Datenschutz: Diese Regeln sollten im Unternehmen eingeha ... / 4.2 Daten über die Internet- und E-Mail-Nutzung eigener Mitarbeiter

Die Internet-Nutzung und E-Mail-Nutzung des einzelnen Arbeitnehmers kann technisch umfangreich protokolliert und ausgewertet werden. Dabei können beispielsweise

• Benutzeridentifikation,
• IP-Adressen,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Datenmenge
• sowie Zieladresse des Zugriffs

erfasst werden. Anhand dieser Daten wäre es für den Arbeitgeber möglich nachzuvollziehen, wann der Arbeitnehmer was gelesen hat. Dies kann einen Eingriff in die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers darstellen. Was protokolliert und ausgewertet werden darf, hängt u. a. davon ab, ob eine private Internet- und E-Mail-Nutzung erlaubt wurde oder nicht.

Im Falle der nur dienstlichen Nutzung richtet sich die Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten nach DSGVO und BDSG 2018. Danach sind das Recht des Beschäftigten auf informationelle Selbstbestimmung und die Interessen des Arbeitgebers an der vorgesehenen Datenverarbeitung gegeneinander abzuwägen.

Hat der Arbeitgeber die private Nutzung erlaubt oder geduldet, so muss er grundsätzlich zusätzlich das Fernmeldegeheimnis der Beschäftigten beachten. Danach dürfen die Daten nur verarbeitet und genutzt werden, soweit dies für die Erbringung des Internetdienstes und dessen Abrechnung erforderlich ist. Der Arbeitgeber ist jedoch nicht verpflichtet, die private Nutzung des Internets am Arbeitsplatz zu gestatten. Wenn er dies dennoch tut, kann er die Gestattung davon abhängig machen, dass die Arbeitnehmer einer Protokollierung zur Durchführung einer angemessenen Kontrolle der Netzaktivitäten zustimmen. Diese Einschränkungen gelten bei einem Verbot der privaten Nutzung nicht. In jedem Fall gilt jedoch das Gebot der Datensparsamkeit, d. h. es sollen nur die Daten erhoben werden, die tatsächlich notwendig sind.

Einsichtsrechte in E-Mails

Bei dienstlichen E-Mails ist die Einsicht durch den Arbeitgeber zulässig. Bei privaten E-Mails hingegen darf die Inhaltskontrolle aus datenschutzrechtlichen Aspekten unabhängig von der Erlaubnis der Privatnutzung nur erfolgen, wenn ein begründeter Verdacht besteht, dass das Verhalten des Arbeitnehmers einen Straftatbestand erfüllt oder eine schwerwiegende Verletzung des Arbeitsvertrags sein könnte.

Wichtig

Betriebsvereinbarungen mit Berührungspunkten zum Datenschutz anpassen

Im Hinblick auf bestehende Betriebsvereinbarungen ist zu gewährleisten, dass diese seit 25. Mai 2018 den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung entsprechen.