Fragen und Antworten zum Kassengesetz / Orientierungshilfe für die Anwendung des § 146a AO und der KassenSichV

Bei dem nachfolgenden Fragen- und Antworten-Katalog ( Frequently Asked Questions , FAQ ) handelt es sich um eine Orientierungshilfe für die Anwendung des § 146a Abgabenordnung ( AO ) und der Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung - KassenSichV). Eine Rechtsbindung geht hiervon nicht aus. Die Entscheidung im Einzelfall bleibt dem zuständigen Finanzamt vorbehalten.

Es wurden Fragen zu den Vorgaben der DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) oder des AEAO (Anwendungserlass zur Abgabenordnung) zu §146a AO beantwortet. Fragen zur Implementierung einer TSE (Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung) oder zur DFKA-Taxonomie (Datenstandard des Deutschen Fachverbands für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik im bargeld- und bargeldlosen Zahlungsverkehr e. V. - DFKA) werden von der Finanzverwaltung nicht im Rahmen dieser FAQ beantwortet.

Implementierungsfragen sollten aus den Technischen Richtlinien des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik ( BSI) entnommen werden.

Thema: Anwendungsbereich

1. Müssen bei größeren Softwaresystemen, die auch ein Kassenmodul enthalten, Geschäftsvorfälle abgesichert werden, die mit dem Verkauf nichts zu tun haben? Beispiel: Bestellung von Ware beim Lieferanten in einer Warenwirtschaft, die für eine verbindlich vereinbarte Veranstaltung bestimmt ist?

Es müssen nur die Geschäftsvorfälle abgesichert werden, die zu einem kassenrelevanten oder kassensturzrelevanten Vorgang gehören oder zu diesem werden könnten. Bestellungen beim Lieferanten über eine Warenwirtschaft gehören nicht dazu, auch wenn sie einem zukünftigen Verkauf eindeutig zugeordnet werden können. Sie müssen im Rahmen der gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten aufgezeichnet werden.

2. Sind Barverkaufsfunktionen beispielsweise in einer Warenwirtschafts- oder Hotelsoftware per TSE zu schützen?

Nr. 2.1.4 des AEAO zu § 146 definiert: "Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen erstellt“. Damit sind die fraglichen Systeme eindeutig "elektronisches Aufzeichnungssysteme“. Sobald die Systeme in der Lage sind, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen und abzuwickeln, fällt der entsprechende Teil der Software - jedoch nicht das gesamte System - unter die Anforderungen des § 146a AO i. V. m. der KassenSichV.

3. Wie sind Warenwirtschaftssysteme zu beurteilen, die über ein optional zuschaltbares Kassenmodul verfügen?

Ein Warenwirtschaftssystem ohne Kassenmodul unterliegt nicht dem Anwendungsbereich des § 146a Absatz 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV. Steht dem Warenwirtschaftssystem ein Kassenmodul zur Verfügung, darf dieses nur In-Verkehr gebracht werden, sofern es über die Möglichkeit zur Anbindung einer TSE verfügt (siehe Nr. 1.18.2 des AEAO zu § 146a AO ). Die Anbindung einer TSE ist zwingend erforderlich, wenn der Anwender das Kassenmodul nutzen kann. Soweit Vorgänge ausschließlich bestandsverwaltende Systeme ( z. B. Warenwirtschaftssysteme) betreffen, müssen diese nicht durch eine TSE protokolliert und geschützt werden.

4. Wie sind Fakturasysteme zu beurteilen, die über ein optional zuschaltbares Kassenmodul verfügen?

Besteht in einem Fakturasystem oder einem Fakturamodul die Möglichkeit, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen, verfügt es über eine Kassenfunktion im Sinne der Nr. 1.2 des AEAO zu § 146a. D. h. , dieses darf nur In-Verkehr gebracht werden, sofern es über die Möglichkeit zur Anbindung einer TSE verfügt (siehe Nr. 1.18.2 des AEAO zu § 146a AO ).

5. Was bedeutet "Kassensturzfähigkeit“? Auf welcher Rechtsgrundlage basiert sie?

Kassensturzfähigkeit bedeutet, dass eine Überprüfung des Ist-Kassenbestandes mit dem Soll-Kassenbestand möglich ist. Dies ergibt sich aus § 146 Abs. 1 Sätze 1 und 2 AO .

6. Gelten die Anforderungen des § 146a AO auch für deutsche Filialen von Unternehmen mit Sitz im Ausland?

Die Anforderungen gelten auch für Betriebsstätten ausländischer Unternehmen in Deutschland.

7. Müssen auch mobile Endgeräte (sogenannte Handhelds), mit denen die Bestellung der Kunden an den Kassenserver übertragen wird, bereits an eine TSE angebunden werden?

Mobile Endgeräte sind dahingehend zu unterscheiden, ob sie selbst ein (Teil eines) Aufzeichnungssystem(s) sind, oder als Eingabegerät zu qualifizieren sind. Kann das Gerät offline, ohne Anbindung an eine andere zentrale, die Aufzeichnungen führende Kasse betrieben werden, handelt es sich um ein selbständiges Aufzeichnungssystem und ist selbst unmittelbar an eine TSE anzubinden. Gehen die Funktionen des Geräts hingegen nicht über die Funktionen z. B. einer Tastatur hinaus, handelt es sich um ein Eingabegerät. In diesem Fall werden die erfassten Daten unmittelbar nach Erfassung an ein mit einer TSE verbundenes Aufzeichnungssystem übergeben.

8. Müssen Auflade- und Entladeterminals durch eine TSE gesichert werden?

Auflade und Entladeterminals für Geldkarten fallen nicht unter den Anwendungsbereich des § 146a AO und sind nicht durch eine TSE zu schützen, da es sich bei dem Auflade- und Entladevorgang nicht um einen Zahlungsvorgang im Sinne des § 146a AO handelt.

9. Ist bei ausschließlicher Benutzung von aufladbaren Kundenkarten z. B. in Kantinen, auch dann eine Absicherung der Kassen mit einer TSE erforderlich, wenn die Aufwertung dieser aufladbaren Kundenkarten ausschließlich mit Debit- oder Kreditkarten oder anderer Form unbar erfolgen kann und auch eine bare Rückzahlung des Kundenguthabens ausgeschlossen ist?

Auch bei ausschließlich unbarer Aufwertung von aufladbaren Kundenkarten, stellen diese Einzweck- oder Mehrzweckgutscheine dar. Somit ergibt sich eine Kassenfunktion (ähnlich wie bei Bargeld), so dass eine Absicherung der Kassen mit einer TSE zwingend erfolgen muss. Für die Beurteilung der Kassenfunktion i. S. d. Nummer 1.2 des AEAO zu § 146a sind die unmittelbaren Zahlungsmöglichkeiten am Kassensystem maßgeblich.

10. Erfordert ein System, das grundsätzlich nur unbare Verkäufe zulässt (z.B. ein Webshop), den Einsatz einer TSE?

Wenn das System keine baren Zahlungsvorgänge vor Ort ermöglicht, muss das System nicht über eine TSE verfügen.

11. Wann können elektronische Aufzeichnungssysteme nicht zur Abwicklung von Barzahlungen dienen?

Ein elektronisches Aufzeichnungssystem kann nur dann nicht Barzahlungen dienen, wenn die Erfassung und Abwicklung von Barzahlungsvorgängen bereits durch die installierte Software nicht möglich ist. D...