Meldungen / 1 Grundzüge des Meldeverfahrens

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, der zuständigen Annahmestelle der Krankenkasse^[1] bestimmte Informationen über die bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer zu melden.^[2] Diese Meldepflicht und die im Verlauf einer Beschäftigung meldepflichtigen Tatbestände ergeben sich aus § 28a SGB IV sowie den Bestimmungen der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung.^[3]

Abfrage der zuständigen Krankenkasse

Ab 1.1.2024 können Arbeitgeber die für den Beschäftigten zuständige Krankenkasse beim GKV-Spitzenverband elektronisch vor Erstellung einer Anmeldung abfragen, sofern hierzu trotz vorheriger Aufforderung des Beschäftigten keine oder nur unvollständige Angaben vorliegen.^[4]

Die Abfrage erfolgt über das Entgeltabrechnungsprogramm oder eine maschinelle Ausfüllhilfe mit der Versicherungsnummer des Arbeitnehmers. Ist auch die Versicherungsnummer unbekannt, haben Arbeitgeber zunächst den Abruf der Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Rentenversicherung durchzuführen.^[5]

Anlage eines Arbeitgeberkontos

Die Krankenkasse muss bei eingehenden Anmeldungen erkennen können, ob ein neues Arbeitgeberkonto anzulegen oder die in der Anmeldung angegebene Betriebsnummer einem bestehenden Arbeitgeberkonto zuzuordnen ist. Diese Unterscheidung ist nur möglich, sofern in der Anmeldung neben der Angabe der Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes zusätzlich der Arbeitgeber angegeben wird. Der Arbeitgeber wird im Beitragseinzugsverfahren durch die im Beitragsnachweis angegebene Betriebsnummer identifiziert (Hauptbetriebsnummer). Zur Umsetzung des Verfahrens ist in der Anmeldung die Hauptbetriebsnummer anzugeben. Ergibt sich daraus, dass ein neues Arbeitgeberkonto anzulegen ist und fehlen der Krankenkasse dabei notwendige Angaben zur Errichtung eines Arbeitgeberkontos, haben Arbeitgeber auf elektronische Anforderung der Einzugsstelle mit der nächsten Entgeltabrechnung die notwendigen Angaben elektronisch zu übermitteln.^[6]