Die Lohnsteuerbescheinigung ist grundsätzlich bis zum letzten Tag des Februars des Folgejahres (28.2. bzw. 29.2.) vom Arbeitgeber an die Finanzverwaltung elektronisch zu übermitteln. Die Lohnsteuerbescheinigung 2023 muss spätestens bis zum 29.2.2024 übermittelt werden. Die Lohnsteuerbescheinigung 2024 ist spätestens bis zum 28.2.2025 zu übermitteln.
Die elektronische Datenübermittlung ist regelmäßig Bestandteil der vom Arbeitgeber verwendeten Lohnbuchhaltungssoftware. Die Finanzverwaltung stellt alternativ mit "Elster-Formular" ein kostenloses Programm zur Datenübermittlung bereit. Ganz ohne Programm geht es über das Elster-Portal (zuvor: ElsterOnline-Portal).[1] Eine Authentifizierung über das Elster-Portal ist zwingend vorzunehmen.
Die Abgabeverpflichtung gilt als erfüllt, wenn die Datenlieferung von der Übermittlungsstelle fehlerfrei angenommen wurde. Dies ist durch den Abruf eines Verarbeitungsprotokolls feststellbar.
Datenübermittlung nur authentifiziert möglich
Die Datenübermittlung darf nur authentifiziert erfolgen. Eine einmalige Registrierung im Elster-Portal[2] ist ausreichend.
Zwingende Verwendung der steuerlichen Identifikationsnummer
Ab dem Jahr 2023 ist ausschließlich die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr) als Ordnungsmerkmal anzugeben bzw. zu verwenden. Bei dem Ordnungsmerkmal handelt es sich um eine 11-stellige IdNr des Arbeitnehmers.
Verfügte der Arbeitnehmer in der Vergangenheit über keine IdNr bzw. hat der Arbeitnehmer die IdNr dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt, konnte die Übermittlung bis Ende des Jahres 2022 auch unter der eTIN (elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) des Arbeitnehmers erfolgen.
Hat der Arbeitnehmer trotz Aufforderung des Arbeitgebers seine Identifikationsnummer nicht mitgeteilt, kann der Arbeitgeber diese beim Finanzamt anfordern, um die Lohnsteuerbescheinigung übermitteln zu können. Unter der Voraussetzung, dass der Arbeitgeber für das Jahr 2022 eine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt und das Dienstverhältnis auch noch nach Ablauf des Jahres 2022 fortbestanden hat, teilt das Finanzamt die Identifikationsnummer dem Arbeitgeber mit.[3]
Mit der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ist der Lohnsteuerabzug abgeschlossen. Dies hat zur Folge, dass der Arbeitgeber grundsätzlich keine Änderungen mehr vornehmen darf.
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