Geänderte technische Richtlinien für elektronische Aufzeichnungssysteme

Praxis-Hinweis: Vorgaben, wie Kassendaten zu schützen sind

Die Digitalisierung hat längst auch die Erfassung von Kassendaten und andere elektronische Aufzeichnungssysteme  erfasst. Ohne diese ist eine zeitgemäße Wirtschaft in vielerlei Hinsicht gar nicht mehr vorstellbar.

Dementsprechend wichtig ist es, diese Daten zu schützen. Nicht nur vor dem unberechtigten Zugriff von dritter Seite, sondern auch gegen Verlust oder Beschädigung. Hierzu hat die Finanzverwaltung zusammen mit dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik eine Vielzahl von Vorgaben gemacht, die aufgrund der schnellen technischen Entwicklung laufend angepasst werden müssen. Den Stand 2022 im Hinblick auf die kryptographischen Vorgaben hat das Bundesamt neu gefasst, das BMF (BMF, Schreiben v. 24.2.2022, 8 IV A 4 – S 0316-1a/19/10012:003) verweist auf diese aktuellen Vorgaben. Für jeden Steuerpflichtigen, bei dem die EDV nicht nur von untergeordneter Bedeutung ist, ist es wichtig, seine Sicherungssysteme auf einem aktuellen Stand zu halten. Insofern sollte der Sicherheitsstand in regelmäßigen Abständen auf seine Aktualität überprüft werden.

Gesetzlicher Hintergrund

Im Hinblick auf den Einsatz der EDV in der Buchführung stellt das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001) alle wesentlichen Aspekte im Zusammenhang mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer digitaler Buchführung. Dieses Schreiben muss jeder kennen, zumindest in den Grundzügen, wenn er EDV in der Buchführung einsetzt. Da dies längst der Normalfall ist, gilt dies also nahezu für jeden Steuerpflichtigen, der Aufzeichnungen tätigt.

Für den Einsatz elektronischer Kassensysteme gibt § 146a AO genauere Vorgaben. Festzuhalten ist, dass der Einsatz eines solchen Kassensystems immer noch nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Allerdings dürfte es nur eine Frage der Zeit sein, bis dies in irgendeiner Weise geschieht.

In § 146a Abs. 3 Satz 1 AO ist eine Verordnungsermächtigung enthalten, damit weitere Einzelheiten für die Führung elektronischer Aufzeichnungssysteme in einer Verordnung geregelt werden können. Dies ist durch die Kassensicherungsverordnung v. 26.9.2017 – KassenSichV - geschehen. Diese regelt die technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr. In § 5 KassenSichV ist bestimmt, dass das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zusammen mit dem BMF die technischen Anforderungen festhält, die sich auf Schnittstelle, das Sicherheitsmodul und das Speichermedium ergeben. Die jeweils aktuelle Version werden im Bundessteuerblatt (BStBl.) und auf der Seite des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik veröffentlicht. Dies ist der gesetzgeberische Hintergrund des BMF-Schreibens vom 24.2.2022.

Inhalt des BMF-Schreibens

Das BMF weist in seinem Schreiben vom 24.2.2022 auf die geänderte Richtlinie hin. Diese ist auf der Internetseite des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik veröffentlicht und kann über den im Schreiben aufgeführten Link aufgerufen werden. Das BMF-Schreiben v. 24.2022 ersetzt teilweise das BMF-Schreiben v. 28.2.2019 (BMF, Schreiben v. 28.2.2019, IV A 4 - S 0316/13/10005 :071, BStBl. I 2019, S. 206). Das BMF-Schreiben vom 17.8.2021 (BStBl. I 2021, S: 1041) wird vollständig aufgehoben.