Kühn/von Wedelstädt, Abgabenordnung und Finanzgerichtsor ... / D. Form des Steuerverwaltungsakts

Tz. 6

Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018

Grundsätzlich besteht nach § 119 Abs. 2 AO Formfreiheit. Ein Verwaltungsakt kann, soweit nicht eine bestimmte Form vorgesehen ist (z. B. in § 157 Abs. 1 AO; § 191 Abs. 1 Satz 2 AO; § 332 Abs. 1 AO) schriftlich, elektronisch, mündlich oder in anderer Weise erlassen werden.

I. Mündlicher Steuerverwaltungsakt

Tz. 7

Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018

Ein mündlicher Verwaltungsakt ist nach § 119 Abs. 2 Satz 2 AO bei unverzüglicher Antragsstellung und Vorliegen eines berechtigten Interesses schriftlich zu bestätigen. Für das Wirksamwerden und den Beginn der Rechtsbehelfsfrist ist die Bekanntgabe des mündlichen Verwaltungsakts, nicht die spätere Bestätigung entscheidend.

II. Schriftlicher Steuerverwaltungsakt

Tz. 8

Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018

Schriftform bedeutet, dass der ganze Inhalt des Verwaltungsakts (Adressat, verfügender Teil, Begründung) in einem Schriftstück dokumentiert ist. Die gesetzlich gebotene Schriftform wird auch durch die Übersendung per Telefax gewahrt (BFH v. 28.01.2014, VIII R 28/13, BFH/NV 2014, 1115). Dies gilt auch für eine Übersendung im sog. Ferrari-Fax-Verfahren, jedoch nur, wenn das empfangende Telefaxgerät den Bescheid ausdruckt. Die für elektronische Verwaltungsakte geltenden Regelungen des § 87a AO sind nicht anwendbar (BFH v. 18.03.2014, VIII R 9/10, BStBl II 2014, 748).

Zwingend ist die Schriftform vorgesehen für Steuerbescheide (s. § 157 AO), ebenso für die den Steuerbescheiden gleichgestellten Bescheide (s. § 157 AO Rz. 2). Die Schriftform ist weiter vorgesehen in § 93 Abs. 2 Satz 2 AO für bestimmte Auskunftsverlangen, in § 191 Abs. 1 Satz 3 AO für Haftungs- und Duldungsbescheide, in § 205 Abs. 1 AO für verbindliche Zusagen, in § 279 Abs. 1 Satz 1 AO für Aufteilungsbescheide, in § 324 Abs. 2 Satz 2 AO für Arrestanordnung, in § 332 Abs. 1 Satz 1 AO für Zahlungsmittelandrohungen sowie in § 366 AO für Rechtsbehelfsentscheidungen.

III. Elektronischer Steuerverwaltungsakt

Tz. 9

Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018

Ein Verwaltungsakt kann auch in elektronischer Form erlassen werden (§ 119 Abs. 2 Satz 1 AO). Die Voraussetzungen regelt § 87a AO. Die elektronische Form ist nur dann zulässig, wenn der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat (s. § 87a AO Rz. 3 und AEAO zu § 87a, Nr. 1). § 87a unterscheidet zwischen der einfachen und der qualifizierten elektronischen Form (s. § 87a AO Rz. 4). Die einfache Form entspricht im Wesentlichen der Bekanntgabe in mündlicher oder sonstiger Weise. Ist für den Verwaltungsakt gesetzlich die Schriftform vorgesehen, ist das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen (s. § 87a Abs. 4 Satz 1 und 2 AO). Die Schriftform kann auch ersetzt werden durch Versendung einer De-Mail-Nachricht nach § 5 Abs. 5 De-Mail-Gesetz (s. § 87a Abs. 4 Satz 3 AO). Bei einem elektronischen Verwaltungsakt muss das der Signatur zugrunde liegende qualifizierte Zertifikat oder ein zugehöriges qualifiziertes Attributzertifikat die erlassende Behörde erkennen lassen (s. § 119 Abs. 3 Satz 3 AO). Soll der Verwaltungsakt zugestellt werden, ist die elektronische Form nicht zulässig.

IV. Formularmäßig oder mit Hilfe von EDV erlassener Steuerverwaltungsakt

Tz. 10

Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018

Ein schriftlich oder elektronisch erlassener Verwaltungsakt muss die erlassende Behörde erkennen lassen. Ferner muss er die Unterschrift oder die Namenswiedergabe des Behördenleiters, seines Vertreters oder seines Beauftragten enthalten (§ 119 Abs. 3 Satz 1 und 2, 1. HS AO). Dies gilt nicht für schriftliche Verwaltungsakte, die formularmäßig oder mit Hilfe automatischer Einrichtungen erlassen wurden (§ 119 Abs. 3 Satz 2, 2. HS AO). Formularmäßig ergeht ein Steuerverwaltungsakt, wenn die wesentlichen Teile des Verwaltungsakts vorgedruckt sind und in dem verwendeten Vordruck lediglich die Daten des jeweiligen Falles eingetragen sind (s. FG Ha v. 29.07.1982, II 282/81, EFG 1983, 210). Die Formerleichterung dieser Regelung gilt nur für die Anforderung des § 119 Abs. 3 Satz 2 1. HS AO, also für die Unterschrift und die Namenswiedergabe, nicht bezüglich der Anforderung des Satz 1, wonach die erlassene Behörde erkennbar sein muss. Ob von den Formerleichterungen dieser Vorschrift Gebrauch gemacht werden soll, liegt im Ermessen der Behörde. Außerhalb dieser Formerleichterung gilt, dass ein schriftlicher Verwaltungsakt Unterschrift oder Namenswiedergabe enthalten muss. Dies dient der Zuständigkeitskontrolle, das Fehlen führt nicht zur Nichtigkeit, sondern zur Anfechtbarkeit (BFH v. 26.07.1989, X R 42/86, BFH/NV 1990, 345).