Die private Nutzung kann davon abweichend mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen angesetzt werden, wenn die für das Kfz insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.[35]

Der Umfang der betrieblichen Nutzung ist hierbei vom Steuerpflichtigen darzulegen und glaubhaft zu machen. Dies kann in jeder geeigneten Form erfolgen. Auch

  • die Eintragungen in Terminkalendern,
  • die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern,
  • Reisekostenaufstellungen sowie
  • andere Abrechnungsunterlagen

können zur Glaubhaftmachung geeignet sein.

Sind entsprechende Unterlagen nicht vorhanden, kann die überwiegende betriebliche Nutzung

  • durch formlose Aufzeichnungen
  • über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum[36]

glaubhaft gemacht werden. Dabei reichen Angaben über die betrieblich veranlassten Fahrten[37] und die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraumes aus.

Einmal nachgewiesener Nutzungsumfang: Hat der Steuerpflichtige den betrieblichen Nutzungsumfang des Kfz einmal dargelegt, so ist – wenn sich keine wesentlichen Veränderungen in Art oder Umfang der Tätigkeit oder bei den Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte ergeben – auch für die folgenden Veranlagungszeiträume von diesem Nutzungsumfang auszugehen.

Beachten Sie: Ein Wechsel der Kfz-Klasse kann im Einzelfall Anlass für eine erneute Prüfung des Nutzungsumfangs sein. Die im Rahmen einer rechtmäßigen Außenprüfung erlangten Kenntnisse bestimmter betrieblicher Verhältnisse des Steuerpflichtigen in den Jahren des Prüfungszeitraumes lassen Schlussfolgerungen auf die tatsächlichen Gegebenheiten in den Jahren vor oder nach dem Prüfungszeitraum zu.[38]

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist hingegen anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden.[39]

[35] Vgl. § 6 Abs. 1 S. 1 Nr. 4 S. 3 EStG.
[36] Regelmäßig 3 Monate.
[37] Jeweiliger Anlass und die jeweils zurückgelegte Strecke.
[39] Vgl. BFH v. 16.11.2005 – VI R 64/04, BStBl. II 2006, 410 = EStB 2006, 127 (Formel); BMF v. 18.11.2009 – IV C 6 - S 2177/07/10004 – DOK 2009/0725394, BStBl. I 2009, 1326 m.w.N. = EStB 2010, 15 (Hilbertz).

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