Fehlermeldungen im Zahlstellenverfahren reduzieren

Nun erweist sich als Bumerang, dass im Zahlstellenverfahren seit dem Start Ende der 80er Jahre keine einheitlichen Vorgaben gemacht wurden. Durch weiterhin bestehende Qualitätsmängel kann das maschinelle Verfahren nicht richtig Fuß fassen. Viele Zahlstellen ignorieren schlicht die seit 2011 gesetzlich geregelte Pflicht zur elektronischen Meldung. Den Krankenkassen fehlt die Handhabe. Und angesichts der mangelnden Qualität des Verfahrens würde sich wohl - selbst mit dem Gesetz im Rücken - keine Kasse trauen, zu diesem Thema Flagge zu zeigen.

Das Problem der richtigen Zuordnung zum Versorgungsempfänger

Hauptproblem ist und bleibt die Verwendung einheitlicher Identifikationsmerkmale. Der Nutzen des elektronischen Verfahrens ergibt sich erst dann, wenn bei Eingang einer Meldung in der Software der Zahlstelle diese Daten vollautomatisch dem Versorgungsempfänger zugeordnet werden können. Das gilt genauso im umgekehrten Fall, sobald bei einer Krankenkasse die Meldung von einer Zahlstelle eingeht.

Ab 1.7.2012 können die Krankenkassen als einheitliches Zuordnungskriterium nicht mehr zusätzlich die Krankenversichertennummer übermitteln. Allein die Versicherungsnummer der Rentenversicherung muss dann die Aufgabe der richtigen Zuordnung zum Versorgungsempfänger übernehmen.

Übergangsphase läuft aus

Übergangsweise können bis 30.6.2012 beide Ordnungsmerkmale übermittelt werden. Aus Sicht der Krankenkassen hätte dies auch weiterhin so laufen können. Doch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat den Entfall der KV-Nummer vorgegeben. Damit drohen in diesem Meldeverfahren weitere Schwierigkeiten, denn die Rentenversicherungsnummer ist für die Zahlstellen bislang nicht relevant gewesen. In vielen Datenbeständen ist sie bislang schlicht nicht vorhanden und muss nun nachgepflegt werden.

Probleme mit den Bestandsmeldungen

Häufig fehlerhaft sind auch die Bestandsmeldungen der Zahlstellen. Die erste Bestandsmeldung erfolgt in der Regel auf Initiative der Zahlstelle zur Aufnahme des elektronischen Meldedialogs. Weitere Bestandsmeldungen erfolgen auf Anforderung der Krankenkassen und sollen eigentlich im Jahresrhythmus wiederholt werden. Der genaue Termin richtet sich nach den Vorgaben jeder einzelnen Kasse. Die Zahlstellen müssen dann den Bestand an Versorgungsbezügen im vorgegebenen Berichtsmonat mit dem Grund = 4 melden. Die Meldung muss unabhängig davon erfolgen, ob bereits der Beginn oder das Ende eines Versorgungsbezugs (Meldegrund 1 oder 3) für den Berichtsmonat gemeldet wurde.

Fehlerquellen beim Zahlbetrag

Fehler entstehen in diesem Zusammenhang meist, wenn der Versorgungsbezug nicht monatlich gezahlt wird. In der Praxis ist bei vielen Zahlstellen eine quartalsweise Zahlung üblich. Dennoch darf nicht der Zahlbetrag je Quartal, sondern nur der auf den Stichtagsmonat entfallende Betrag gemeldet werden. Der Bezug im Quartal muss auf den monatlichen Wert aufgeteilt werden.

Ein weiterer häufiger Fehler: Handelt es sich um eine kontinuierlich fortlaufende Zahlung, wird fälschlicherweise für jeden Zahlungszeitraum eine Beginn- und Endemeldung abgesetzt. In diesen Fällen ist lediglich ab Beginn der erstmaligen Zahlung eine Beginnmeldung abzusetzen. Die Endemeldung erfolgt erst mit der letzten Zahlung (=Zahlungsende).