Human in the Loop: Wie KI die Dienstplanung fair und effizient macht

Das Erstellen von Dienstplänen ist weit mehr als eine rein operative Pflicht. Für Mitarbeitende entscheidet der individuelle Dienstplan darüber, wie verlässlich sich Arbeit, Familie, Erholung und private Verpflichtungen miteinander vereinbaren lassen. Für Unternehmen wiederum ist die Planung ein zentraler Hebel für Produktivität, Servicequalität und Kostenkontrolle. Genau hier entsteht täglich ein Zielkonflikt: Personal muss zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein, gesetzliche Regularien sind zu erfüllen, erforderliche Qualifikationen müssen abgedeckt sein und gleichzeitig sollten individuelle Verfügbarkeiten und Präferenzen berücksichtigt werden. 

Manuell ist diese Aufgabe kaum noch lösbar. Excel-Tabellen, Papierpläne und kurzfristige Abstimmungen stoßen dort an Grenzen, wo Arbeitswelten flexibler, Teams größer und Anforderungen komplexer werden. Künstliche Intelligenz kann diese Komplexität nicht reduzieren, aber sie kann dabei helfen, sie strukturierter und zielführender zu bearbeiten. Aber bei der sinnvollen Anwendung von KI sollte nicht nur der Effizienzgewinn im Mittelpunkt stehen: Nur wer KI auch aus der Perspektive der Mitarbeitenden denkt, kann wirkliche Akzeptanz für solche neuen Systeme in der Belegschaft schaffen. Quinyx, ein Anbieter für KI-gestützte Workforce-Management-Software, will den Nutzen hinter der KI verständlich machen und für echte Transparenz sorgen, vor allem bei Entscheidungen, die direkten Einfluss auf die Arbeitszeiten der Angestellten haben.

Die KI kooperiert mit "Human in the Loop"

Auch wenn eine Künstliche Intelligenz menschliche Bedürfnisse nicht nachempfinden kann, kann sie doch dabei helfen, diese zu berücksichtigen: etwa Studierende, die in den Semesterferien mehr Schichten übernehmen können, oder Eltern, die aufgrund der Kinderbetreuung die Frühschichten gegenüber den Spätschichten bevorzugen. Während diese menschlichen Faktoren von der KI einkalkuliert werden, können andere gezielt aus der Dienstplanung herausgehalten werden. Anders als ein Mensch wird die KI keine Schichten auf Basis persönlicher Beziehungen verteilen. Sie agiert als neutrale Instanz und kann so auch dabei helfen, beispielsweise Bevorteilung durch etwaige Sympathien zu eliminieren und Fairness zu schaffen. Entscheidend ist also, ob KI menschliche Bedürfnisse im Planungsprozess systematisch sichtbar machen und fairer berücksichtigen kann. Genau darauf zielen die Optimise-Lösungen vom Worforce-Management-Experten Quinyx ab: Die KI analysiert Verfügbarkeiten und stimmt die Präferenzen mit den betrieblichen Anforderungen an den Dienstplan (Personalbedarf, Qualifikationen, gesetzliche Rahmenbedingunen) bestmöglich ab.

Die finale Entscheidung bleibt allerdings weiterhin bei den Führungskräften. Der Workforce-Management-Anbieter Quinyx beschreibt diesen Ansatz als "Human in the loop": Die Technologie unterstützt, der Mensch steuert.

Der Vorteil liegt nicht nur in der Geschwindigkeit bei der Erstellung von Dienstplänen. Ein Algorithmus vergisst keine hinterlegten Präferenzen, übersieht keine Verfügbarkeiten und kann Tausende Planungsvarianten in Sekunden prüfen. Dabei können Führungskräfte bestimmen, wie stark verschiedene Faktoren für den optimalen Dienstplan gewichtet werden. Durch das Zusammenspiel von KI und menschlicher Kontrolle können selbst in großen und dynamischen Teams individuelle Bedürfnisse objektiv und skalierbar berücksichtigt werden.

McDonald's Schweden nutzt KI-gestützte Dienstplanung

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt McDonald's Schweden. Seit Herbst 2025 rollt das Unternehmen gemeinsam mit Quinyx die KI-gestützte automatisierte Dienstplanung und Schichteinteilung aus. Ziel ist es, gesetzeskonforme Dienstpläne schneller und effizienter zu erstellen und dabei die Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden besser einzubeziehen. "KI hilft uns, Personalbedarfe besser vorherzusehen und Dienstpläne zu erstellen, die rechtskonform, effizient und auf die Verfügbarkeiten unserer Mitarbeitenden abgestimmt sind", sagt Linnea Moberg, HR Project Consultant bei McDonald's Schweden. Für sie ist KI auch ein Instrument moderner Arbeitgeberattraktivität: eine Chance, die Anforderungen des Geschäfts besser mit dem Privatleben der Mitarbeitenden in Einklang zu bringen.

Der eigentliche Fortschritt bei der Implementierung von KI in Workforce-Management-Software liegt nicht darin, Leitungspositionen und Personalplaner:innen zu ersetzen. Im Gegenteil: KI nimmt Führungskräften einen großen Teil der administrativen Puzzlearbeit ab. Mit einer automatisierten Planung können sich Manager:innen wieder auf das konzentrieren, was nie automatisierbar sein wird: Zuhören, Coachen, Konflikte lösen und Teams in der Zusammenarbeit unterstützen.

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