Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führ... / C. Durchführung der Lohnsteuer-Außenprüfung

I. Durchführung aus Sicht des Arbeitgebers

1. Vorbereitung der Prüfung

 

Rz. 40

Stand: EL 115 – ET: 05/2018

Nach Erhalt der Prüfungsanordnung wird der ArbG zunächst deren formale Rechtmäßigkeit überprüfen (> Rz 21ff). Sodann wird er mit dem benannten Prüfer des FA Einvernehmen über den Ort der Prüfung und den tatsächlichen Beginn der Prüfung herstellen. Bei größeren Betrieben ist an die Bereitstellung eines geeigneten Arbeitsraums, ggf eines Parkplatzes auf dem Betriebsgelände oder einer Zugangsberechtigung (Ausweis) zu denken.

 

Rz. 41

Stand: EL 115 – ET: 05/2018

Über den Umfang seiner wesentlichen Rechte und Pflichten und die in Betracht kommenden > Rechtsbehelfe nach der AO informieren die Hinweise auf der Prüfungsanordnung. Je nach Größe des Betriebs wird der ArbG dem Prüfer eine oder mehrere Auskunftspersonen benennen. Diese idR fachkundigen Ansprechpartner sind in erster Linie berufen, dem Prüfer gegenüber die Mitwirkungspflichten wahrzunehmen und Anfragen nach fachlicher Überprüfung zu beantworten. Über eine Befragung von Betriebsangehörigen (vgl § 8 Abs 2 BpO) nur in Gegenwart von Ansprechpersonen kann man sich mit dem Prüfer idR verständigen. Zu weiteren Hinweisen > Rz 48.

 

Rz. 42

Stand: EL 115 – ET: 05/2018

Darauf kann sich der ArbG zunächst beschränken und die Anfragen des Prüfers nach bestimmten Unterlagen abwarten. An einem guten Prüfungsklima sollte beiden Seiten gelegen sein. Der ArbG kann zudem die Aufenthaltsdauer des Prüfers im Betrieb abkürzen, wenn er angeforderte Unterlagen alsbald beibringt. Verzögert sich die Bearbeitung von Anfragen (was durchaus bei Weitergabe von Anfragen an andere Teile des Betriebs sachlich begründet sein mag), kann das den Prüfer veranlassen, die Bearbeitung eines bestimmten Prüfungspunktes zu unterbrechen oder sich selbst nach Antworten umzusehen. Bei Prüfungen größeren Umfangs kann es gelegentlich im Interesse der Verantwortlichen liegen, parallel zu den Untersuchungen des Prüfers die aufzugreifenden Sachverhalte zu überprüfen und Nachforderungen zu vermeiden, indem eine berichtigte > Lohnsteuer-Anmeldung Rz 20 abgegeben wird.

2. Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers

 

Rz. 43

Stand: EL 115 – ET: 05/2018

Der ArbG hat bei der Feststellung der Sachverhalte, die für die Besteuerung erheblich sein können, mitzuwirken; er hat vor allem Auskünfte zu geben und Einsicht in die ihm zur Verfügung stehenden > Lohnsteuerabzugsmerkmale einschließlich der > Identifikationsnummer der ArbN, in die nach § 4 LStDV vorgeschriebenen Aufzeichnungen (> Lohnkonto) sowie in die Lohn- und Geschäftsbücher einschließlich sonstiger Unterlagen zu gewähren (§ 42f Abs 2 EStG; § 200 Abs 1 AO; ergänzend vgl AEAO zu § 200). Die > Auskunftspflicht Rz 1 geht so weit, wie der Prüfer zu Ermittlungen berechtigt ist (vgl §§ 88, 194, 199 AO; > Ermittlungspflicht des Finanzamts). Der Prüfer darf somit auch Anstellungsverträge und andere Urkunden, wie zB Miet- oder Kaufverträge, einsehen, die Aufschluss über geldwerte Vorteile für ArbN geben können. Auch bei einem Steuerberater ist der Datenzugriff nach § 147 AO zulässig, auch wenn Datensätze Informationen zu Mandanten enthalten (EFG 2009, 1991 – rkr, BFH-Beschluss vom 09.04.2013; EFG 2016, 1 – rkr, BFH-Beschluss vom 25.01.2016, II B 97/15, nv). Art und Umfang der zur Einsicht angeforderten Unterlagen liegen im pflichtgemäßen > Ermessen des Prüfers, das durch die je nach Lage des Einzelfalls unterschiedlichen Erfordernisse einer ordnungsgemäßen Durchführung der Ap bestimmt wird. Dabei ist ein Interesse des ArbG an einer besonderen Geheimhaltung, zB von Personalakten (soweit es sich nicht um die Anstellungsverträge handelt), angemessen zu berücksichtigen. Hier gilt Ähnliches wie für die "en bloc"-Vorlage von Protokollen über Aufsichtsrats- oder Vorstandssitzungen (BFH 92, 354 = BStBl 1968 II, 592). Im Übrigen ist die Mitwirkung des ArbG nur zu verlangen, soweit sie zur Feststellung des steuerlich erheblichen Sachverhalts notwendig, erforderlich, verhältnismäßig, erfüllbar und zumutbar ist (BFH/NV 1993, 76). Auch eine > Öffentliche Kasse hat die Unterlagen vorzulegen (vgl bereits FinMin NI vom 29.03.1966, DB 1966, 723). Zu den Vorlageverweigerungsrechten der Berufsgeheimnisträger aus § 102 AO vgl BFH 227, 338 = BStBl 2010 II, 455; Steinhauff, NWB 2011, 1156; BYLfSt vom 28.03.2012, DStR 2012, 1610). Kommt der ArbG seiner Mitwirkungspflicht nicht nach, kann das FA ein > Verzögerungsgeld festsetzen (vgl § 146 Abs 2b AO; BFH 233, 317 = BStBl 2011 II, 855; BFH/NV 2011, 1833; ergänzend > Werbungskosten Rz 95).

 

Rz. 44

Stand: EL 115 – ET: 05/2018

Bewahrt der ArbG Unterlagen auf Bild- oder Datenträgern auf, ist er verpflichtet, die entsprechenden Hilfsmittel (zB Lesegerät) auf seine Kosten zur Verfügung zu stellen. Ggf hat er die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen (§ 147 Abs 5 AO). Die Anforderung eines Ausdrucks elektronisch gespeicherter Daten liegt im > Ermessen des Prüfers (vgl BFH 219, 19 = BStBl 2008 II, 415; Engelberth, NWB 2010, 2307).

 

Rz. 45

Stand: EL 115 – ET: 05/2018

Der Prüfer des FA ist nicht nur ber...

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