Praxis-Beispiele: Bewirtungskosten

1 Arbeitnehmerbewirtung

Sachverhalt

Während einer Fachmesse lädt der Geschäftsführer eines Unternehmens seine 4 Abteilungsleiter zum Mittagessen in das Messerestaurant ein. Die Gesamtrechnung für das Mittagessen der 4 Abteilungsleiter und des Geschäftsführers beläuft sich auf 180 EUR einschließlich Umsatzsteuer.

Der Geschäftsführer bittet um Erstattung der getragenen Aufwendungen und darum, evtl. lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen für die Mitarbeiter zu berücksichtigen. Die vorgelegte Rechnung erfüllt sämtliche steuerlichen Voraussetzungen.

Wie sind die entstandenen Kosten steuer- und sozialversicherungsrechtlich zu behandeln?

Ergebnis

Im Rahmen des Mittagessens werden ausschließlich eigene Arbeitnehmer bewirtet. Die Kosten fallen deshalb nicht unter die Abzugsbeschränkung für Bewirtungsaufwendungen. Die Vorsteuer ist voll abzugsfähig, wenn die Rechnung auf den Namen der Firma ausgestellt ist. Die verbleibenden (Netto-) Aufwendungen können in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Dem Geschäftsführer können die entstandenen Auslagen in voller Höhe als Auslagenersatz steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Das Essen selbst hat sowohl für den (angestellten) Geschäftsführer als auch für die eingeladenen Arbeitnehmer lohnsteuerliche Folgen. Es handelt sich um eine übliche Beköstigung während einer Auswärtstätigkeit. Die Besteuerung einer üblichen Mahlzeit mit dem Sachbezugswert als Arbeitslohn ist jedoch gesetzlich ausgeschlossen, wenn dem Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale zustehen würde. Diese Voraussetzung dürfte bei den Messeteilnehmern erfüllt sein. Die steuer- und sozialversicherungsfreie Pauschale ist allerdings zu kürzen, wenn dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Deshalb erfolgt im vorliegenden Fall eine Kürzung der Spesen um 40 % der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Tagespauschale von 28 EUR, also um 11,20 EUR.

2 Geschäftsfreunde

Sachverhalt

Während einer Fachmesse lädt der Geschäftsführer eines Unternehmens einige der besten Firmenkunden sowie die mit dem Messedienst beauftragten Mitarbeiter zum Mittagessen in ein nahe gelegenes Restaurant ein. Die Gesamtkosten für die Bewirtung von 15 Personen belaufen sich auf 600 EUR zuzüglich Umsatzsteuer.

Der Geschäftsführer bittet nun um Erstattung der von ihm getragenen Aufwendungen und darum, evtl. lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen für die Mitarbeiter zu berücksichtigen. Die vorgelegten Rechnungen erfüllen sämtliche steuerlichen Voraussetzungen.

Wie sind die entstandenen Kosten steuer- und sozialversicherungsrechtlich zu behandeln?

Ergebnis

Im Rahmen des Messebesuchs findet eine Bewirtung von Geschäftsfreunden statt. Die Kosten fallen unter die Abzugsbeschränkung für Bewirtungsaufwendungen und können vom Arbeitgeber nur zu 70 % als Betriebsausgaben abgezogen werden. Von der Gesamtrechnung über 600 EUR netto sind deshalb 180 EUR nicht abzugsfähig. Die auf die Bewirtung entfallende Vorsteuer kann in voller Höhe abgezogen werden.

Dem Geschäftsführer können die ihm entstandenen Auslagen von 714 EUR einschließlich Umsatzsteuer in voller Höhe als Auslagenersatz steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Die Teilnahme der Arbeitnehmer an der Bewirtung stellt keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Es handelt sich vielmehr um eine Zuwendung im ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Dies gilt auch für den auf den einladenden Geschäftsführer entfallenden Anteil. Bei den eingeladenen eigenen Arbeitnehmern sind aufgrund der Mahlzeitengestellung die Verpflegungspauschalen für den Tag um 40 % der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden Tagespauschale von 28 EUR, also um 11,20 EUR zu kürzen.

Für die eingeladenen Geschäftsfreunde bzw. deren Arbeitnehmer ergeben sich keine steuerlichen Folgen aus der Einladung. Weil es sich um die Einladung eines Dritten handelt, werden die Verpflegungspauschalen nicht gekürzt.

Praxis-Tipp

Zur Anerkennung von Rechnungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden gelten seit 2023 verschärfte Voraussetzungen. Die Kosten für Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass dürfen nur noch abgezogen werden, wenn maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mithilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen vorliegen.

3 Regelmäßige Besprechung

Sachverhalt

In einem Unternehmen ist es üblich, dass jede Abteilung mindestens vierteljährlich einen Jour-fixe mit allen Mitarbeitern durchführt. Bei diesem Anlass werden aktuelle Angelegenheiten jeder Abteilung besprochen und die anstehenden Arbeitsaufträge werden koordiniert. Jeder Abteilungsleiter bekommt für die Veranstaltungen ein Budget zugesprochen, mit dem er die Mitarbeiter in angemessenem Rahmen verköstigen soll.

Der Abteilungsleiter der Personalabteilung führt insgesamt 5 derartige Veranstaltungen durch (Abteilungsgröße 10 Personen). Bei 2 Veranstaltungen hat er für die Mitarbeiter Getränke und Plätzchen bereitg...