Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber bis 2013

Zusammenfassung

Überblick

Zu den wichtigsten steuerfreien Lohnbezügen der Arbeitnehmer gehören die Erstattungen von Reisekosten durch den Arbeitgeber. Die Frage, welche Fahrt-, Verpflegungs- und ggf. Unterbringungskosten der Arbeitgeber für Tätigkeiten außerhalb der Firma bei der Lohnabrechnung steuerfrei ersetzen kann, regelt das lohnsteuerliche Reisekostenrecht. Diese häufig auch als Auslösungen bezeichneten Beträge können im Rahmen steuerlicher Höchstbeträge steuerfrei – aber auch sozialversicherungsfrei – an die Arbeitnehmer ausbezahlt werden. Reisekosten-Erstattungen stehen allen Arbeitnehmern zu, die außerhalb ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte tätig werden. Darüber hinaus können auch Arbeitnehmer mit einer Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen – z. B. Bauarbeiter und Kundendienstmonteure – sowie Berufskraftfahrer steuerfreie Reisekosten erhalten.

Für Reisetage ab 1.1.2014 ist die gesetzliche Neuregelung der Reisekostenbestimmungen anzuwenden.^[1] Nachfolgend ist die für Reisetage bis 31.12.2013 anzuwendende Rechtslage des "alten Reisekostenrechts" dargestellt, das insbesondere für eine Übergangszeit bei Lohnsteuer-Außenprüfungen weiterhin von Bedeutung ist.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Gesetzliche Grundlage für die Berechtigung des Arbeitgebers, Reisekosten in der Privatwirtschaft steuerfrei zu ersetzen, ist § 3 Nr. 16 EStG. Hinsichtlich des Umfangs des steuerfreien Arbeitgeberersatzes verweist die Vorschrift auf den Werbungskostenabzug, an den die Steuerfreiheit geknüpft ist. Eine gesetzliche Definition lässt sich weder im Einkommensteuergesetz noch in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung finden. Die Reisekostenvorschriften ergeben sich, abgesehen von den Verpflegungspauschbeträgen (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG i. V. m. § 9 Abs. 5 EStG), ausschließlich aus den Lohnsteuer-Richtlinien (R 9.4–R 9.8 LStR). Das BMF-Schreiben vom 15.12.2011, IV C 5 - S 2353/11/10010, BStBl 2012 I, S. 57, regelt die Anwendung der vom BFH in 2011 vorgenommenen grundlegenden Neuabgrenzung des Begriffs der regelmäßigen Arbeitsstätte.

[1]

S. Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber ab 2014

Lohnsteuer

1 Berufliche Auswärtstätigkeit

1.1 Einheitlicher Reisekostenbegriff

Reisekosten sind

• Fahrtkosten,
• Verpflegungsmehraufwendungen,
• Übernachtungskosten und
• Reisenebenkosten,

wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen.^[1] Wie die Begriffsbestimmung deutlich macht, richtet sich der Umfang der Reisekostenvergünstigung für berufliche Reisetätigkeiten nicht nach der Art der Auswärtstätigkeit. Die Reisekostendefinition entspricht der von der Rechtsprechung entwickelten Begriffsbestimmung, nach der ausschließlich Mehraufwendungen begünstigt sind, die durch eine berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte entstehen, also durch eine berufliche Auswärtstätigkeit.

Der eigentliche Vorteil des einheitlichen Reisekostenbegriffs wird für die Praxis nicht durch die formelle Zusammenfassung der verschiedenen Reisekostenarten erreicht, sondern dadurch, dass für sämtliche auswärtigen Dienstgeschäfte inhaltlich und betragsmäßig einheitliche Reisekostensätze in den Lohnsteuer-Richtlinien festgelegt werden. Nur dadurch kann das geltende Reisekostenrecht verzichten auf die streitanfällige Unterscheidung zwischen

• Dienstreise,
• Einsatzwechseltätigkeit und
• Fahrtätigkeit.

Der Systemwechsel zu einer Reisekostenart mit einheitlichen Reisekostensätzen bewirkt damit hinsichtlich des Umfangs der abzugsfähigen Werbungskosten sowie des steuerfreien Arbeitgeberersatzes für sämtliche auswärtigen Dienstgeschäfte eines Arbeitnehmers den Ansatz gleich hoher Reisekostenbeträge. Alle dienstlichen Reisetätigkeiten, die im Berufsleben möglich sind, werden mit denselben Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungspauschalen begünstigt – unabhängig von der jeweiligen auswärtigen Einsatz- und Tätigkeitsstätte. Damit kann ein Berufskraftfahrer, der mit seinem Lkw die ganze Woche unterwegs ist, bei gleicher Abwesenheitsdauer dieselben lohnsteuerlichen Reisekostensätze erhalten, wie der Handelsvertreter während seiner wöchentlichen Reisetätigkeit.

[1] R 9.4 Abs. 1 LStR.

1.2 Bedeutung der regelmäßigen Arbeitsstätte

Das Vorliegen einer regelmäßigen Arbeitsstätte bestimmt die alles entscheidende Frage, welche Beschäftigung an den unterschiedlichen Einsatz- und Tätigkeitsstätten eine berufliche Auswärtstätigkeit begründet. Nur unter dieser Voraussetzung ist der Ansatz von Reisekosten zulässig.

Nach der BFH-Rechtsprechung, der die Reisekostendefinition in den Lohnsteuer-Richtlinien uneingeschränkt folgt^[1], liegt eine reisekostenrechtliche Auswärtstätigkeit immer dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird.

Die Reisekostendefinition ist damit untrennbar mit der Prüfung des ortsgebundenen Tätigkeitsmittelpunkts des Arbeitnehmers verbunden. Nur wenn die tatsächliche Arbeitsstätte nicht zugleich auch eine regelmäßige Arbeitsstätte des Arbeitnehmers darstellt, ist die Gewähru...