Die Zahl der Kommunikationswege hat sich in den letzten 10 Jahren erheblich erweitert. Neben die 3 klassischen Wege persönlicher Kontakt, Telefon und Fax sind E-Mail und SMS, sowie ganz aktuell WhatsApp und Co. getreten. Auch die sog. "Portallösungen", auf denen Belege und Informationen zwischen Mandant und Kanzlei ausgetauscht werden können, gewinnen immer mehr an Bedeutung.Gerade die jüngeren Mandanten nutzen diese Kanäle ganz selbstverständlich.
Die Kanzlei sollte an dieser Stelle also eine klare Strategie haben: Welche Kanäle nutzt unsere Kanzlei – und für welche Inhalte? Die BWA wird die Kanzlei wahrscheinlich nicht per WhatsApp verschicken. Aktiv sollte die Kanzlei über die Nutzung von Online-Portalen oder über eine Cloud-Lösung nachdenken. Bei letzterer wird entscheidend sein, wie die Datenschutzbedenken ausgeräumt werden können.
Eine Reihe von Kanzleien arbeiten auch schon mit sog. "Beleg-Apps". Der Mandant kann hier beispielsweise seinen Bewirtungsbeleg im Restaurant mit dem Smartphone oder einem Tablet scannen. Über ein Portal geht der Beleg direkt an seinen Steuerberater. Durch die Umsetzung des ersetzenden Scannens werden diese Formen des Belegaustauschs immer wichtiger werden, da sie für den Mandanten eine einfache und schnelle Lösung darstellen.
Ihre Aufgabe wird sein, dem Mandanten solche einfachen und schnellen Wege zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie das nicht aktiv tun, werden sich Ihre Mandanten eigene Wege suchen – Anbieter gibt es bereits reichlich. Sie kommen dann in Reaktionsnot – müssen sich also unter Umständen auf viele verschiedene Systeme einstellen.
Neu Kommunikationskanäle testen
Fragen Sie Ihren Softwareanbieter welche dieser Möglichkeiten er anbietet. Suchen Sie sich einen Testmitarbeiter und einen Testmandanten, die das in der Praxis ausprobieren. So können Sie in Ruhe testen, bevor andere, insbesondere jüngere Mandanten auf Sie zukommen. Ihre Mandantschaft wird sich in den nächsten 5 Jahren spalten. Zum einen in die Konservativen, die alte Arbeits- und Kommunikationsweisen beibehalten wollen. Zum anderen in die Modernen, die die neuen Medien und arbeitsteiligen Arbeitsweisen nutzen wollen. Um beide Gruppen bedienen zu können, nutzen Sie die Tatsache, dass es auch in Ihrer Mitarbeiterschaft diese beiden Gruppen gibt.
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