Die Abläufe in den Bundesländern unterscheiden sich nur im Detail. Allen gemein ist die erstmalige Registrierung auf der jeweiligen Plattform.
In Baden-Württemberg erhält der Steuerpflichtige bzw. sein Vertreter nach erfolgreicher Verifizierung der E-Mail-Adresse einen Verifizierungscode zur Datenaustauschplattform SteuerCloud@BW. Die Verifizierung selbst erfolgt dann auf Ebene der Webanwendung. Die Daten für den Empfänger werden durch Eingabe der E-Mail-Adresse des Empfängers und anschließendem Hinzufügen der entsprechenden Dateien zum Download bereitgestellt. Eine verschlüsselte, persönliche Nachricht an den Empfänger kann erstellt werden. Das Hinzufügen der Dateien erfolgt per drag & drop. Standardmäßig werden die Daten nach 28 Tagen automatisch gelöscht. Optional kann jedoch auch ein früheres Ablaufdatum des verfügbaren Downloads im Rahmen der Transferoptionen gewählt werden. Ebenfalls optional ist die Möglichkeit eine Benachrichtigung per E-Mail zu erhalten, wenn der Datentransfer erfolgt ist. Ein Passwort kann über die Anwendung selbst generiert werden oder manuell erstellt werden. Das Passwort sollte gesondert, idealerweise sogar persönlich oder telefonisch übermittelt werden. Der Empfänger erhält eine unverschlüsselte Empfängerbenachrichtigung. Auch hier sollten weder im Betreff noch in der Benachrichtigung selbst vertrauliche Mitteilungen enthalten sein. Diese können optional über eine vertrauliche Nachricht (als Anhang zum Datentransfer) beigefügt werden. Bei den zu übertragenden Dateien ist zu beachten, dass nicht alle Formate übertragen werden können. Ausgeschlossen sind z. B. passwortgeschützte Dateien, verschlüsselte Dateien, ausführbare Dateien (*.exe), Programmdateien (*.dll), geöffnete Dateien, geteilte Archive (*.7z) oder Dateien mit Dateinamen, die über 248 Zeichen verfügen. Werden Dateien in einem Archiv zusammen übertragen, müssen alle Dateien den genannten Kriterien entsprechen, ansonsten wird die Übertragung des gesamten Archivs abgebrochen.[1]Bei der norddeutschen Lösung FinDrive für Niedersachsen (FinDrive-NI), Hamburg (FinDrive-HH), Schleswig-Holstein (FinDrive-SH) und Mecklenburg-Voprpommern (FinDrive-MV) können die Außenprüfer den Steuerpflichtigen per E-Mail einen zeitlich beschränkten Uploadlink für den Datenaustausch zur Verfügung stellen.Mittels eines zwingend erforderlichen zusätzlichen Kennworts können über einen aktuellen Webbrowser die geforderten Daten durch die Steuerpflichtigen zur Verfügung gestellt werden. Das Kennwort ist aus Datenschutz- und IT-sicherheitsrechtlichen Gründen den Steuerpflichtigen oder deren Steuerberatung nur über einen anderen Kommunikationskanal (persönlich, telefonisch oder per Briefpost, nicht jedoch per E-Mail) mitzuteilen. Die Außenprüfer können umgekehrt auch den Steuerpflichtigen mittels eines Downloadlinks Daten zur Verfügung stellen.Erlischt der Grund für den Datenaustausch, werden die ausgetauschten Daten vom FinDrive gelöscht und die entsprechenden Links ungültig. Die ausgetauschten Daten werden in FinDrive nicht archiviert.[2]
Bereits seit Oktober 2020 wird die Austauschplattform dDataBox in den bremischen Finanzämtern für die Arbeitsbereiche Betriebsprüfung, Lohnsteuer-Außenprüfung, Umsatzsteuer-Sonderprüfung und Steuerfahndung eingesetzt. dDataBox ist eine Plattform für Austausch von Dateien zwischen internen Nutzern innerhalb der Finanzverwaltung und externen Nutzern (z. B. Steuerberatung, Steuerpflichtige oder andere Dienststellen) im Rahmen einer Außenprüfung. Den Benutzern wird die Möglichkeit eröffnet, über einen persönlichen Benutzerzugang mit einer dritten Person über einen Dateianfrage- (Upload-) oder einen Freigabelink (Downloadlink) große Datenmengen hardwareunabhängig über einen Webbrowser auszutauschen. Durch die Verschlüsselungsprotokolle SSL/TLS mit individuell serverseitig erzeugter Dateiverschlüsselung und passwortgeschützten Dateianfrage- oder Freigabelinks ist eine sichere Datenübermittlung gewährleistet (Triple-Crypt-Technologie).
In Hessen tritt der Betriebsprüfer nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung mit dem Steuerpflichtigen in Kontakt und bietet HessenDrive als Austauschplattform an. Für den Datenaustausch stellt der Betriebsprüfer per E-Mail einen zeitlich beschränkten Uploadlink zur Verfügung. Mittels eines zusätzlichen Passworts können über einen aktuellen Webbrowser sodann die geforderten Daten zur Verfügung gestellt werden. Sollte der Betriebsprüfer schriftliche Rückfragen haben, ist mittels eines Downloadlinks eine umgekehrte Kommunikation möglich. Sobald der Grund für den Datenaustausch erlischt, werden die ausgetauschten Daten von HessenDrive physisch gelöscht und die Links ungültig.[3]
In Bayern erfolgt der Datenaustausch über den Cloud-Dienst "SecureBox Bayern". Für die Registrierung wird zunächst ein Einladungslink benötigt, der per E-Mail zugeschickt wird. Die Anmeldung an der SecureBox Bayern erfolgt dann im Rahmen einer 2-Faktor Authentifizierung. Für die Registrierung wird zusätzlich ein Passcode ben...
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