfen. Ebenso wurden die Bestimmungen zum Export von Abfällen aus der EU deutlich verschärft. Für Abfallverbringungen innerhalb der EU greifen andererseits Verbesserungen, um das Potenzial des EU-Binnenmarktes besser zu erschließen.

Eine der für hiesige Unternehmen unmittelbarsten Änderungen betrifft die Kommunikation und Dokumentation: Artikel 27 der Verordnung schreibt für Abfalltransporte vor, begleitende Informationen und Dokumente elektronisch zu erfassen und zu übermitteln. Dafür hat die EU-Kommission DIWASS eingerichtet.

Das „Digital Waste Shipment System“ dient dabei zwei Zwecken: Unternehmen und Behörden können das zentrale elektronische System direkt nutzen. Gleichzeitig fungiert DIWASS als zentraler Knotenpunkt, über den auch andere Systeme und kommerzielle Softwarelösungen Daten austauschen können. Betroffen sind nicht nur Entsorgungsunternehmen. Auch Industrie- und Handelsunternehmen können mit den Vorgaben in Berührung kommen, wenn ihre Standorte Abfälle grenzüberschreitend verbringen oder an solchen Verbringungen beteiligt sind, ebenso wie Logistik-Partner.

DIWASS: Für ungefährliche Abfälle gibt es Übergangslösung

Bevor sich Unternehmen mit der technischen Umsetzung der neuen Vorgaben beschäftigen, sollten sie jedoch ihre grenzüberschreitenden Abfallströme prüfen. Denn nicht für jeden Abfall gelten dieselben Regeln. Für bestimmte Abfälle ist vor dem grenzüberschreitenden Transport ein behördliches Anmelde- und Zustimmungsverfahren erforderlich – eine so genannte Notifizierung. Das bedeutet: Ein Unternehmen muss die geplante Verbringung vorab bei den zuständigen Behörden anmelden und die erforderlichen Unterlagen einreichen. Der Transport darf grundsätzlich erst erfolgen, wenn die notwendigen Zustimmungen vorliegen. Das betrifft beispielsweise bestimmte gefährliche Abfälle, die zur Beseitigung ins Ausland gebracht werden.

Für bestimmte nicht gefährliche Abfälle, die wieder verwertet werden sollen, gelten dagegen vereinfachte Informationspflichten. Dazu zählen insbesondere Abfälle der sogenannten Grünen Liste – einem Verzeichnis von ungefährlichen Abfällen, für deren grenzüberschreitende Transport kein behördliches Genehmigungsverfahren erforderlich ist. Für die Umstellung auf digitale Prozesse gibt es hier eine Übergangslösung : Für diese Abfälle können Unternehmen noch bis einschließlich 31. Dezember 2026 die bisherige papierbasierte Dokumentation nutzen (Anhang-VII-Dokument). Ab 1. Januar 2027 soll auch dieses Verfahren vollständig elektronisch abgewickelt werden.

Neue Vorausmeldefrist beachten

Neben dieser Unterscheidung, welchem Verfahren eine Abfallverbringung unterliegt, ist die neue Vorausmeldefrist eine weitere Herausforderung. Die erforderlichen Angaben sind grundsätzlich spätestens zwei Werktage vor Beginn einer Verbringung bereitzustellen. Lediglich einzelne Angaben – insbesondere die tatsächliche Abfallmenge, das Transportunternehmen und gegebenenfalls die Containerkennnummer – können noch unmittelbar vor Beginn der Verbringung ergänzt werden. Gerade in der Recyclingwirtschaft werden Transporte jedoch häufig kurzfristig disponiert. Hier treffen regulatorische Fristen auf eingespielte und teilweise sehr flexible Logistikprozesse.

Der Bundesverband der Deutschen Entsorgungs-, Wasser- und Kreislaufwirtschaft, BDE, hatte deshalb bereits vor dem Start von DIWASS ausdrücklich für eine ausreichend bemessene Test- und Übergangsphase geworben. Aus heutiger Sicht wäre eine solche Erprobungsphase besonders sinnvoll gewesen: Unternehmen, Softwareanbieter und Behörden hätten die technischen Schnittstellen und die betrieblichen Abläufe unter realen Bedingungen testen, Fehler frühzeitig identifizieren und Prozesse vor der verpflichtenden Anwendung stabilisieren können. „Für Unternehmen ist es nun umso wichtiger, die jeweiligen Verbringungsvorgänge und Verfahren systematisch zu prüfen, Verantwortlichkeiten intern eindeutig festzulegen und die neuen Fristen in den betrieblichen Abläufen und der Disposition zuverlässig abzubilden“, so ein Sprecher des BDE gegenüber Haufe Sustainability.

Technische Integration nicht isoliert betrachten

Die Digitalisierung der Abfallverbringung gilt grundsätzlich als der richtige Weg. Ein einheitliches europäisches System kann Verfahren langfristig beschleunigen, Transparenz erhöhen und Medienbrüche vermeiden. Voraussetzung dafür ist allerdings eine technisch stabile und planbare Infrastruktur. Gerade an dieser Stelle gab es seit dem Start noch Schwierigkeiten. Der BDE hat unter anderem darauf hingewiesen, dass nachträgliche Änderungen an der DIWASS-Schnittstelle teilweise Auswirkungen auf angebundene Softwarelösungen hatten. Problematisch waren dabei insbesondere fehlende Informationen darüber, wann Änderungen in Test- beziehungsweise Produktionsumgebungen eingespielt werden. Auch fehlende Versionsinformationen und eine noch unzureichende Dokumentation bestimmter API-Fehlercodes erschweren Softwareanbietern und Unternehmen die Anpassung ihrer Systeme.

Die Europäische Kommission hat diese Rückmeldungen aufgenommen und gegenüber dem BDE angekündigt, technische Änderungen künftig transparenter zu kommunizieren und bei neuen Releases vollständige Versionshinweise bereitzustellen. Das ist wichtig, denn bei einem System wie DIWASS ist verlässliches Release- und Schnittstellenmanagement keine reine IT-Frage, sondern eine Voraussetzung für rechtssichere betriebliche Abläufe. Ein zentrales Learning ist deshalb, dass Unternehmen die technische Integration nicht isoliert betrachten sollten. „IT, Abfallrecht, Disposition und die operativ Verantwortlichen müssen gemeinsam in den Umstellungsprozess einbezogen werden. Bei Nutzung einer externen Software sollte zudem geklärt sein, wie der Anbieter Änderungen an der DIWASS-Schnittstelle überwacht und in die eigene Anwendung überführt“, so der Rat eines BDE-Sprechers.

Achtung: Nicht den Papierprozess lediglich digital nachbauen

Somit wird deutlich: Der mit der Umstellung verbundene Aufwand beschränkt sich nicht auf technische Anpassungen. Die jeweiligen Abfallströme abfallrechtlich einzuordnen und zu bestimmen, welche Verfahren anzuwenden sind – das war bereits vor der Einführung von DIWASS erforderlich. Mit der Digitalisierung kommt es nun darauf an, diese bestehenden rechtlichen Anforderungen sowie die neuen digitalen Verfahrensschritte und Fristen korrekt in den betrieblichen Systemen und Abläufen abzubilden. Unternehmen müssen daher unter anderem Stammdaten, Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten überprüfen, interne Prozesse anpassen und gegebenenfalls die betroffenen Mitarbeitenden entsprechend schulen. Aus Sicht des BDE sollte das Ziel deshalb nicht darin bestehen, lediglich einen bisherigen Papierprozess digital nachzubauen.

„Wenn DIWASS dauerhaft zu weniger Bürokratie und schnelleren Verfahren führen soll, müssen Unternehmen, Behörden und Europäische Kommission die ersten Erfahrungen jetzt nutzen, um Abläufe und Schnittstellen weiter zu verbessern“, so der Rat eines BDE-Sprechers. Digitalisierung entfalte ihren Nutzen erst dann vollständig, wenn sie betriebliche Prozesse vereinfacht und nicht zusätzliche Prozessschritte erzeugt.

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