Nicht nur Unternehmer, sondern auch Finanzbeamte erleben derzeit einen Digitalisierungsschub. So werden momentan Plattformen in der Cloud entwickelt. Über diese sollen künftig Steuerberater und Unternehmer große Datenmengen, die z. B. für die Betriebsprüfung benötigt werden, an die Finanzverwaltung übermitteln. Wo das schon möglich ist und wie das funktioniert, erläutert Herr Willner nachfolgend.
E-Mail und ELSTER-Portal werden ergänzt um Cloudlösungen
Die zunehmende Digitalisierung bei den Steuerpflichtigen, insbesondere Unternehmen, zieht eine entsprechende Digitalisierung in der Finanzverwaltung nach sich. Verständlicherweise wollen Steuerpflichtige, die ihre Unterlagen, Belege und sonstigen steuerlich relevanten Daten digital verwalten, diese bei Bedarf auch digital der Finanzverwaltung zur Verfügung stellen. Diese Möglichkeit besteht bereits - eingeschränkt - über E-Mail oder über das ELSTER-Portal.
Digitaler Austausch von Finanzverwaltung zu Unternehmen/Steuerberatern und umgekehrt wird ermöglicht
E-Mail und Elster-Portal sind in mehreren Punkten begrenzt:
- Zum einen ist für die Kommunikation zwischen Steuerpflichtigen und Finanzverwaltung, d. h. für den Austausch in beide Richtungen, auf Seiten der Finanzverwaltung zu berücksichtigen, dass diese das Steuergeheimnis gemäß § 30 AO zu wahren hat. Nachdem eine E-Mail als digitale Postkarte zu sehen ist, ist es der Finanzverwaltung verwehrt, ohne weiteres ihrerseits mit Steuerpflichtigen per E-Mail zu kommunizieren. Weiterhin ist über das ELSTER-Portal eine Kommunikation von der Finanzverwaltung zu den Steuerpflichtigen nicht vorgesehen.
- Zum anderen sind die Verfahren E-Mail und ELSTER-Portal für den Austausch größerer Datenmengen wenig geeignet.
Um hier gerade in längerdauernden Verfahren sowie Verfahren mit größeren Datenmengen eine Austauschmöglichkeit zwischen Steuerpflichtigen und Finanzverwaltung zu schaffen, die rechtlich zulässig und sicher ist, werden zunehmend "Steuerclouds" durch die Finanzverwaltung geschaffen. Diese bieten eine gute Möglichkeit, große Datenmengen und Informationen sowohl von Steuerpflichtigen an die Finanzverwaltung als auch von der Finanzverwaltung an Steuerpflichtige sicher zu übermitteln.
Die Steuerclouds tragen damit insbesondere
- in Außenprüfungen (Betriebsprüfungen, Lohnsteueraußenprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen) oder
- in Steuerstraf- und Bußgeldverfahren
zur effektiven Abwicklung der Verfahren für alle beteiligten Parteien bei.
So können z. B. in einer Betriebsprüfung über eine derartige Cloud Anfragen und Antworten zwischen Betriebsprüfern und Unternehmen und ggf. Steuerberatern ausgetauscht werden. Weiterhin können rechtliche Auffassungen und Berechnungen auf diesem Weg der jeweils anderen Partei zugänglich gemacht werden. Genauso kann das Unternehmen dem Prüfer größere Daten aus Finanzbuchhaltung oder Lohnbuchhaltung zur Verfügung stellen. Hierdurch entfällt z. B. das Risiko, dass ein Datenträger mit diesen sensiblen Daten verloren geht.
Und so funktioniert es
Das Verfahren ist relativ einfach: Nach der Registrierung der beteiligten Parteien und der Einrichtung eines Datenraums kann die eine Verfahrenspartei Daten und Informationen in den entsprechenden Datenraum der Steuercloud einstellen. Die andere Partei kann diese anschließend von dort herunterladen.
Die Steuerclouds der Finanzverwaltung ermöglichen einen Datenaustausch zwischen Steuerpflichtigen und Finanzverwaltung, unabhängig davon, an welchem Ort sich der Steuerpflichtige gerade befindet und welches Betriebssystem oder welche Hardware er nutzt.
Die Steuerclouds der Bundesländer werden von Landesbehörden betrieben und garantieren daher die Einhaltung der Standards von
- Steuergeheimnis,
- Datenschutz und
- Datensicherheit.
Die Daten werden bereits beim Transfer verschlüsselt und bleiben für Unbefugte unzugänglich. Genutzt werden kann die jeweilige Cloud sowohl durch Steuerpflichtige selbst als auch durch steuerliche Vertreter.
Bereits seit einiger Zeit gibt es in Bayern die sog. SecureBox als Steuercloud. Ein vergleichbares Verfahren gibt es nun auch flächendeckend in Baden-Württemberg: Die sog. SteuerCloud@BW. Diese ist Ende Februar 2022 gestartet.
Praxis-Hinweis: Steuerclouds nur für bestimmte Verfahren und große Datenmengen vorgesehen
Zu beachten ist, dass Steuerclouds vorwiegend im Rahmen der o.g. Verfahren und für größere Datenmengen vorgesehen sind. Für Anträge, Rechtsbehelfe oder sonstige Schreiben sind diese nicht vorgesehen. Hier bleibt es bei den bereits bestehenden Kommunikationswegen (Papier-)Post, Fax, E-Mail und das ELSTER-Portal.