Erforderliche inhaltliche Angaben eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs

Leitsatz

1. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten.

2. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden.

3. Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren.

4. Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.

Normenkette

§ 8 Abs. 2 Satz 2, § 8 Abs. 2 Satz 4, § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG

Sachverhalt

Dem Kläger, einem angestellten Handelsvertreter, stand für seine Reisetätigkeit ein Dienstwagen seines Arbeitgebers zur Verfügung, den er auch privat nutzen durfte. Über die mit dem Dienstwagen unternommenen Fahrten führte der Kläger Aufzeichnungen in Fahrtenbüchern. Dort trug der Kläger tageweise in jeweils einer Zeile nebeneinander das Datum, die Uhrzeit des Fahrtbeginns und des Fahrtendes, einen oder zwei Ortsnamen sowie den Kilometerstand am Ende des Tags ein. Vereinzelt führte der Kläger noch die Länge einer privat zurückgelegten Strecke auf. In den im Fahrtenbuch vorgesehenen weiteren Spalten "Zweck/Geschäftspartner" bzw. "Zweck der Fahrt" machte der Kläger keine Eintragungen.

Eine Trennung zwischen dienstlichen und privaten Fahrten am gleichen Tag erfolgte nicht. Daneben erstellte der Kläger für seinen Arbeitgeber Reisekostenabrechnungen, die neben Datum, Reisebeginn und Reiseende sowie neben den am jeweiligen Tag angefallenen Aufwendungen für Verpflegung, Übernachtung und für das Betanken des Fahrzeugs unter der Überschrift "Reiseanlass und Reiseweg" ebenfalls pro Tag zwei oder drei Ortsnamen enthielten.

Das FA vertrat die Ansicht, die Fahrtenbücher seien nicht ordnungsgemäß. Das FG wies die Klage ab.

Entscheidung

Der BFH bestätigte die Vorentscheidung. Nach den Feststellungen des FG ließen die Eintragungen des Klägers in den Fahrtenbüchern – auch in Verbindung mit den eingereichten Reisekostenabrechnungen und der nachträglich erstellten Kundenliste – keine Rückschlüsse auf die Veranlassung der einzelnen Fahrten zu. Weder die Abrechnungen noch die Fahrtenbücher selbst enthielten einen Hinweis auf den am jeweiligen Tag aufgesuchten Geschäftspartner.

Zudem würden die Fahrtenbucheintragungen des Klägers nicht zwischen einer beruflichen Nutzung und einer nachfolgenden privaten Verwendung des Fahrzeugs am gleichen Tag trennen. Schließlich würden die Fahrtenbücher inhaltlich in allen Streitjahren eine Fülle von Unregelmäßigkeiten aufweisen.

Dem könne auch nicht entgegengehalten werden, dass der Arbeitgeber des Klägers jedenfalls die erstellten Reisekostenabrechnungen gebilligt und die berufliche Veranlassung der darin genannten Reisen dadurch bestätigt habe. Für den Arbeitgeber dienten die Abrechnungen lediglich zum Nachweis der zeitlichen Dauer der vom Kläger erbrachten Arbeitsleistung und zur Berechnung des daraus folgenden Anspruchs auf Reisespesen.

Da der Arbeitgeber ohnehin sämtliche Kosten für den gestellten Dienstwagen zu übernehmen gehabt habe, sei es aus seiner Sicht regelmäßig unerheblich, in welchem Umfang der Kläger das Fahrzeug auch für private Fahrten genutzt habe.

Hinweis

1. Ausgehend von Sinn und Zweck eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs, nämlich zu gewährleisten, dass der zu versteuernde Privatanteil an der Gesamtfahrleistung mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar ist, präzisiert der BFH mit dieser Entscheidung die inhaltlichen Anforderungen an das Fahrtenbuch.

2. Zur materiellen Richtigkeit gehört, dass das (zeitnah und in geschlossener Form zu führende) Fahrtenbuch die nicht als Arbeitslohn zu erfassende anteilige berufliche Verwendung des Dienstwagens in einer schlüssigen Form belegt. Die Aufzeichnungen müssen daher zu den geschäftlichen Reisen Angaben enthalten, anhand derer sich die berufliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und ggf. auch nachprüfen lässt. Hierfür hat das Fahrtenbuch neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung (wie etwa den Besuch einer bestimmten behördlichen Einrichtung, einer Filiale oder einer Baustelle) aufzuführen. Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch reichen allenfalls dann aus, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich d...