Die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen erfolgt bei Auswärtstätigkeiten nach einheitlichen Regeln. Der Werbungskostenabzug ist danach nur in Form von Pauschbeträgen zulässig. Für die berufliche Auswärtstätigkeit sind die zeitlich gestaffelten Verpflegungspauschalen anzuwenden. Eine steuerliche Einzelabrechnung nach Belegen ist ausgeschlossen. Für die unentgeltliche Verpflegung in Form der Arbeitgeberbewirtung muss bei beruflichen Auswärtstätigkeiten ein geldwerter Vorteil erfasst werden als Gegenleistung dafür, dass bei den Verpflegungssätzen keine Kürzung vorzunehmen ist.[1]
4.2.1 Zeitlich gestaffelte Verpflegungspauschale
Für 2013 ergeben sich die folgenden Inlandsverpflegungspauschalen, deren Höhe sich ausschließlich nach der Abwesenheitszeit am einzelnen Kalendertag bestimmt.
| Abwesenheitsdauer | Pauschbetrag |
|---|---|
| weniger als 8 Stunden | 0 EUR |
| mindestens 8 Stunden | 6 EUR |
| mindestens 14 Stunden | 12 EUR |
| mindestens 24 Stunden | 24 EUR |
Für berufliche Auswärtstätigkeiten im Ausland sind die vom BMF für die einzelnen Staaten festgesetzten Auslandstagegelder maßgebend.[1]
Möglichkeit der Pauschalbesteuerung mit 25 %
Werden Beträge vom Arbeitgeber ersetzt, die über die steuerfreien Verpflegungspauschbeträge hinausgehen, ist eine Lohnsteuerpauschalierung möglich. Das Gesetz enthält eine vereinfachte Besteuerungsmöglichkeit für lohnsteuerpflichtige Reisekostenvergütungen. Zahlt der Arbeitgeber höhere Verpflegungssätze als dies steuerlich zulässig ist, dürfen die übersteigenden Beträge mit einem festen Pauschsteuersatz von 25 % pauschal versteuert werden.[2]
Für die Berechnung der maßgebenden Abwesenheitszeit am jeweiligen Kalendertag ist zwischen Arbeitnehmer mit regelmäßiger Arbeitsstätte und den übrigen Arbeitnehmern zu unterscheiden.
Abwesenheit bei Arbeitnehmern mit regelmäßiger Arbeitsstätte
Hat der Arbeitnehmer unter Berücksichtigung des neuen Arbeitsstättenbegriffs am Betriebs- bzw. Firmensitz des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte, muss die verlangte Abwesenheitsdauer bei sämtlichen beruflichen Auswärtstätigkeiten in Bezug auf die Wohnung oder den Betrieb erfüllt sein, je nachdem von wo die dienstliche Auswärtstätigkeit aus angetreten wird. Sucht der Arbeitnehmer z. B. zunächst den Betrieb als regelmäßige Arbeitsstätte auf, kann er Verpflegungsmehraufwendungen nicht für die Dauer der gesamten Abwesenheit von der Wohnung, sondern erst ab Beginn seiner Auswärtstätigkeit außerhalb des Betriebs in Anspruch nehmen. Das Entsprechende gilt für das Ende der Reisetätigkeit am jeweiligen Kalendertag. Maßgebend ist der Zeitpunkt, an dem der Arbeitnehmer seine Wohnung bzw. die Firma erreicht. Die Wege zwischen Wohnung und Betrieb bleiben zeitlich außer Ansatz.
Mehrtägige Inlandsreise
Ein Außendienstmitarbeiter unternimmt von Montag bis Mittwoch eine 3-tägige berufliche Auswärtstätigkeit. Die Reise beginnt am Montag um 9.30 Uhr und endet am Mittwoch um 13.30 Uhr in der Firma des Arbeitnehmers.
Ergebnis: Der Arbeitgeber darf dem Außendienstmitarbeiter für den vollen Reisetag, an dem die Abwesenheitsdauer 24 Stunden betragen hat, die volle Pauschale von 24 EUR und für den An- bzw. Rückreisetag die zeitlich gekürzten Pauschalen von 12 EUR (mehr als 14 Stunden) bzw. 6 EUR (mehr als 8 Stunden) für die während der Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten steuerfrei ersetzen. Am Mittwoch ist dabei auf den Zeitpunkt abzustellen, an dem der Arbeitnehmer den Betrieb erreicht. Er kann für diesen Tag deshalb nur die Verpflegungspauschale von 6 EUR steuerfrei erhalten.
Abwesenheitsdauer bei Arbeitnehmern ohne regelmäßige Arbeitsstätte
Hat der Arbeitnehmer keine ortsfeste regelmäßige Arbeitsstätte, darf dagegen die maßgebliche Abwesenheitszeit aufgrund ausdrücklicher gesetzlicher Regelung immer in Bezug auf die Wohnung berechnet werden.[3] Diese vorteilhafte Berechnungsweise gilt etwa für Berufskraftfahrer oder Außendienstmitarbeiter, die ihren Arbeitgeber nur gelegentlich aufsuchen. Die maßgebliche Abwesenheitszeit am jeweiligen Kalendertag beginnt also bei diesem Personenkreis immer mit dem Verlassen der Wohnung, auch wenn der Arbeitnehmer zunächst in den Betrieb fährt, um dort Arbeiten zu verrichten. Das Entsprechende gilt für das Ende der beruflichen Auswärtstätigkeit. Maßgeblich ist immer der Zeitpunkt, an dem der Arbeitnehmer seine Wohnung erreicht.
Eine Sonderregelung gilt, falls der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrere berufliche Auswärtstätigkeiten durchführt. Die zutreffende Verpflegungspauschale für mehrere Auswärtstätigkeiten an ein und demselben Kalendertag ergibt sich dadurch, dass die einzelnen Abwesenheitszeiten des Arbeitnehmers zusammengerechnet werden.
Zusammenrechnen mehrerer Dienstgeschäfte
Ein Arbeitnehmer beginnt eine Auswärtstätigkeit am Dienstag um 6.00 Uhr an seiner Wohnung, die er um 16.00 Uhr im Betrieb beendet. Um 17.00 Uhr bricht er zu einer weiteren Auswärtstätigkeit auf, die um 21.30 Uhr an seiner Wohnung endet.
Ergebnis: Der Arbeitnehmer kann für d...
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