Ab 1.7.2013 ist endgültig Schluss mit individuellen Lösungen bei der Erstellung von Entgeltbescheinigungen. Je nach bisheriger Vorgehensweise sind in der Entgeltabrechnung unterschiedliche Schritte erforderlich.
Ab Juli kommt für alle Arbeitgeber zwingend die einheitliche Entgeltbescheinigung durch eine entsprechende Rechtsverordnung. Damit wird endgültig ein einheitlicher Standard nach § 108 Abs. 3 GewO eingeführt und Klarheit für Arbeitnehmer und offizielle Stellen geschaffen werden. Die bestehenden Entgeltbescheinigungen müssen von den Arbeitgebern auf die neuen Vorgaben angepasst werden. Inzwischen liegen erste Auslegungshinweise vor, die auf Wunsch und unter Beteiligung des Bundesministeriums für Arbeit von der ministeriumsnahen Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. erstellt wurden.
Abrechnungszeitraum
Wenn bei einem Arbeitgeber der Abrechnungszeitraum nicht einen kompletten Monat umfasst (Mehrfachabrechnung), muss ein entsprechender Zeitraum „von – bis“ bescheinigt werden (z. B. „01.07.2013 – 15.07.2013“). Bei nur einer Abrechnung im Monat genügt es, die Angabe des Monatsnamens zu verwenden (z. B. „Juli 2013“). Kaum noch eine Monatsabrechnung kommt durch die komplizierten Mechanismen der Beitragsberechnung zur Sozialversicherung ohne Rückrechnungen aus. Zum Glück belässt die neue Rechtsverordnung hier einen recht weiten Spielraum. Die Rückrechnungsdifferenz kann mit auf dem Formular der laufenden Abrechnungsperiode aufgenommen werden. Es kann auch jeweils eine korrigierte Bescheinigung pro Periode auf separaten Formularen erfolgen. Möglich ist auch eine separate Differenzbescheinigung für die korrigierten Vormonate auf einem separaten Formular.
Steuertage und gesetzliche Abzüge
Im Lohnsteuerrecht werden Steuertage für die Zeiträume gebildet, in denen das Arbeitsverhältnis besteht. Ein voller Kalendermonat wird wie in der SV mit 30 Steuertagen angesetzt. Abweichend von den Regelungen zu den SV-Tagen führen Unterbrechungen der Entgeltzahlung, z. B. Krankengeldbezug, unbezahlter Urlaub oder Elternzeit, grundsätzlich jedoch nicht zu einer Kürzung der Steuertage. Zur Ermittlung des Nettoentgelts sind die in der Entgeltbescheinigungsverordnung genannten gesetzlichen Abzüge (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 a, b EBV) abschließend. Darüber hinausgehende weitere Abzüge, wie z. B. Arbeitnehmerkammerbeiträge, Verrechnungen und Einbehalte, sind gesondert aufzuführen und bei der Ermittlung des Auszahlungsbetrags zu berücksichtigen. Voraussetzung ist, dass sie entweder keine Auswirkung auf das Bruttoentgelt haben, oder falls doch, sie nicht an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden.
Zusätzliche Angaben
Trotz eines hohen Maßes der Normierung sind auch weiterhin zusätzliche, nicht zwingend vorgeschriebene Angaben optional möglich. Wichtig: In solchen Fällen hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in geeigneter Weise darüber zu informieren, welche Angaben optional sind und dass diese nicht weitergegeben werden müssen, wenn der Arbeitnehmer die Bescheinigung an anderen Stellen vorlegt. Dazu kann der Arbeitnehmer vor Weitergabe der Bescheinigung die optionalen Inhalte unkenntlich machen.
Updates der Abrechnungsprogramme beachten
Arbeitgeber sind nun dazu verpflichtet, jedem Mitarbeiter die Abrechnung in Textform zu übermitteln. Diese Verpflichtung entfällt, wenn sich – natürlich bis auf den Abrechnungszeitraum – keine Änderungen gegenüber der letzten Bescheinigung ergeben haben. Neben dem klassischen Schriftstück („Papierausdruck“) kann die Information auch in anderer Form zur Verfügung gestellt werden, etwa durch ein per E-Mail übermitteltes PDF-File. Wichtig für Entgeltabrechner: Verfolgen Sie die aktuellen Updates Ihrer Softwarehersteller. Die Vorlaufzeit zur Programmierung war recht großzügig, so dass in dem einen oder anderen Fall schon mit einer früheren Umsetzung der neuen Regelungen gerechnet werden muss. Aus rechtlicher Sicht spricht nichts dagegen, bei Verfügbarkeit sofort die neuen Entgeltbescheinigungen zu nutzen.