Hitzeschutz am Arbeitplatz: steuerliche Möglichkeiten | Sustainability

Haufe Online Redaktion

Hitze Schwitzen Ventilator — Bild: pexels / Cottonbro Welche steuerlichen Regelungen sind zu beachten, wenn man den Mitarbeitenden bei hohen Temperaturen eine Abkühlung verschaffen möchte?

Die Temperaturen in Deutschland steigen – und das sorgt für Handlungsbedarf bei Unternehmen. Denn Hitzeschutz am Arbeitsplatz ist nicht nur ein Kann, sondern auch ein Muss. Ein Blick auf die steuerlich geförderten Möglichkeiten, mit denen Arbeitgeber bei großer Hitze für Abkühlung und Linderung bei den Mitarbeitenden sorgen können.

Im Betrieb kann der Arbeitgeber durch technische Maßnahmen für Abkühlung sorgen. Doch welche steuerlichen Regelungen sind dabei zu beachten?

Ventilator als steuerpflichtiger Arbeitslohn?

Die Anschaffung von Ventilatoren, Klimaanlagen oder anderen Kühlgeräten zur Nutzung während der Arbeitszeit im Betrieb oder bei Auswärtstätigkeiten ist steuerlich unproblematisch. Diese Leistungen erfolgen im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers und bleiben deshalb unbesteuert.

Beschafft der Arbeitgeber derartige Vorrichtungen für die private Wohnung von Mitarbeitenden, liegt dagegen steuerpflichtiger Arbeitslohn nach den allgemeinen Grundsätzen vor. Eine steuerliche Förderung durch eine Pauschalierungsvorschrift oder Ähnlichem besteht nicht, die 50-Euro-Grenze für Sachbezüge dürfte höchstens für einen kleinen Ventilator reichen.

Getränke, Eis oder Obst zur Abkühlung

Verpflegung, die während der Arbeitszeit im Betrieb (kostenlos oder verbilligt) aufgrund der Hitze zur Verfügung gestellt wird, stellt steuerlich eine sogenannte Annehmlichkeit dar. Da die Leistung im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers steht, ist sie nicht steuerbar und damit steuerfrei (H 19.3 "Nicht zum Arbeitslohn gehören" LStH, sowie R/H 19.6 "Aufmerksamkeiten" LStR/H). Steuerpflicht entsteht erst bei der Gestellung kompletter Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- oder Abendessen).

Steuerfrei sind Duschmöglichkeiten im Betrieb

Die Zurverfügungstellung von Schwimmbädern im Betrieb kann nur im absoluten Ausnahmefall im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen. Die Möglichkeit, im Betrieb zu duschen, bleibt hingegen regelmäßig unbesteuert. Voraussetzung dafür ist, dass die Mitarbeitenden sich entweder wieder "in den Zustand versetzen können, wie sie zur Arbeit gekommen sind" (Entfernung der Verschmutzung) oder die betriebliche Regelung die Duschmöglichkeit zum Beispiel im Zusammenhang mit der morgendlichen Anreise in den Betrieb mit dem Fahrrad oder im Zusammenhang mit dem Betriebssport ermöglicht. In diesen Fällen ist auch diese Leistung nicht steuerbar.

Andere Sportangebote und Gesundheitsförderung

Es gelten die allgemeinen Grundsätze der betrieblichen Gesundheitsvorsorge: Leistungen des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands und zur betrieblichen Gesundheitsförderung, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden, sind bis zu 600 Euro jährlich steuerfrei (§ 3 Nr. 34 EStG). Dazu hat die Finanzverwaltung eine sogenannte Umsetzungshilfe herausgegeben (BMF vom 20. April 2021, BStBl 2021 I, 700), in der insbesondere die begünstigten Maßnahmen sowie die erforderlichen Nachweise erläutert werden.

Ausdrücklich von der Steuerbefreiung ausgeschlossen sind unter anderem Mitgliedsbeiträge in Sportvereinen und Fitnessstudios sowie Massagen und physiotherapeutische Behandlungen.

Lockerung der Kleiderordnung

Die Lockerung der Kleiderordnung (zum Beispiel der Verzicht auf das Tragen von Krawatten) oder die Erlaubnis, kurze Hemden und Blusen beziehungsweise Hosen und Röcke tragen zu dürfen, stellt keinen steuerpflichtigen Vorteil für die Mitarbeitenden dar und kann deshalb aus steuerlicher Sicht uneingeschränkt empfohlen werden. (Lesen Sie dazu unseren Beitrag "Aussehen am Arbeitsplatz: Was dürfen Arbeitgeber vorgeben?").