Workation und Homeoffice im Ausland: rechtliche Regeln

Gerade in der Pandemie arbeiten viele Grenzpendler vom ausländischen Wohnort aus, andere verbinden Urlaub und Beruf, indem sie vorübergehend aus dem Ausland arbeiten. Doch für "Workation" oder Homeoffice im Ausland gelten strenge rechtliche Rahmenbedingungen. Wir geben einen Überblick.

Im Fokus der rechtlichen Fragen, die es bei den verschiedenen Konstellationen von Homeoffice im Ausland während der Coronapandemie zu klären gibt, stehen vier regelmäßig wiederkehrende Fallkonstellationen:

  1. Grenzgängerinnen und Grenzgänger sowie Personen, die gewöhnlich in mehreren Staaten erwerbstätig sind, und die nun weniger mobil ausschließlich im Homeoffice tätig werden.
  2. Arbeitnehmende, die aufgrund der Pandemie die Chance sehen, vorübergehend im Ausland im Homeoffice zu arbeiten (z. B. bei ihrer Familie oder in der Ferienwohnung).
  3. Arbeitnehmende aus dem Ausland, die ihre Entsendung oder den Stellenantritt nicht wahrnehmen können oder wollen.
  4. Arbeitnehmende, die ihren Lebensmittelpunkt und den Arbeitsort ausschließlich und nicht lediglich vorübergehend ins Ausland verlegen.

Homeoffice im Ausland: sozialversicherungsrechtlicher Bestandschutz für Grenzgänger

Da sich infolge der Coronakrise und der damit verbundenen Lockdowns für viele Grenzgänger ganz neue Sachverhalte  im Zusammenhang mit dem Arbeitsort ergeben, sah sich die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) veranlasst, eine spezielle Grundsatzentscheidung zur Klärung der sozialversicherungsrechtlichen Rechtslage zu treffen. Dieses Rundschreiben Nr. 167/2020 vom 17. März 2020 bezieht sich vor allem auf die ersten beiden oben genannten Fallgruppen. Danach ergeben sich im Zusammenhang mit der Coronapandemie für Arbeitnehmende innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz, die bisher als Grenzgänger eingestuft worden waren und die nun vorübergehend für bis zu 24 Monate im Homeoffice im Heimatland tätig werden, keine Änderungen in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht.

Das bedeutet, dass das jeweilige Sozialversicherungsrecht des Beschäftigungsstaates weiterhin anwendbar bleibt. Eine A1-Bescheinigung ist in der Regel nicht erforderlich, es sei denn der Wohnmitgliedsstaat fordert einen Nachweis über die Anwendung der deutschen Rechtsvorschriften. Diese Sonderregelung ist aktuell bis zum 31. Dezember 2022 befristet. Auch steuerrechtlich sehen besondere Konsultationsvereinbarungen für Grenzgänger Erleichterungen vor.

Gleiches gilt für Mitarbeitende, die bisher in Zusammenhang mit ihrer auf mehrere Mitgliedstaaten angelegten Arbeitstätigkeit beinahe ausschließlich im heimatlichen Arbeitszimmer tätig waren. Die bisherige A1-Bescheinigung nach Artikel 13 VO (EG) 883/2004 verliert nicht an Rechtsgültigkeit.

Aber Achtung: Dieses Rundschreiben bezieht sich ausschließlich auf bereits laufende und sozialversicherungsrechtlich eingeordnete (Bestands-)Fälle – also auf Personen, die bereits Bezug zum Ausland hatten. Nicht anwendbar ist dieses Rundschreiben dagegen auf "normale" deutsche Arbeitnehmende, die beispielsweise im Rahmen eines Urlaubs oder Familienbesuchs im Ausland geblieben sind und von dort ihrer Arbeitstätigkeit im "Homeoffice" nachgehen wollen. Hier muss der Sachverhalt sozialversicherungsrechtlich beurteilt und eingestuft werden.

Homeoffice innerhalb oder außerhalb der EU

Und noch etwas gilt es zu beachten: Ähnlich wie bei der Wohnungssuche kommt es vor allem auf die Lage an. Bekannt und gültig sind die Regelungen innerhalb der EU, dem EWR und der Schweiz. Die steuerrechtlichen Konsultationsvereinbarungen – und deren Sonderregelungen für Grenzgänger - sind ebenfalls nicht mit allen Nachbarländern Deutschlands (so zum Beispiel Tschechien und Dänemark) geschlossen worden. Es kommt jedoch immer wieder vor, dass sich das ausländische Arbeitszimmer auch außerhalb dieses Geltungsbereichs und auch außerhalb der EU-Freizügigkeit befindet.

Je nach Staatsangehörigkeit der Mitarbeitenden können sich hier weitere Anforderungen ergeben, zum Beispiel in Sachen Aufenthaltsrecht. Auch wenn der private Zweck des Aufenthalts gegebenenfalls im Vordergrund steht, muss berücksichtigt werden, dass die Mitarbeitenden Arbeitsleistungen im Ausland erbringen, wenn auch nur digital. Auch wenn ein IT-Spezialist technisch durchaus in der Lage ist, überall auf der Welt seinen Aufgaben nachzukommen und anders als ein Handwerker weniger offensichtlich Arbeitsleistungen erbringt, handelt es sich doch um Arbeitstätigkeiten, die aufenthaltsrechtlich zu beurteilen sind. Dies kann dann mittelbar zu besonderen Herausforderungen führen. Im schlimmsten Fall sind Mitarbeitende im Homeoffice illegal im Ausland tätig. In der Regel kann eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis nur dann einigermaßen problemlos erlangt werden, wenn es eine Tochtergesellschaft vor Ort gibt und auf eine konzerninterne Entsendung zurückgegriffen wird. Diese Möglichkeit bietet sich aber nur wenigen Unternehmen.

OECD-Sonderregelung zum Betriebsstättenrisiko

Wollen Mitarbeitende im ausländischen Homeoffice tätig werden, um zeitweise – also vorübergehend - näher bei ihrer Familie zu sein, spricht für viele Arbeitgeber nichts dagegen, dies zu ermöglichen. Zu Recht stellt sich bei den Beteiligten oft die Frage, ob aufgrund der vorübergehenden Verlegung des Arbeitsortes ins ausländische Arbeitszimmer eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag geschlossen werden sollte. Hierbei ist entscheidend, wie lange dieser Umstand andauert. Um gewisse Rahmenbedingungen festzulegen, ist eine Zusatzvereinbarung in der Regel empfehlenswert und zwar dann, sobald deutlich wird, dass die betreffenden Mitarbeitenden länger als einen Monat im Ausland tätig werden. Regelungsinhalte hängen dabei grundsätzlich vom Einzelfall ab, sollten allerdings auch sozialversicherungs- und steuerrechtliche Hintergründe berücksichtigen.

Aber auch hier gilt es, einen weiteren tückischen Umstand zu beachten: Das Betriebsstättenrisiko in Zusammenhang mit einer festen Geschäftseinrichtung im Ausland. Die Festigung der Geschäftseinrichtung lässt sich bei dem lediglich vorübergehenden Arbeitszimmer im Ausland für eine Dauer von bis zu sechs Monaten jedoch nicht erkennen. Auch machte die OECD die Einstufung der Coronapandemie als höhere Gewalt deutlich.

Homeoffice im Ausland: arbeitsrechtliche Besonderheiten

Verlegen Arbeitnehmende ihr Homeoffice vorübergehend ins Ausland, so müssen Personalverantwortliche weiter klären, welches Arbeitsrecht gilt. Vorrangig findet dasjenige Arbeitsrecht des Staates Anwendung, in dem der "gewöhnliche Arbeitsort" liegt. Bei lediglich vorübergehendem Tätigwerden im Homeoffice im Ausland ist dies regelmäßig weniger problematisch. Die zeitlichen Aspekte sind daher nicht nur im Zusammenhang mit der 183-Tage-Regelung im Steuerrecht relevant.  

Dauerhaftes Homeoffice im Ausland: hier müssen Firmen aufpassen

Eine weitere und meist komplexere Fallgruppe betrifft Personen, die beispielsweise der Liebe wegen oder aus anderen persönlichen Motiven ins Ausland auswandern und von dort aus im Homeoffice für das deutsche Unternehmen tätig werden. Das Tätigwerden im Homeoffice im Ausland hat hier keinen vorübergehenden Charakter mehr und bringt rechtliche Änderungen mit sich. Werden Mitarbeitende ausschließlich im Ausland tätig, liegen der gewöhnliche Arbeitsort sowie der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses ebenfalls im Ausland. Eine Rechtswahl und Zusatzvereinbarung nach deutschem Arbeitsrecht sind hier meist nicht mehr ausreichend.

Um den Aufwand gering zu halten, greifen manche Firmen auf die Möglichkeit einer unabhängigen Auftragnehmer-Vereinbarung zurück. Dabei gelten die betreffenden Mitarbeitenden als Freelancer und sind nicht mehr Angestellte. In diesem Fall hätte das Unternehmen jedoch keinerlei Weisungsrechte mehr. Außerdem müsste die Tätigkeit der Mitarbeitenden stets unter den möglichen Bestimmungen des Beschäftigungsstaates zur Scheinselbstständigkeit betrachtet werden. Und es wäre generell notwendig zu betrachten, welche Verpflichtungen für den Arbeitgeber mit dieser Konstellation einhergehen.

Kein Recht auf Homeoffice im Ausland

Ein allgemeines Recht zum Tätigwerden außerhalb des Betriebssitzes besteht übrigens nicht. Wenn Arbeitgeber dieses gewähren, so sollten Art und Umfang des Tätigwerdens im Homeoffice festgehalten und sofern möglich zeitlich befristet werden. Auch eine Rechtswahl ist empfehlenswert, sie gilt jedoch in internationalen Sachverhalten bestenfalls sehr eingeschränkt. Vor allem spielen die zeitlichen Rahmenbedingungen eine entscheidende Rolle. Die Anwendbarkeit des deutschen Arbeitsrechts ist weniger kritisch, wenn Mitarbeitende lediglich vorübergehend im Ausland tätig werden, der Schwerpunkt der Arbeitstätigkeit und des Arbeitsverhältnisses jedoch in Deutschland verbleiben.

Auch die steuerrechtlichen Auswirkungen können in der Regel im Rahmen der 183-Tage-Regelung beschränkt werden, sofern die Arbeitstätigkeit im ausländischen Arbeitszimmer nur vorübergehender Art ist und der Wohnsitz in Deutschland aufrecht erhalten bleibt. Wichtig ist hierbei, die speziellen Regelungen des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) zu beachten.

Eines gilt grundsätzlich: Das Vorhaben "Homeoffice im Ausland" sollte vorausschauend geplant werden, um nicht in die missliche Lage zu gelangen, einen geänderten Sachverhalt neu bewerten und rückabwickeln zu müssen. Nicht selten verändern sich Sachverhalte entgegen der bisherigen Planung und aus kurzfristig wird langfristig. Halten sich Mitarbeitende jedoch nicht mehr nur vorübergehend im Ausland auf, kann sich der Aufwand für Personalabteilungen signifikant erhöhen.

Abgrenzung "Workation" und "Homeoffice im Ausland"

Seit Beginn der Coronapandemie zeichnet sich ein Trend besonders ab: die sogenannte Workation. Doch was bedeutet dieser Begriff überhaupt? Es handelt sich dabei um eine neue Urlaubsform, die aus den englischen Begriffen "Work" und "Vacation" – also Arbeit und Urlaub – zusammengesetzt ist und "Arbeiten im Urlaub" meint. Im deutschen Arbeitsrecht ist dieser Begriff noch nicht bekannt. Deshalb empfiehlt es sich für Betriebe, klare vertragliche Regelungen zu Workation zu definieren - auch wenn zu erwarten ist, dass es in nächster Zeit einige Gerichtsentscheidungen dazu geben wird und sich in der Folge auf Basis der Rechtsprechung Leitlinien ergeben.

Wichtig ist es, zunächst die Dauer der Workation festzulegen. Ist diese kürzer als vier Wochen, gibt es keinen arbeitsrechtlichen Handlungsbedarf. Es muss auch nicht im Arbeitsvertrag beispielsweise der Arbeitsort von Deutschland zum Urlaubsland umgeändert werden. Allerdings sollte geprüft werden, ob es für die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter legal ist, in dem Urlaubsland zu arbeiten. Unter Umständen könnten diese oder dieser einen Aufenthaltstitel und/oder eine Arbeitserlaubnis benötigen.

Befindet sich der Workation-Ort innerhalb der EU, ist dies für EU-Bürger wegen der Freizügigkeit kein Problem. Was allerdings dann geklärt werden muss, sind die arbeitsrechtlichen Anforderungen im Urlaubsland. Welche Arbeitszeit- und Pausenregelungen sowie Vergütungsvorschriften gelten für Personen, die beispielsweise in Frankreich arbeiten? Hier müssen Personalverantwortliche die entsprechenden Anforderungen kennen – und das für jedes Land einzeln.

Workation im Ausland als Entsendung

Auch um die Sozialversicherung muss sich gekümmert werden. In der Regel wird die Workation von den Mitarbeitenden gewünscht und erfolgt nicht im Auftrag des Arbeitgebers. Unter normalen Umständen handelt es sich dann nicht um eine Auslandsentsendung, was zur Folge hätte, dass es Probleme mit der sozialen Absicherung während des Auslandsaufenthalts gibt. Die gute Nachricht ist aber: Seit 2021 gibt es eine Verlautbarung seitens der Sozialversicherungsträger, wonach die Workation im Ausland als Entsendung zu sehen ist. Das bedeutet wiederum, dass die Mitarbeitenden grundsätzlich im Rahmen einer Auslandsentsendung versichert werden können. Deshalb sollten Arbeitgeber sich mit der zuständigen Krankenkasse in Verbindung setzen, um die erforderliche Antragstellung in die Wege zu leiten. Somit wird gewährleistet, dass die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auch während der Workation im Ausland sozialversichert bleiben.

Aber auch das Thema Steuern muss geklärt werden: Je nach Dauer der Workation und der Art der Tätigkeit sind Themen wie steuerrechtliche Betriebsstätte oder Steuerpflicht im Ausland zu klären. Die pauschale Anwendung der sogenannten 183-Tage-Regelung ist zu vermeiden.


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