Kommunikation von nachhaltigem Eventmanagement

Der Kern jeder Veranstaltung ist es, den Gästen Informationen, Erlebnisse, Netzwerke oder auch Unterhaltung zu bieten. Das sind die Grundfunktionen jeder Kommunikation. Was zunächst als Binsenweisheit anmutet, hat einen wesentlichen Einfluss darauf, wie Nachhaltigkeit auf die Ausgestaltung von Events wirkt. Denn die Kommunikation, die sich der Nachhaltigkeit verpflichtet fühlt, bedingt einen deutlich anderen Ansatz zum Umgang mit dieser. Und das wiederum hat Einfluss auf die gesamte Ausgestaltung des Events. Kurz gesagt: Event ist Kommunikation.

Es geht also im Eventmanagement nicht nur darum, Kommunikationsinhalte und -maßnahmen rund um die Veranstaltung möglichst nachhaltig zu gestalten. Sondern die Veranstaltung selbst ist als Kommunikationsmittel zu betrachten. Denn letztlich trägt jeder Teil einer Veranstaltung, und ganz besonders das Programm und die kreative Ausgestaltung, wesentlich zum Gesamteindruck und zur Botschaft des Events bei. Events als Kommunikationsinstrument im Speziellen sollten sich insofern an den Anforderungen der Nachhaltigkeitskommunikation im Allgemeinen orientieren. Um sich dem Thema also zu nähern, ist es sinnvoll, sich mit der Nachhaltigkeitskommunikation beschäftigen und deren Grundregeln zu ermitteln und für den Eventbereich herunterzubrechen.

Reputation ist das Stichwort für die Frage: Was macht den Unterschied zwischen der Unternehmenskommunikation und der Nachhaltigkeitskommunikation aus? Allem voran steht die wertebasierte Kommunikation, die das Grundgerüst einer guten Strategie sein muss. Denn aus diesen Werten kann Vertrauen und Authentizität geschöpft werden. Eigenschaften, die für die Nachhaltigkeitskommunikation unerlässlich sind. Denn, und das ist die erste Besonderheit, Unternehmen sind viel stärker auf die Reputation unabhängiger und externer Kommunikatoren angewiesen, als dass sie deren kommunikative Leistung mit Werbung oder eigener PR kompensieren könnten.

Ein guter Ruf wird einem verliehen, man muss sich diesen verdienen.

Das klingt logisch, wird von den meisten Veranstaltern jedoch nicht konsequent umgesetzt. Stattdessen findet man beispielsweise auf Festivals immer häufiger Stände von NGOs, es wird zu Spenden aufgerufen oder auf dem Festivalgelände werden Werbeflächen für gemeinnützige Initiativen pro bono abgegeben. Bitte verstehen Sie uns hier nicht falsch! Charity-Aktionen auf Veranstaltungen sind ein zentraler Baustein im Fundraising der NGOs. Ohne diese Zuwendungen, sei es in Form von Öffentlichkeit, unentgeltlichen Leistungen oder durch direkte Geldzuwendungen, könnten diese Initiativen nicht überleben. Deshalb: Wenn Sie das Sponsoring gemeinnütziger Initiativen auf Ihren Veranstaltungen als Bestandteil planen und umsetzen, bleiben Sie dabei – Sie tun ein gutes Werk.

Allerdings, und das ist unser Punkt, wird das Sponsoring nicht auf Ihre Veranstaltung zurückwirken, zum Beispiel, wenn Sie zwar Greenpeace kostenfreie Werbeflächen überlassen, aber gleichzeitig die Veranstaltung mit fossiler Energie versorgen, oder wenn Sie zum Spenden für die Aktion Mensch aufrufen, selbst aber Menschen mit Behinderung keine Chance geben, bei Ihnen zu arbeiten. Im schlimmsten Fall wird das als zweierlei Maß von Kunden und Gästen entlarvt und bekommt in den sozialen Medien schnell eine große Öffentlichkeit. Betrachten Sie Ihre Veranstaltung, das Konzert, die Messe oder den Kongress, als Gesamtheit. Überprüfen Sie in allen Phasen, welche Nachhaltigkeitsziele Sie positiv beeinflussen oder zumindest den negativen Einfluss vermindern können.

Doch was tut man, wenn man mit der Nachhaltigkeit im Eventmanagement an Grenzen stößt, wenn die Umstellung auf eine Energieversorgung mit Erneuerbaren zu teuer, die Anreise der Gäste mit dem öffentlichen Nahverkehr nicht möglich oder es keinen regionalen Caterer mit vegetarischem Angebot gibt? Keine unserer Gesprächspartner in den Interviews, die wir geführt haben, hat verkündet: »Wir haben es erreicht. Wir sind durch mit der Nachhaltigkeit, mehr geht nicht.« Im Gegenteil. Nachhaltigkeit ist ein Prozess, der vermutlich nie endet. Nachhaltigkeitskommunikation bildet dies ab.

Keine Angst vor Work in Progress

Und genau an diesem Punkt wird es für viele Veranstalter schwierig. Denn es liegt im Wesen von Events, dass man auf einen bestimmten Termin hin mit allen Arbeiten und Gewerken fertig ist. Showtime!

Was zählt, ist das Ergebnis. Wie das hinter den Kulissen zusammengehalten wird, ist weniger relevant als das, was der Zuschauer und die Zuschauerin sehen. Wir spitzen das hier bewusst ein wenig zu. Denn bei Nachhaltigkeitskommunikation ist es anders:

Sie basiert auf Transparenz. Transparenz entsteht durch Offenheit. Und diese Offenheit schließt ein, dass man dem Publikum einen Blick hinter die Kulissen gewährt. Da kann es durchaus mal chaotisch aussehen, unfertig und improvisiert. Und genau das ist es, was die Menschen dazu bringt, zu vertrauen. Dazu braucht es viel Umdenken, denn das Management-Mantra »Es zählen nur Ergebnisse « gilt für die Nachhaltigkeit nicht mehr. Im Gegenteil. Transparenz ist der Blick auf das Unfertige, die Planung, Erfolge – und auch Misserfolge werden nicht mehr versteckt.

Das DGTL-Festival in den Niederlanden hat sich schon vor einigen Jahren auf den Weg gemacht, das erste kreislaufbasierte Festival der Welt zu werden. Ein hehrer Anspruch, den die Initiatoren von DGTL formulieren. Ihnen ist dabei völlig bewusst, dass dies ein Weg zu einem Ziel ist, das schwer und möglicherweise gar nicht zu erreichen ist. Sie nennen es »Road to Circularity« und dokumentieren diesen Weg regelmäßig. Der Weg ist hier buchstäblich das Ziel und zeigt, wie man Work in Progress transparentkommuniziert.

Take-Away für Ihr Eventmanagement:
Die Grundlage für Vertrauen ist Transparenz. Kommunizieren Sie daher offen und haben Sie keine Angst vor Work in Progress.

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Dieser Artikel ist ein Ausschnitt aus dem Buch Nachhaltigkeit im Eventmanagement, das 2023 bei Haufe erschienen ist.   Hier geht es zum Buch.