Zur Erleichterung der technischen Abwicklung der Lohnabrechnung gibt es mehrere praxisorientierte Vereinfachungsregelungen, die sich aus dem Erfordernis der schriftlichen Nachweisführung über die Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte durch den Arbeitnehmer ergeben[1]:
- Der aktuellen Entgeltabrechnung kann jeweils die schriftliche Erklärung des Vormonats zugrunde gelegt werden. Dadurch ist gewährleistet, dass durch die Nachweisführung des Arbeitnehmers keine Verzögerungen bei der laufenden Gehaltsabrechnung eintreten.
- Der Arbeitgeber hat keine eigenen Ermittlungspflichten bei Einzelbewertung mit dem tageweisen 0,002-%-Zuschlag. Er darf die vom Arbeitnehmer erklärten tatsächlich durchgeführten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte der Dienstwagenbesteuerung immer dann zugrunde legen, wenn diese nicht offenkundig unrichtig sind.
- Wird im Lohnsteuerverfahren von der Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte Gebrauch gemacht, muss die Begrenzung auf max. 180 Fahrten jahresbezogen vorgenommen werden. Eine Begrenzung des geldwerten Vorteils auf 15 Fahrten im einzelnen Monat ist nicht zulässig. Damit soll erreicht werden, dass in keinem Fall der Einzelnachweis zu einem höheren geldwerten Vorteil führt als die Monatspauschale von 0,03 %, für die sich beim Tagessatz von 0,002 % 15 Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pro Monat mit dem Dienstwagen berechnen (0,002 % x 15 = 0,03 %). Die jahresbezogene Begrenzung auf 180 Arbeitgeberfahrten bewirkt im Ergebnis, dass in einzelnen Monaten mehr als 15 Fahrten der Dienstwagenbesteuerung unterliegen können und erst ab dem Monat eine Kürzung der tatsächlich geführten Fahrten erfolgt, ab dem die Höchstgrenze von 180 Tagen erreicht ist.
- Die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 15 % ist bei der Einzelbewertung an die Anzahl der tatsächlich durchgeführten Fahrten geknüpft. Die Vereinfachungsregelung, wonach der Arbeitgeber unterstellen kann, dass das Fahrzeug bei einer 5-Tage-Woche an 15 Arbeitstagen monatlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzt wird, ist nur bei Anwendung der 0,03-%-Monatspauschale zulässig. Bei einer Wochenarbeitszeit von weniger als 5 Tagen ist die 15-Tage-Regel verhältnismäßig zu kürzen.[2]
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