Wie KI die Produktivität im Datenchaos steigern kann

Die Wucht an News und Informationen zu sortieren, zu priorisieren und vor allem zu verarbeiten, scheint schier unmöglich. Laut dem Microsoft Work Index hat das Folgen für Produktivität und Kreativität: Fast zwei von drei Personen (64 Prozent) fällt es schwer, Zeit und Energie für ihre Arbeit aufzubringen. Bei diesen Personen ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie zu kämpfen haben, wenn es um Innovationen und strategisches Denken geht, 3,5-mal höher. Der Grund ist Digital Debt – ein "Schuldenberg" an unerledigten digitalen Aufgaben und Informationen, der sich mit der Zeit aufbaut und die Arbeitsleistung negativ beeinflusst. Über die Hälfte der Führungskräfte (60 Prozent) spüren bereits die Auswirkungen und geben an, dass ein Mangel an Innovation oder neuen Ideen in ihren Teams ein Problem darstellt.  

Die Herausforderung: Wissen managen

Die große Menge an Wissen birgt ein riesiges Potential. Aufgrund menschlicher Überforderung wird es jedoch selten ausgeschöpft. Hier bietet die Künstliche Intelligenz eine riesige Chance. Vor 250 Jahren hat die Dampfmaschine die manuelle Arbeitskraft in vielen Bereichen verstärkt und die Industrie revolutioniert. Heute kann KI unsere kognitiven Fähigkeiten auf ähnliche Weise erweitern. Die Entwicklung wird aber nicht bei bloßer Automatisierung Halt machen. Indem eine KI die menschliche Intelligenz ergänzt, lässt sich auch die Kreativität steigern. Sie wird damit zu einem Produktivitätsfaktor.

Viele Beschäftigte stehen dieser Entwicklung positiv gegenüber – auch wenn die öffentlichen Diskussionen das Gegenteil vermuten lassen: 49 Prozent der von Microsoft Befragten haben zwar Angst, dass KI ihre Arbeit ersetzen wird. Aber noch mehr, nämlich 70 Prozent, würden so viel Arbeit wie möglich an eine KI delegieren, um ihre Arbeitsbelastung zu verringern. Besonders offen sind sie dafür, KI zu nutzen, um die richtigen Informationen und Antworten zu finden (86 Prozent) oder ihre Meetings zusammenzufassen (80 Prozent). Und genau darauf sollten sich auch Unternehmen konzentrieren: Auf Tätigkeiten, die Mitarbeitende so weit entlasten, dass sie sich wieder voll und ganz auf die wichtigen, innovationsfördernden Arbeiten konzentrieren können.

Ineffiziente und zu viele Meetings sind Produktivitätskiller

7,5 Stunden in der Woche verbringen die obersten 25 Prozent der Wissensarbeitenden mit den meisten Meetings im virtuellen Gespräch mit ihren Kolleginnen und Kollegen. Doch entgegen ihrem eigentlichen Zweck sind diese zu oft weder produktiv noch kreativ. Laut Microsoft fällt es den meisten Menschen (58 Prozent) schwer, in einem virtuellen Meeting zu brainstormen. Zusätzlich entsteht der Stress, Verpasstes nicht aufholen zu können, wenn sie zu spät kommen (57 Prozent). Dabei glaubt nur ein Drittel der Menschen (35 Prozent), dass sie in der Mehrheit ihrer Meetings vermisst würden. Wieso nehmen sie dann überhaupt an so vielen ineffizienten Meetings teil? Sie haben Angst, etwas zu verpassen.

Hier bietet die Einbindung von KI in Meetings vielfältige Vorteile. KI-Systeme können das Protokollieren übernehmen, Management-Zusammenfassungen erstellen und Diskussionen thematisch sortieren. Kombiniert mit Textdokumenten können diese Daten intern gespeichert und für eine effizientere Wissensverwaltung und Entscheidungsfindung genutzt werden. Führungskräfte sind somit in der Lage, fundierte, datengestützte Entscheidungen zu treffen und Silos in ihren Teams zu durchbrechen. Mitarbeitende können sich wiederum auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und nur an den Meetings teilnehmen, in denen sie wirklich gebraucht werden. Optimalerweise werden so sowohl die Arbeitsbelastung und der Stress reduziert. Beides schafft Raum für Kreativität und fördert die Bereitschaft, sich auf neue Ideen einzulassen. Es ist also nicht nur die Produktivität, die von Meeting-KI beeinflusst wird, sondern auch das Wohlbefinden der Belegschaft, die Teamkollaboration sowie die Innovationsfähigkeit des Unternehmens. Kurz gesagt: KI in Meetings trägt auf mehreren Ebenen zur Wertschöpfung bei.

Smarte Wissensarchive für datenbasierte Entscheidungen

Wird Künstliche Intelligenz in Meetings weitergedacht, eröffnen sich noch größere Chancen: Gesagtes wird nicht nur transkribiert und zusammengefasst, sondern in einem übergreifenden Wissensarchiv gesammelt. In einem idealen System würden alle Informationen – beispielsweise auch die aus öffentlichen Chats oder relevanten E-Mails – in dieser firmeninternen Datenbank zusammenfließen. Jeder und jede Mitarbeitende wäre in der Lage, schnell auf die wichtigsten Informationen zuzugreifen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Gleichzeitig entfallen Routinearbeiten rund um das Wissensmanagement fast vollständig. Der Effekt ist auch hier: Übrig bleibt mehr Zeit für das, was Unternehmen heute oft fehlt – Kreativität und Innovation.

Fünf KI-basierte Wege gegen Data Debt

1. Wissensdatenbank: KI-Tools können komplexe Datenstrukturen verstehen und helfen, wichtige Dokumente und Informationen automatisch zu archivieren und zu kategorisieren.
2. Smart Search: Fortschrittliche KI-basierte Suchfunktionen helfen, wichtige Informationen schneller zu finden, indem sie den Kontext verstehen und die Relevanz besser einschätzen.
3. Echtzeitanalyse: KI kann Daten in Echtzeit analysieren und maßgeschneiderte Einblicke für bessere, datenbasierte Entscheidungen liefern.
4. Automatische Meeting-Protokolle: KI-gestützte Transkriptionsdienste können das Gesagte automatisch in Text umwandeln und die wichtigsten Punkte hervorheben.
5. Personalisierte Informationen: Der Informationsbedarf der Mitarbeitenden kann mit Hilfe von KI analysiert und Wissen maßgeschneidert zur Verfügung gestellt werden.

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